Dzień dobry Państwu, ja nazywam się Urszula Uchmańska i jestem starszym menedżerem w zespole dotacji i ulg podatkowych. W dzisiejszym filmiku przybliżę Państwu tematykę zasad rozliczeń ewidencji i dokumentacji pod IP Boxa.
IP Box – zasady rozliczeń
IP Box to – podobnie jak ulga B+R – instrument roczny, a więc nie jesteśmy w stanie wykorzystać go w trakcie roku podatkowego, tylko rozliczamy IP Box w rocznej deklaracji.
A więc niestety zaliczki na podatek CIT trzeba płacić normalnie, a później co najwyżej uzyskać zwrot na koniec roku. Jeśli chodzi o termin rozliczeń IP Boxa – to marzec - kwiecień, w zależności od tego, jakim podatnikiem jesteśmy – czy CIT, czy PIT. Następnego roku także… na chwilę obecną nie mamy przedłużeń, wróciliśmy już do normalnych rozliczeń, tak że to jest na chwilę obecną obowiązujący termin rozliczenia IP Boxa. Jeżeli funkcjonujemy w PGK, to oczywiscie IP Box nie jest rozliczany na poziomie każdej spółki, tylko na poziomie spółki dominującej.
Dokumentacja B+R – wymogi dokumentujące dla IP Boxa
Jeśli chodzi o dokumentację B+R i wymogi dokumentacyjne i ewidencyjne pod IP Box, to znowu ustawodawca nie narzuca nam żadnej konkretnej formy dokumentacji. Wskazuje w zasadzie tylko, że musimy pod IP Box prowadzić ewidencję kwalifikowanego IP. I nasza praktyka wskazuje, że po prostu tworzymy podobny dokument do karty projektów (którą stosujemy w uldze B+R) tylko go delikatnie modyfikujemy. I to, co z reguły wskazujemy przy takiej dokumentacji, to jest przede wszystkim:
- nazwa IP,
- krótki opis tego IP,
- okres realizacji prac B+R związanych z IP, żeby łatwiej było później przejść do wskaźnika nexus,
- osobę odpowiedzialna za realizację projektu i prac w ogóle związanych z IP
- opis spełnienia przez te prace, które doprowadziły do wytworzenia IP wszystkich elementów definicyjnej działalności B+R (bo jest to kluczowe, że musimy prowadzić najpierw działalność B+R, wytworzyć IP, a później dopiero je komercjalizować i tak stosować IP Box),
- wskazanie zasobów wykorzystywanych w projekcie, tak by łatwiej było skalkulować właśnie ten wskaźnik nexus i dochód pod IP Box,
- informację o współpracy z innymi podmiotami (i tutaj mam na myśli sytuację, że nabyliśmy gotowe, kwalifikowane IP od zewnętrznego podmiotu albo właśnie mamy transakcję z podmiotami powiązanymi, to warto tutaj wskazać, żeby osoba, która będzie kalkulować IP Boxa i wskaźnik nexus miała tego świadomość i odpowiednio alokowała koszty do odpowiednich liter wskaźnika nexus. Także wskazujemy informację o zgromadzonej dokumentacji, żeby znowu osoby, które później rozliczają IP Boxa albo urzędnik skarbowy łatwo mógł zrozumieć, że ta dokumentacja była prowadzona, gdzie jest dostępna itd.
- I końcowo, ewidencja prac B+R związanych z IP od momentu wytworzenia, nabycia IP.
I to znowu jest kluczowe pod wskaźnik nexus, ponieważ kalkulujemy go narastająco na przestrzeni wszystkich lat od kiedy np. wytworzyliśmy IP bądź je nabyliśmy. Więc po prostu robimy to w ten sposób, że cały okres, kiedy IP jest w naszym posiadaniu bądź je wytworzyliśmy, cały okres dokumentujemy (ta dokumentacja nie musi być bardzo szczegółowa, ale żebyśmy wykazali, że w każdym z lat jakieś prace B+R były prowadzone. Jeżeli nie były prowadzone i nie będziemy w stanie udokumentować właśnie tych kosztów bezpośrednio związanych z działalnością B+R, to znowu nie będziemy w stanie obliczyć wskaźnika nexus, czyli to spowoduje, że nie będziemy w stanie skorzystać z IP Boxa.
