Rejestrowanie znaku towarowego – zgłaszanie i procedura w Urzędzie Patentowym

Rejestracja znaku towarowego to bez wątpienia kluczowy krok dla każdego przedsiębiorstwa, które chce chronić swoją markę oraz wyróżnić się na rynku. Proces ten może wydawać się skomplikowany, jednak zrozumienie poszczególnych etapów pozwoli uniknąć kosztownych błędów, a także przyśpieszy przyznanie ochrony prawnej. Sprawdź, co to jest znak towarowy i jak prawidłowo zgłosić znak towarowy do Urzędu Patentowego. 

Przygotowanie dokumentacji do rejestracji

Zacznijmy od początku. Co to są znaki towarowe i jaką rolę odgrywają w działalności handlowej? Podstawowym celem każdej firmy jest wyróżnienie swojego towaru lub usługi na tle oferty konkurencji. Znak towarowy (nazywany również znakiem handlowym, a potocznie znakiem ochronnym) pozwala na identyfikację produktów lub usług oferowanych przez daną markę. Ponadto nierzadko znaki towarowe stają się na tyle znane, że zaczynają pełnić funkcję promocyjną i reklamową, a oprócz tego – funkcję informacyjną i funkcjonalną. 

Warto zadbać o rejestrowanie oznaczeń jako znaków towarowych z prostej przyczyny. Dzięki temu możliwe jest uzyskanie wyłącznego prawa do korzystania ze znaku na danym terytorium i w określonych sektorach. Ponadto chronią je prawa autorskie, co oznacza, że użycie ich bez zgody właściciela jest niezgodne z prawem. A to tylko niektóre korzyści.

Jak zarejestrować znak towarowy? Proces wiąże się między innymi z przygotowaniem odpowiednich dokumentów i informacji. Zgłoszenie nieco się różni w zależności od tego, czy zgłaszasz znak polski, czy unijny.

Poprawnie wypełniony wniosek należy złożyć do Urzędu Patentowego Rzeczpospolitej Polskiej. Możesz to zrobić: 

• osobiście,
• za pośrednictwem rzecznika patentowego, 
• wysyłając dokument listem poleconym,
• przesyłając zgłoszenie w formie elektronicznej, za pomocą Platformy Usług Elektronicznych Urzędu Patentowego RP.

Proces zgłaszania znaku towarowego

Zanim przygotujesz wszystkie niezbędne dokumenty, musisz wyznaczyć terytorium i wybrać klasę klasyfikacji nicejskiej oraz przeprowadzić badanie wstępne. Klasyfikacja nicejska to międzynarodowy system, który grupuje towary i usługi w 45 klasach, co ułatwia zarządzanie zgłoszeniami i późniejszą ochronę znaków handlowych. Wybór odpowiednich klas jest kluczowy, ponieważ decyduje o zakresie ochrony znaku towarowego. Przykładowo, jeśli firma planuje rozszerzenie działalności na inne sektory rynku, powinna uwzględnić to w swoim zgłoszeniu, wybierając dodatkowe klasy. Natomiast wyznaczenie terytorium to określenie, czy znak ma być chroniony tylko na terenie rodzimego kraju, Unii Europejskiej czy międzynarodowo.

Równie istotne jest badanie wstępne, które ma na celu ocenę, czy proponowany znak nie narusza istniejących praw innych podmiotów. Dzięki temu unikniesz potencjalnych sporów i sprzeciwów w przyszłości. Przeprowadza się je, analizując bazy danych zarejestrowanych znaków towarowych, zarówno krajowych, jak i międzynarodowych. Możesz zrobić to samodzielnie lub zlecić to np. specjalistycznej kancelarii. Ekspert sprawdzi, czy znak towarowy nadaje się do zgłoszenia oraz czy istnieje ryzyko wniesienia sprzeciwu do rejestracji przez właścicieli wcześniejszych znaków. Wyniki badania wstępnego mogą również dostarczyć cennych informacji o konkurentach na rynku oraz o ich strategiach dotyczących ochrony własności intelektualnej. Istnieją różne rodzaje znaków towarowych i rozmaite metody ochrony praw marki.

