Usługi szkoleniowe zwolnione z VAT – aktualne warunki

Planujesz założyć firmę szkoleniową lub rozszerzyć działalność o prowadzenie kursów i szkoleń? Zastanawiasz się, na jakich zasadach rozliczać podatek VAT od usług szkoleniowych? Przygotowaliśmy dla Ciebie kompleksowy poradnik o podatku VAT w szkoleniach w 2025 roku! Dowiedz się, czy usługi szkoleniowe są zwolnione z VAT i jakie warunki trzeba spełnić, by skorzystać ze zwolnienia. 

Komu w 2025 roku przysługuje zwolnienie z VAT?

Zacznijmy od tego, że nie każdy przedsiębiorca musi być czynnym podatnikiem VAT. Wielu mikro- i małych przedsiębiorców może skorzystać ze zwolnienia z podatku od towarów i usług. W zależności od sytuacji kryterium to limit obrotów albo rodzaj sprzedawanych towarów lub usług.

Warunki tzw. zwolnienia podmiotowego ustawodawca zawarł w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT¹. Zwolnienie z VAT przysługuje Ci, jeżeli obrót ze sprzedaży netto nie przekroczył w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 200 000 zł. 

To nie koniec wymagań stawianych przedsiębiorcom starającym się o zwolnienie z VAT. W art. 113 ust. 13 ustawy o VAT znajdziesz katalog usług, przy których wykonywaniu nie przysługuje Ci podmiotowe zwolnienie z VAT. Szkolenia na szczęście nie zostały w nim ujęte. 

Jaka stawka VAT na szkolenia w 2025 roku obowiązuje?

Zastanawiasz się, czy należy liczyć usługi szkoleniowe z VAT czy bez VAT? Odpowiedź brzmi: to zależy… Zgodnie z ogólną zasadą, dla usług szkoleniowych stawka VAT wynosi 23%. Jednak w niektórych przypadkach szkolenia mogą być zwolnione z podatku VAT.

Aby nie wystawiać faktury za usługi szkoleniowe z 23% VAT,  zarówno przedsiębiorca-szkoleniowiec, jak i jego klient, muszą spełniać określone przepisami prawa warunki. Szczegółowe regulacje znajdziesz w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT. Przepisy te dotyczą tzw. zwolnienia przedmiotowego ze względu na rodzaj prowadzonej działalności. Punkty 26-29 skupiają się na działalności szkoleniowej i edukacyjnej. 

Kiedy szkolenia są zwolnione z VAT?

Zwolnione z podatku VAT są usługi świadczone przez jednostki szkoleniowe objęte systemem oświaty w rozumieniu przepisów szczególnych, uczelnie i jednostki Państwowej Akademii Nauk (PAN) oraz podmioty zajmujące się działalnością badawczo-rozwojową, które współpracują z uczelniami wyższymi. Z prawa do zwolnienia z VAT skorzystają więc uczelnie wyższe, szkoły i jednostki oświaty.

Jeśli dla takiego podmiotu ma zostać wystawiona faktura za szkolenie, jaki VAT doliczysz? Po otrzymaniu stosownego oświadczenia od klienta fakturę wystawisz bez VAT.  

Zwolnieni z podatku VAT od przeprowadzanych szkoleń są również nauczyciele, którzy świadczą usługi prywatnego nauczania na poziomie przedszkolnym, podstawowym, średnim i wyższym, zarówno działający stacjonarnie, jak i nauczający zdalnie w formie e-learningu. Jeżeli w ramach działalności gospodarczej planujesz nauczać języków obcych, również możesz skorzystać ze zwolnienia z VAT.

Ponadto z podatku VAT w szkoleniach zwolnione są usługi realizowane w ramach kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego. Musi być jednak spełniony co najmniej jeden z poniższych warunków:

• za organizację szkoleń odpowiada uczelnia lub jednostka posiadającą akredytację w ramach systemu oświaty;
• szkolenia są prowadzone w formach i na zasadach przewidzianych w odrębnych przepisach;
• oferowane szkolenia są finansowane przynajmniej w 70% ze środków publicznych.

Aby korzystać ze zwolnienia z VAT, musisz spełnić co najmniej jeden z trzech wymienionych powyżej warunków oraz pamiętać, że nie każde szkolenie wyposażające uczestnika w  nowe umiejętności będzie uznane za usługę kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania. Program takiego szkolenia musi pozostawać w bezpośrednim związku z branżą lub zawodem uczestnika oraz pozwalać mu na rozpoczęcie pracy zarobkowej w zakresie objętym szkoleniem lub zapewniać umiejętności i kwalifikacje niezbędne do wykonywanego zawodu.

Zgodne z definicją usługi kształcenia zawodowego to na przykład szkolenia dla pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zagraniczna usługa szkoleniowa – jaki VAT zastosować?

Zamierzasz świadczyć usługi szkoleniowe w innych krajach lub w Polsce, ale na rzecz zagranicznych firm bądź szkolić obcokrajowców? Zastanawiasz się, jak opodatkować takie usługi? Gdy klientem jest przedsiębiorca, szkolenie stacjonarne jest opodatkowane w Polsce, a kurs online w kraju siedziby klienta.

W przypadku mieszanej formuły realizacji szkolenia musisz ustalić, jaki sposób działania miał charakter dominujący. Gdy klientem jest konsument, szkolenie stacjonarne jest opodatkowane w państwie, w którym faktycznie się ono odbywa. Natomiast w przypadku uczestnictwa online usługa podlega opodatkowaniu w kraju zamieszkania konsumenta. 

Podatek VAT na usługi szkoleniowe a procedura SME

Warto wiedzieć, że od 2025 roku ze zwolnienia z VAT mogą korzystać małe firmy działające w Unii Europejskiej, ale nieposiadające swojej siedziby na terenie państwa UE, w którym prowadzą czy też zamierzają prowadzić sprzedaż. Aktualizacja ma związek z tzw. procedurą SME, będącą jedną z najważniejszych, tegorocznych zmian podatkowych. 

Wprowadzono ją na podstawie przepisów dyrektywy Rady (UE) 2020/285 z dnia 18 lutego 2020 roku.

Aby prowadzone szkolenia za granicą były zwolnione z VAT, nie możesz przekroczyć zarówno limitu wartości sprzedaży obowiązującego w danym kraju (jak już wiesz, w Polsce to 200 000 zł), jak również limitu 100 000 euro obrotu we wszystkich krajach UE w poprzednim i w bieżącym roku podatkowym. Przed skorzystaniem z procedury SME należy uzyskać specjalny numer identyfikacyjny EX. 

¹ https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20040540535