Windykacja na koszt dłużnika - jak to działa w praktyce

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z różnymi ryzykami, także takim, że klient nie zapłaci za kupiony towar czy usługę i konieczna będzie windykacja należności. Przedsiębiorcy wahają się, czy dochodzić zapłaty na własną rękę, czy zlecić jej odzyskanie profesjonalnej firmie, co jednak pociąga za sobą wydatki. Mamy dobre wieści. Można skorzystać z opcji windykacji na koszt dłużnika, nie ponosząc żadnych nakładów finansowych. Z tego artykułu dowiesz się, jak działa to rozwiązanie oraz jak szybko i skutecznie z niego skorzystać.

Kiedy windykacja na koszt dłużnika jest możliwa? 

Według danych Krajowego Rejestru Długów, łączne zadłużenie samych tylko jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) od początku 2023 r. wzrosło o blisko 0,5 miliarda złotych i obecnie wynosi 4,82 mld zł. Średnie zadłużenie JDG sięga 29,9 tys. zł. Zaległości wszystkich przedsiębiorstw to już 9,5 mld zł. Są to zamrożone pieniądze przedsiębiorców, które można odzyskać, zlecając windykację faktur.

Zacznijmy od tego, że windykacja na koszt dłużnika jest możliwa na własną rękę. Przedsiębiorca wysyła wówczas notę obciążeniową do dłużnika, która zawiera koszty, jakie poniósł w związku z odzyskaniem należności. Jednak bezpieczniej i zdecydowanie wygodniej jest powierzyć to firmie windykacyjnej. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych pozwala na transfer kosztów, ale nie jest to automatyczne prawo. Kluczowym dokumentem jest umowa zawarta pomiędzy wierzycielem a firma windykacyjną, która określa warunki współpracy. Trzeba zwrócić uwagę, że musi być ona sporządzona zgodnie z przepisami prawa, aby była ważna i skuteczna. Dlatego warto skorzystać z usług renomowanej firmy windykacyjnej, która zapewni odpowiednie zabezpieczenie od tej strony.

Windykacja polubowna prowadzona przez zewnętrzną firmę skupia się na działaniach, które mają przekonać dłużnika do szybkiej spłaty zobowiązań lub zaproponowanie takiego rozwiązania, które zaakceptuje wierzyciel, np. spłaty zaległości w ratach.  

Co może składać się na koszty windykacji?

Koszty windykacji, które można przekierować na dłużnika, są różnorodne. Najważniejsze z nich to te związane z usługami firmy windykacyjnej, m.in.:

• ustalenie stanu faktycznego rozliczeń między wierzycielem a dłużnikiem, 
• przygotowanie dokumentacji, 
• wysyłka wezwań do zapłaty, 
• negocjacje z niesolidnym kontrahentem, 
• w razie konieczności – wizyty terenowe u dłużnika,
• i najważniejsza pozycja – prowizja od wyegzekwowanych kwot.

Firmy, które korzystały z możliwości obciążenia dłużnika kosztami windykacji, robiły to najczęściej wobec wszystkich kontrahentów (57 proc.). Natomiast 40 proc. stosowało ją tylko wobec niektórych partnerów. 

Zwrot kosztów windykacji - na co może liczyć wierzyciel?

Wierzyciel, który decyduje się na odzyskanie długu przez firmę windykacyjną, ma prawo oczekiwać zwrotu kosztów windykacji od dłużnika. Jednak aby te koszty zostały doliczone do długu, muszą być zgodne z umową windykacyjną i przepisami prawa.

W przypadku, gdy niesolidny kontrahent nie ureguluje swojego zadłużenia, a sprawa zostanie przekazana do sądu, poniesione tam koszty również mogą zostać przeniesione na dłużnika, jeśli orzeczenie sądu to przewiduje.

Dochodzenie zapłaty za sprzedane towary czy zrealizowane usługi świadczy o odpowiedzialnym podejściu do stabilności finansowej firmy. Natomiast czekanie aż kontrahent sam zapłaci, utwierdza go w przekonaniu, że uregulowanie faktur można odwlekać w nieskończoność.

Firmy potrzebują gotówki na bieżące wydatki, takie jak pensje pracowników, podatki czy raty kredytów, a kwoty zamrożone w fakturach u niesolidnych kontrahentów to stracone możliwości. Dlatego przedsiębiorcy powinni mieć świadomość, że im prędzej upomną się o zapłatę, tym szybciej pieniądze wrócą na ich konto. To pozwoli im utrzymać działalność i zainwestować, na przykład w nowe maszyny czy szkolenie zespołu.

Zlecając windykację polubowną firma wysyła do innych sygnał, że dba o zapłatę za swoją pracę i chce być traktowana uczciwie. 

Windykacja na koszt dłużnika – jak skutecznie dochodzić swoich praw?

Skuteczna windykacja na koszt dłużnika wymaga starannej i przemyślanej strategii. Dlatego warto zadbać o kilka ważnych spraw:

• Weryfikacja długu - upewnij się, że masz jasny i kompletny obraz zadłużenia, zbierz potrzebne faktury i dokumenty. Dokładnie sprawdź, czy umowa windykacyjna zawiera klauzule dotyczące przeniesienia kosztów na dłużnika.
• Współpraca z profesjonalistami - współpracuj z doświadczoną firmą windykacyjną, która specjalizuje się w windykacji należności na koszt dłużnika. To zminimalizuje ryzyko błędów proceduralnych.
• Komunikacja z dłużnikiem - staraj się utrzymywać otwartą i konstruktywną komunikację z dłużnikiem. Czasami rozwiązanie problemu można osiągnąć drogą negocjacji.
• Monitorowanie postępowania - sprawdzaj status sprawy i współpracuj z negocjatorami. To pozwoli Ci na bieżąco reagować na sytuację i zachowanie dłużnika.

¹ Badanie „Relacje między kontrahentami po zleceniu windykacji” zrealizował Instytut Mands na zlecenie firmy windykacyjnej Kaczmarski Inkasso w II kwartale 2021 r. na reprezentatywnej grupie 300 małych i średnich firm, które w ostatnich 2 latach korzystały z zewnętrznej windykacji.