Jeśli chodzi o jakieś dodatkowe rzeczy, to podobnie jak przy dokumentacji pod ulgę B+R możemy dołączyć dokumenty związane z zakresem prac, jeżeli jest to projekt zlecony z zewnątrz to np. umowa ze zleceniodawcą, dokumentacja techniczna. To są zawsze dodatkowe dokumenty. Nie ma obowiązku ich posiadania ani tworzenia, ale jeżeli są, to warto je dodać, bo podstawowym dokumentem jest właśnie ta ewidencja kwalifikowanego IP. I to jest wymagane przepisami ustawy o CIT, więc to musi być.
Natomiast nie jest też powiedziane w ustawie, że taka ewidencja musi zawierać dokładnie te wskazane punkty. To jest nasza praktyka, stworzona przez lata i tak ze wszystkimi naszymi klientami postępujemy i taką ewidencję kwalifikowanego IP tworzymy.
Pozostała ewidencja do kalkulacji IP Box. Generalnie, żeby przeprowadzić kalkulację IP Box to, tak jak wspomniałam na początku, to jest trochę taka dodatkowa kalkulacja CIT. A więc znowu musimy posiadać wszystkie dane, które też używamy w kalkulacji CIT, czyli musimy mieć określone przychody z IP, musimy mieć określony koszty, które przypisujemy do IP. Musimy generalnie wyliczyć wskaźnik nexus, również na podstawie poszczególnych kosztów. Tak że w tym zakresie musimy po prostu, na podstawie dostępnej u nas ewidencji rachunkowej, móc wyodrębnić właśnie te wszystkie koszty związane z kwalifikowanym IP. Tak że po prostu trzeba mieć dane jak pod kalkulację CIT.
Znowu forma prowadzonej ewidencji na potrzeby rozliczenia IP Box to jest indywidualna sprawa każdego podatnika, tak samo jak przy uldze B+R, a więc w 90-100 przypadkach mamy do czynienia z kalkulacją Excel. I to, co jest istotne przy kalkulacji IP Boxa to oczywiście znowu ewidencja czasu pracy i te same tematy, które mieliśmy przy uldze B+R. Jak pracownik pracuje w działalności B+R w 100% , to to oczywiście nie musimy co do zasady prowadzić dla niego ewidencji, ale znowu jest to ciężkie do udowodnienia, bo pracownik laboratorium będzie miał 100% raczej na pewno. Natomiast programista – tutaj rzadko nam się zdarzało, żeby przy programiście przypisać 100% czasu jego pracy pod działalność B+R. Chyba że naprawdę był skierowany tylko do jednego projektu, ale to się rzadko zdarza, bo często programiści są przenoszeni wewnętrznie na projekty, gdzie akurat potrzeba więcej pracy, z projektów, gdzie akurat dzieje się mniej.
Czas pracy powinien być weryfikowany, bo tutaj często w timesheetach projektowych zdarzają się różne kwiatki, różnych prac, które nie są działalnością B+R. Nie wiem, jakieś lunche, spotkania takie towarzyskie albo szkolenia, które zupełnie nie są związane z tematyką działalności B+R. Tak że proszę to weryfikować i wyłączać.
Jeśli chodzi o szacowanie czasu pracy, to to zawsze jest związane z ryzykiem. Mamy klientów, którzy szacują czas pracy i jeżeli już tak się zdarza, że nie ma żadnej ewidencji czasu pracy i trzeba go oszacować, to zawsze lepiej trochę ten wskaźnik zaniżyć, żeby mieć bufor bezpieczeństwa na wypadek pytań ze strony urzędu.
Ostatnia kwestia: jeżeli mamy ewidencję czasu pracy i już wyliczymy czas pracy dla pracowników zaangażowanych w działalność B+R, to możemy przełożyć taki czas pracy również na sprzęt, który oni wykorzystują w działalności B+R – komputery. I od razu też możemy sobie łatwo przekalkulować koszt komputerów, który uwzględniamy np. w IP Box.
IP Box – najczęstsze problemy praktyczne w ewidencji i kalkulacji
I ostatni już slajd dotyczy najczęstszych problemów praktycznych w ewidencji i kalkulacji IP Boxa. To są generalnie podobne problemy, które występują też przy uldze B+R, bo obie te ulgi bazują na podobnych założeniach. A więc opisy, określenie zakresu działalności B+R.