Wymogi formalne i koszty związane z rejestracją

Rejestracja znaku towarowego wiąże się z koniecznością spełnienia określonych wymogów formalnych oraz poniesieniem pewnych kosztów. Przede wszystkim należy wykazać, że dane oznaczenie ma zdolność odróżniającą. W praktyce oznacza to, że umożliwia odróżnienie produktu lub usługi od innych dostępnych na rynku. Na tej podstawie Urząd Patentowy zatwierdzi albo odrzuci podanie. Jeśli jest ono niewystarczające, bo oznaczenie ma charakter opisowy, możesz mieć pewność, że wniosek zostanie odrzucony. Aby uzyskać prawo do znaku handlowego, nie może on wprost opisywać, jakiej usługi czy produktu dotyczy. Musi być oryginalny i niebanalny. 

Koszt rejestracji znaku towarowego zależy od terytorium, na którym chcesz go chronić. Jeśli ochrona ma obejmować jedynie Polskę, rejestracja odbywa się w Polskim Urzędzie Patentowym. Jeśli zależy Ci na ochronie w krajach Unii Europejskiej, korzystniejsze jest zarejestrowanie znaku w EUIPO. Natomiast w przypadku chęci nabycia ochrony na poziomie międzynarodowym – co jest zalecane szczególnie dla działalności prowadzonej poza obszarem UE – musisz zarejestrować swój znak handlowy w Światowej Organizacji Własności Intelektualnej (WIPO). 

Analiza znaku towarowego przez Urząd Patentowy

Kolejnym etapem po złożeniu poprawnie wypełnionego wniosku do Urzędu Patentowego jest okres badań. Obejmuje on kilka działań i może trwać od 2 do 4 miesięcy. W tym czasie Urząd Patentowy sprawdza, czy:

• wniosek o rejestrację znaku towarowego jest poprawnie wypełniony,
• nie występują bezwzględne przesłanki do odrzucenia formularza,
• zostały uiszczone wymagane opłaty. 

W przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości lub błędów UPRP wzywa do ich natychmiastowego poprawienia. Jeśli nie zostaną stwierdzone bezwzględne przeszkody uniemożliwiające rejestrację znaku, to informacja o zgłoszeniu znaku towarowego pojawia się w Biuletynie Urzędu Patentowego (BUP). Znaki, do których pojawiły się zastrzeżenia, nie są publikowane w BUP-ie, a informację o wcześniejszych podobnych lub identycznych znakach, które uniemożliwiają rejestrację, Urząd Patentowy przekazuje osobie, która zgłosiła znak. 

Etapy procedury rejestracyjnej

Procedurę rejestracji znaku towarowego można zamknąć w 5 krokach. Czas trwania poszczególnych etapów może się od siebie różnić i zależy od kilku czynników. Jednak cały proces nabycia ochrony znaku towarowego zajmuje średnio kilka miesięcy. Jak wspominaliśmy, niektóre czynności dzieją się jeszcze przed złożeniem podania o udzieleniu prawa ochronnego do znaku towarowego. 

Ochrona znaku towarowego po rejestracji

Warto wiedzieć, że prawo ochronne obowiązuje 10 lat i liczy się od daty zgłoszenia znaku towarowego w Urzędzie Patentowym. Ponadto obowiązuje ono jedynie na terytorium, dla którego zastrzeżono znak towarowy oraz obejmuje określone we wcześniej uzupełnionym formularzu grupy towarów i usług. 

Uzyskanie ochrony pozwala na stosowanie po znaku, w indeksie górnym, symbolu R w kółeczku. Znak towarowy z R sygnalizuje innym, że znak jest zastrzeżony (registered). Dzięki temu firmy mogą wnosić roszczenia i dochodzić swoich praw w momencie naruszania ich przez osoby trzecie. 

