Jak poprawić płynność finansową firmy? 5 praktycznych wskazówek

Prawie 9 na 10 mikrofirm oraz małych i średnich przedsiębiorstw zwleka – przynajmniej kilka dni – zanim upomną się o zaległą płatność u kontrahenta. Co 5. reaguje dopiero po upływie kilku tygodni – pokazuje badanie „Etyka płatnicza przedsiębiorców”¹, przeprowadzone na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso. Takie działanie można porównać do bezpłatnego kredytu, którym finansuje się działalność partnerów kosztem swojego biznesu. Aż 44 proc. przedsiębiorców akceptuje to, mimo że właśnie w ten sposób powstają zatory płatnicze, które wpływają na zachwianie płynności finansowej firm.

Kiedy mamy do czynienia z problemami z płynnością finansową?

Problemy z zachowaniem płynności finansowej pojawiają się wtedy, gdy firma zaczyna mieć kłopoty z regulowaniem swoich zobowiązań – rat kredytów i leasingu, podatków, składek ZUS, pensji dla pracowników, a także wówczas, kiedy nie jest w stanie zapłacić kontrahentom za kupione towary czy usługi. Brak środków na spłacanie rat będzie skutkował wpisem do Krajowego Rejestru Długów. To z kolei utrudni przedsiębiorcom uzyskanie zewnętrznego finansowania i wpłynie na reputację. Jeśli firma trafi do bazy dłużników, inni kontrahenci mogą ją tam znaleźć, co bardzo ogranicza możliwości biznesowe: w przypadku braku pomyślnej weryfikacji wielu partnerów zrezygnuje ze współpracy z nierzetelnym przedsiębiorstwem. 

Najpoważniejsza konsekwencją jest, niezależne od wielkości firmy, niewypłacalność. Ale też realne straty dla innych przedsiębiorstw, którym była ona winna pieniądze. Gdy jedna firma ma problemy finansowe, na rynku następuje efekt kuli śnieżnej. W kłopoty wpadają kolejne podmioty, którym bankrutujący kontrahenci nie są w stanie zapłacić za towar czy usługę. 

Sposoby na poprawę płynności finansowej

Wobec trudności, z jakimi przychodzi mierzyć się przedsiębiorstwom, uczciwy partner biznesowy wydaje się być na wagę złota. Dlatego tak istotne jest sprawdzanie kondycji firm.

1. Sprawdź, czy firma nie jest dłużnikiem

Problemy potencjalnych i obecnych kontrahentów można wyłapać na wczesnym etapie. I nie chodzi tu tylko o zagrożenie upadłością, ale także o bieżące trudności z regulowaniem zapłaty u kontrahentów. Aby to zrobić, wystarczy znać NIP sprawdzanej firmy. W Krajowym Rejestrze Długów w kilka sekund zostaje wygenerowany raport z wszelkimi informacjami. Przedsiębiorca może wtedy zobaczyć nie tylko to, czy firma jest zadłużona, ale i konkretną kwotę zaległości oraz kto jest jej wierzycielem. Z raportu dowie się, czy dana firma zalega z płatnościami w ZUS, urzędzie skarbowym, ale też czy toczy się wobec niej postępowanie komornicze, czy jest w trakcie likwidacji lub zawieszenia działalności, czy jest wykreślona z rejestru KRS oraz czy jest w trakcie postępowania upadłościowego, układowego, naprawczego lub restrukturyzacyjnego.

Przedsiębiorstwa rzadko upadają z dnia na dzień. Najczęściej problemy narastają przez wiele miesięcy, a nawet lat. Firmy, które ogłosiły bankructwo w III kwartale 2023 r. i były notowane w KRD przed upadłością, pozostawiły po sobie ponad 12 mln zł długu. Niemal 1/5 widniała w rejestrze już dwa lata wcześniej, a prawie połowa trzy miesiące przed bankructwem. Ten odsetek systematycznie rósł z miesiąca na miesiąc, bo firmy zawierały kolejne umowy, pogłębiając zatory finansowe u swoich kontrahentów. 

2. Poznaj wiarygodność płatniczą partnera

Raport KRD dokonuje również analizy wiarygodności płatniczej. Prezentowana jest w postaci oceny w skali od A do H. Kategorię A otrzymują podmioty, dla których ryzyko dopisania do rejestru dłużników na określoną kwotę wynosi niecały 1 proc. Natomiast dla podmiotów z kategorii H ryzyko to ponad 25 proc. Im bardziej prawdopodobne jest dopisanie podmiotu do KRD, tym może mieć on mniejszą zdolność do terminowego wywiązywania się ze zobowiązań pieniężnych. Jego wiarygodność płatnicza jest więc niższa. Co ważne, nie ma tu miejsca na subiektywną ocenę kontrahenta, bo za przyznaniem konkretnej kategorii stoją twarde dane.

3. Podpisz umowę i stosuj przedpłaty

Pomocne w zachowaniu płynności finansowej jest też negocjowanie u klientów krótkich terminów płatności. Dzięki temu firma może minimalizować ryzyko niewypłacalności klienta, zwłaszcza na początku współpracy. Dobrze jest mieć również podpisaną umowę z partnerem biznesowym. Formalizuje to współpracę i pomaga dochodzić należności, jeśli dojdzie do sytuacji, kiedy klient będzie unikał spłaty i konieczne okaże się skierowanie sprawy do windykacji. 

4. Monitoring należności

Praktycznym rozwiązaniem i dużą pomocą jest monitoring należności, który można zlecić firmie windykacyjnej. Umożliwia on pełną kontrolę nad terminowością spłat dokonywanych przez kontrahentów. Jednym z najważniejszych elementów usługi jest przypominanie kontrahentom o zbliżających się okresach płatności. Regularne powiadomienia i przypomnienia przyspieszają proces spłat i utrzymują ich terminowość. Istotnym elementem jest również bieżąca aktualizacja salda dłużnika, dzięki której sprawy uregulowane są zamykane natychmiast.

Monitoring należności działa również prewencyjnie. Dzięki niemu klienci mają możliwość wcześniejszego zidentyfikowania potencjalnie niesolidnych kontrahentów. To pozwala na podjęcie działań zapobiegawczych i minimalizację ryzyka poniesienia strat finansowych. 

5. Windykacja należności

Kiedy zapłata nie wpływa na konto, a upominanie się u kontrahenta nie przynosi efektu, warto rozważyć przekazanie sprawy zewnętrznej firmie windykacyjnej. W przypadku opóźnień w płatnościach konieczne jest bowiem podjęcie bardziej radykalnych działań. Należy przy tym zaznaczyć, że dla przedsiębiorców ważne jest utrzymanie konsekwencji w działaniu. Jeśli zapowiadają kroki zmierzające do wyegzekwowania pieniędzy od niesolidnego kontrahenta, np. przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej, powinni je zrealizować. To sygnał dla klientów, że firma poważnie i odpowiedzialnie podchodzi do zapłaty za swoją pracę oraz dba o swoją płynność finansową. Brak reakcji lub wybiórcze upominanie się o zapłatę przyzwyczaja klientów, że mogą lekceważyć partnera biznesowego. Oznacza to, że pieniądze raz wpłyną na konto, a innym razem nie. W takich warunkach trudno prowadzić przewidywalną działalność gospodarczą.

¹ Badanie „Etyka płatnicza przedsiębiorców”, zostało przeprowadzone przez TGM Research na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso w III kwartale 2023 r. metodą CAWI na reprezentatywnej grupie 431 mikro-, małych i średnich firmach, wystawiających faktury z odroczonym terminem płatności.