Jeżeli przy IP Box np. istotna kwestia to jest, jeżeli w ramach, załóżmy, jednej umowy komercjalizacji, dajmy na to oprogramowania, mamy też utrzymanie. A więc nie możemy w IP Box rozliczyć i części opłaty, która przypada na np. udzielenie licencji oraz na utrzymanie. Więc tutaj w ewidencji kwalifikowanego IP zawsze trzeba zwracać uwagę, żeby nie dodawać prac czy dochodów, które dotyczą innych rzeczy niż udostępnienie oprogramowania w różnej formie albo udostępnienie IP w różnej formie.
Wskaźnik nexus to też jest bardzo problematyczna kwestia. Tutaj jest dużo problemów, jak kalkulować, jakie przyjmować założenia. Wskaźnik nexus w wielu przypadkach stanowi po prostu blokadę do kalkulacji IP Boxa, więc tutaj też trzeba uważać. Pamiętać, że przypisujemy koszty bezpośrednio związane z danym kwalifikowanym IP, a więc z działalnością B+R nad danym kwalifikowanym IP, a więc nie wszystkie koszty, jakie mamy związane z IP – koszty np. marketingu, reklamę. We wskaźniku nexus tylko prace B+R związane z IP. Również ten wskaźnik kalkulujemy właśnie na przestrzeni lat, a więc nie dla konkretnego roku osobno. Czyli kumulujemy, że jak nie wiem, mieliśmy 19, 20, 21, to na 19 mamy jeden wskaźnik, później w 20 mamy koszty z 19 i 20, i później w 21 mamy koszty z 19, 20, 21, więc kumulujemy, to cały czas nam narasta.
Z jednej strony to dobrze, bo jeżeli w przyszłości wystąpią jakieś transakcje, które nam wpadną do litery C i D, to ta kumulacja kosztów, która była wcześniej, pewnie z reguły duża, i po prostu jakieś transakcje, które by nam wpadały albo negatywnie wpływały na wskaźnik nexus, nie robią problemu z rozliczeniem IP Box. I dalej ten wskaźnik jest na poziomie 100%.
Tutaj opis prac w ewidencji kwalifikowanego IP to w sumie jest połączenie z punktem pierwszym. Warto zwracać uwagę właśnie na tę ewidencję, żeby wykazywać, że prowadziliśmy działalność B+R, że nie nabyliśmy IP, a nawet jak nabyliśmy to je znacznie rozszerzyliśmy, ulepszyliśmy, zmienilismy. Tak że na to warto zwracać uwagę, no i oczywiście eliminować jakieś opisy, które nie są związane z działalnością rozwojową.
Myślę, że nie ma co przechodzić przez każdy punkt. Natomiast to, co jeszcze mogę dodać to zakres prowadzonej dokumentacji. Czasem jest bardzo obszerna, bardzo skomplikowana i trudno ją zrozumieć, więc zawsze rekomendujemy przechodzenie na najprostszy język, szczególnie w ewidencji kwalifikowanego IP, gdzie mamy opis oprogramowania, opis patentu itd. Zawsze warto to przedstawić jak najprościej. Śmiejemy się tutaj, żeby przedstawić to jak dla babci, tak żeby i doradca podatkowy, i urzędnik nie mieli żadnego problemu ze zrozumieniem specyficznej terminologii, bo to się często zdarza. Więc aby było mniej pytań ze strony urzędu i problemów z rozliczeniem, to zawsze warto te opisy robić możliwie jak najprościej.
Wspomnę jeszcze o nieprecyzyjnych opisach w ewidencji czasu pracy. To jest coś, co się bardzo często pojawia. I praktycznie w większości przypadków jak analizujemy ewidencję czasu pracy dla naszych klientów, to mamy problem po prostu ze zrozumieniem niektórych opisów. Więc znowu w nawiązaniu do opisów w ogóle prac, tak samo w ewidencji czasu pracy warto używać sformułowań, które są proste, zrozumiałe dla wszystkich i niepowodujące żadnych problemów. Dla przykładu: mamy tutaj jedna rubrykę, jeden wiersz, gdzie mamy napisane: “opisy” i w sumie nie wiemy, czego te opisy dotyczą – czy to był opis maila, czy to był opis w dokumentacji technicznej. Tak że warto po prostu zwracać uwagę, żeby jak już pracownicy wiedzą, że np. spółka rozlicza IP Box, to żeby te opisy trochę rozszerzali, tak żeby osoba postronna, która nie zna specyficznej terminologii i specyfiki konkretnych prac, mogła się zorientować, że te prace prowadzone w projekcie były badawczo-rozwojowe.
Bardzo dziękuję Państwu za uwagę.