O czym pamiętać po skutecznym zarejestrowaniu znaku? Przede wszystkim ważne jest monitorowanie bazy znaków towarowych, aby upewnić się, że nikt nie narusza praw do Twojego znaku towarowego. Oprócz tego śledź działalność konkurentów oraz reaguj na sygnały ze strony konsumentów. Co w sytuacji, kiedy zarejestrowany znak jest używany przez nieupoważnione osoby? Wówczas możesz dochodzić swoich praw poprzez:

• wezwanie do zaprzestania naruszeń,
• wniesienie powództwa cywilnego o odszkodowanie,
• zgłoszenie naruszenia do odpowiednich organów. 

Warto również wiedzieć, że istnieje coś takiego jak umowa licencyjna na znak towarowy. To prawne porozumienie, na mocy którego właściciel znaku towarowego (licencjodawca) udziela innej stronie (licencjobiorcy) prawa do używania danego znaku towarowego w określonym zakresie, na przykład w celach handlowych. Umowa określa warunki licencji, takie jak: 

• czas trwania, terytorium, 
• opłaty licencyjne,
• sposób używania znaku. 

Celem umowy jest ochrona interesów obu stron, zapewniając licencjobiorcy prawo do korzystania ze znaku, a licencjodawcy kontrolę nad jego użyciem. Taka praktyka staje się coraz bardziej powszechna wśród przedsiębiorców.

Ważność rejestracji i zasady jej przedłużenia

Prawo ochronne na znak towarowy przysługuje na okres dziesięciu lat. Co później? Po upływie tego czasu możesz takie prawo przedłużyć na kolejny okres (10 lat), a potem to powtórzyć i tak w nieskończoność. 
Aby przedłużyć ochronę na kolejne 10 lat, konieczne jest wniesienie opłaty przed końcem trwania obecnego okresu ochrony. Możesz tego dokonać najwcześniej na rok przed końcem. Jeśli jednak opłata nie zostanie uiszczona w terminie, przez kolejne sześć miesięcy można dokonać płatności powiększonej o 30%. Po tym okresie przedłużenie ochrony nie jest już możliwe. 

Warto zaznaczyć, że Urząd Patentowy nie wymaga składania wniosku o przedłużenie ochrony – wystarczy prawidłowo wniesiona opłata z odpowiednimi danymi znaku towarowego. Informacje o przedłużeniu są publikowane w Wiadomościach Urzędu Patentowego. Szczegółowe zasady i wysokość opłat reguluje Rozporządzenie Rady Ministrów, gdzie standardowa opłata wynosi 400 zł za każdą klasę towarową. W przypadku wątpliwości w kwestii zakresu ochrony Urząd Patentowy może wezwać do złożenia wyjaśnień. Warto przestrzegać terminów, by zapewnić ciągłość ochrony marki. 

Czy i w jakich przypadkach wniosek może zostać odrzucony?

Istnieje wiele powodów, przez które wniosek rejestracyjny może zostać odrzucony. Można wyróżnić dwa rodzaje przeszkód: bezwzględne oraz względne przeszkody rejestracji. 

Dla przypomnienia: te pierwsze dotyczą sytuacji, kiedy chcesz zastrzec coś, co nie jest znakiem towarowym. Mowa tutaj między innymi o powszechnych nazwach, które nie pozwalają odróżnić Cię od konkurencji. Przykład? Choćby nazwa „Beauty Nails” wprost komunikuje, że są to usługi związane z paznokciami. Urzędnicy restrykcyjnie weryfikują zgłoszenia pod tym kątem. Znak towarowy musi być na tyle oryginalny, by klienci byli w stanie go zapamiętać i odróżnić od znaków innych towarów lub usług dostępnych na rynku. 

Względne przeszkody to z kolei oznaczenia naruszające prawa osobiste i majątkowe osób trzecich, a także te naruszające prawa do wcześniejszych znaków towarowych, znaków renomowanych czy powszechnie znanych. 

Co zrobić, by mieć pewność, że znak towarowy zostanie skutecznie zarejestrowany? Najlepiej skontaktuj się z rzecznikiem patentowym specjalizującym się w prawie znaków towarowych. Pomoże Ci w identyfikacji potencjalnych problemów i przeprowadzi Cię przez cały proces.