Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych – wzór dokumentu

Przykładowy wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych to umowa zawierana pomiędzy administratorem danych a podmiotem, któremu administrator powierza ich przetwarzanie. Dokument ten precyzyjnie określa zakres, cel i czas trwania przetwarzania, rodzaj powierzonych danych oraz obowiązki i prawa obu stron.

Głównym zadaniem umowy jest zagwarantowanie bezpieczeństwa danych osobowych i zapewnienie zgodności ich przetwarzania z obowiązującymi przepisami (w szczególności z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych, czyli RODO).

Istotnym elementem umowy powierzenia są procedury postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych. Obejmują one: 

• zobowiązanie podmiotu przetwarzającego (zwanego też „procesorem”) do niezwłocznego powiadomienia administratora o incydencie, 
• zasady współpracy przy usuwaniu skutków naruszenia,
• zakres wsparcia w wypełnianiu obowiązków wobec organu nadzorczego i osób, których dane dotyczą. 

Umowa powinna również zawierać zapisy umożliwiające administratorowi przeprowadzanie audytów i kontroli podmiotu przetwarzającego oraz określać ich zakres i częstotliwość.

Kiedy potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych?

Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych jest niezbędny w sytuacjach, gdy administrator danych powierza ich przetwarzanie innemu podmiotowi. Typowym przykładem jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych księgowej. Biuro rachunkowe przetwarza dane pracowników i klientów firmy, ale robi to w imieniu i na polecenie administratora. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych firmie szkoleniowej, która otrzymuje dane uczestników kursów.

Kiedy umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych jest niezbędna? Podpisanie umowy powierzenia jest konieczne również m.in. w przypadku outsourcingu usług IT. Dotyczy to firm hostingowych, dostawców systemów CRM czy firm zajmujących się obsługą techniczną strony internetowej.

Wszystkie te podmioty mają dostęp do danych osobowych, ale przetwarzają je wyłącznie w zakresie i w celu określonym przez administratora. W obszarze marketingu i sprzedaży umowa powierzenia jest często wymagana przy współpracy z agencjami reklamowymi, firmami prowadzącymi kampanie mailingowe czy firmami typu call center. Podmioty te otrzymują dane klientów lub potencjalnych klientów, ale nie stają się ich administratorami, a jedynie przetwarzają je w imieniu zleceniodawcy.

Co powinna zawierać umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych?

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych umowa musi określać: 

• przedmiot przetwarzania,
• czas trwania przetwarzania, 
• charakter i cel przetwarzania, 
• rodzaj danych osobowych,
• kategorie osób, których dane dotyczą, 
• obowiązki i prawa administratora. 

Prawidłowo skonstruowany dokument musi obejmować następujące dane:

• informacje identyfikujące strony umowy;
• zakres i cel przetwarzania danych;
• zapis o obowiązku przetwarzania danych zgodnie z RODO;
• zapis o obowiązku zachowania poufności;
• zasady dalszego powierzania przetwarzania danych;
• prawa administratora do kontroli procesora;
• zasady odpowiedzialności podmiotu przetwarzającego w przypadku naruszeń.

Nie można pominąć w umowie kwestii związanych z zakończeniem współpracy między administratorem a procesorem. Należy jasno określić, czy po zakończeniu świadczenia usług dane osobowe zostaną usunięte, czy też zwrócone administratorowi.

Uwzględnienie wszystkich tych elementów w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych zapewnia kompleksową ochronę interesów obu stron oraz zgodność z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Sporządzenie kompletnego, zgodnego z prawem dokumentu ułatwi Ci wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, który możesz pobrać poniżej w formacie do wydruku (.pdf) i w pliku edytowalnym (.docx).

Zamieszczane wzory dokumentów mają charakter orientacyjny i nie stanowią porady prawnej ani podatkowej. Firmove.pl nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji zawartych w tych wzorach.