Przeniesienie konta firmowego do innego banku – jakie kroki należy podjąć?

Przeniesienie konta firmowego do innego banku i zamknięcie obecnego konta bankowego może wydawać się skomplikowanym procesem. Jednak żeby skorzystać z nowej oferty, wystarczy zaplanować i przeprowadzić kilka prostych kroków. Jak to zrobić? Z tego artykułu dowiesz się, na co zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji o wyborze nowej bankowości dla Twojej firmy i jakich formalności należy dopełnić, żeby wprowadzić zmiany w życie.

Porównanie ofert innych banków i podjęcie decyzji o uruchomieniu rachunku

Zmiana konta firmowego wymaga w pierwszej kolejności rozeznania się na rynku. Warto poznać oferty różnych banków i wziąć pod uwagę dostępne możliwości. Możesz też skorzystać np. z internetowych porównywarek kont firmowych. Pamiętaj jednak, że niektóre strony może nie kierować się obiektywizmem i promować konkretną ofertę, dlatego dobrze jest też szukać na własną rękę, a w tych poszukiwaniach uwzględnić specyfikę Twojej firmy i kilka podstawowych kwestii. 

Na co zwrócić uwagę przy wyborze konta bankowego dla Twojej firmy?

1. Opłata za prowadzenie konta, przelewy internetowe i korzystanie z karty płatniczej – w zależności od tego, jaką ofertę wybierzesz, możesz spotkać się z różnymi opłatami za zlecenie przelewu. Banki najczęściej posiadają specjalne strony, które szczegółowo opisują koszty różnych operacji w obszarze zarządzania kontem bankowym. Warto również zwrócić uwagę na limit transakcji, który określa, ile przelewów w danym (np. miesięcznym) okresie możesz zlecać.
2. Płatności za granicą – jeśli często prowadzisz sprzedaż poza granicami kraju, sprawdź koszty korzystania z karty, przelewów za granicę, koszty konta walutowego i dostęp do kantoru online.
3. Dostęp do bankomatów i wpłatomatów – sprawdź wysokość opłat i prowizji za pobranie pieniędzy z bankomatów w ramach oferty, która Cię interesuje.
4. Aplikacja mobilna i płatności telefonem – obecnie większość działań na koncie firmowym jesteś w stanie przeprowadzić z urządzenia mobilnego i z dowolnego miejsca na świecie. Możliwość dokonywania przelewów z poziomu aplikacji jest zatem bardzo funkcjonalna i szybka. Upewnij się też, czy Twoja karta firmowa będzie podłączona do aplikacji bankowej, dzięki czemu będziesz mieć dostęp do płatności w obszarze Google Pay lub Apple Pay.
5. Usługi dodatkowe – w zależności od Twoich potrzeb może to być program do fakturowania, karta kredytowa, limit na koncie lub linia kredytowa czy finansowanie faktur.

Zmiana konta firmowego i założenie nowego rachunku – jak to zrobić?

Zmiana konta firmowego wiąże się z utworzeniem nowego rachunku bankowego. Jeśli jesteś już klientem danego banku – sprawa jest naprawdę prosta. W wielu przypadkach utworzenie rachunku firmowego w obecnym banku oznacza jedynie złożenie wniosku przez internet. 

Jeśli jednak myślisz o zmianie konta bankowego i przeniesieniu finansów do innego banku, procedura wygląda nieco inaczej. Do otwarcia rachunku będą potrzebne Twoje podstawowe dane o prowadzonej działalności, takie jak: nazwa firmy, NIP oraz adres prowadzenia przedsiębiorstwa.

Okres wypowiedzenia umowy rachunku firmowego wynosi zwykle 30 dni, chociaż nie jest to reguła - w niektórych bankach można zrobić to od razu. Czas oczekiwania może się jednak wydłużyć, w zależności od tego, czy posiadasz pieniądze na tym koncie lub czy właśnie czekasz na jakieś przelewy.

Jak poinformować urząd skarbowy i ZUS?

Zgodnie z obowiązującym prawem zmianę numeru rachunku firmowego należy zgłosić do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni oraz ZUS-u w ciągu 14 dni od momentu założenia konta. Niedopełnienie tego obowiązku może zostać potraktowane jako wykroczenie skarbowe i wiązać się z przykrymi konsekwencjami finansowymi. Sprawdź, jak należy tego dokonać.

• Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, zmianę numeru bankowego konta wystarczy zgłosić do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli CEIDG. Możesz to zrobić przez internet za pośrednictwem strony biznes.gov.pl. Tam wypełnisz wniosek CEIDG-1. Konieczne będzie również potwierdzenie Twojej tożsamości, zrobisz to przy pomocy profilu zaufanego. Po wprowadzeniu nowych danych dotyczących rachunku bankowego, urząd w ciągu 24 godzin potwierdza przyjęcie wniosku i automatycznie aktualizuje informacje i przekazuje je do US i ZUS. Nie musisz już składać osobnego zgłoszenia.
• Jeśli Twoją formą działalności jest spółka cywilna, zmiany numeru bankowego w US dokonasz przy pomocy formularza NIP-2. Znajdziesz go na Portalu Podatkowym Ministerstwa Finansów e-Deklaracje. W tym wypadku nie musisz dodatkowo informować ZUS-u.
• Jeśli Twoja firma jest zarejestrowana w KRS, zmiany konta bankowego dokonasz za pomocą formularza NIP-8. Możesz to zrobić listownie, elektronicznie lub bezpośrednio w placówce urzędu. Podobnie jak w przypadku spółek cywilnych, urząd skarbowy sam poinformuje Cię o dokonanej zmianie w ZUS-ie.

Jak poinformować kontrahentów o zmianie numeru bankowego?

O zmianie numeru bankowego poinformuj też koniecznie wszystkich Twoich interesariuszy. Wprowadź stosowne zmiany wszędzie tam, gdzie pojawia się informacja o rachunku (m.in. na fakturach VAT i stronie internetowej). Swoich kontrahentów możesz także poinformować przy pomocy poczty tradycyjnej lub elektronicznej. Zmiana rachunku firmowego będzie również istotna dla innych podmiotów, takich jak: sądy, komornicy, wierzyciele, kredytodawcy, firmy świadczące dla Ciebie różnego rodzaju usługi, w tym biura rachunkowe czy faktora (jeśli korzystasz z usługi finansowania faktur).

Jak rozliczyć się ze starym bankiem i prawidłowo zamknąć konto?

Do likwidacji starego rachunku bankowego należy podejść ostrożnie. Pamiętaj, że dotychczas to właśnie to konto obsługiwało wszelkie płatności, dlatego może zdarzyć się sytuacja, w której to przelew zlecony wcześniej jest właśnie w trakcie realizacji, bądź kontrahent nie otrzymał jeszcze od Ciebie informacji o zmianie numeru bankowego.

W tej sytuacji pomocne jest prowadzenie przez pewien czas obu kont jednocześnie – starego i nowego, dzięki czemu będziesz na bieżąco kontrolować przepływy na Twoich rachunkach. Warto jednak wcześniej zastanowić się nad opłacalnością tej decyzji, ponieważ prowadzenie dwóch kont bankowych może wiązać się z dodatkowymi kosztami.

Niezwykle ważne przed zamknięciem rachunku jest rozliczenie się, także z wszelkich należnych opłat za prowadzenie konta, a także wypłacenie pozostałych środków na rachunku bankowym, w tym tych, które pozostały na koncie VAT. Niewypłacone środki ze starego konta bankowego oczywiście nie znikną – możesz je przenieść na nowy rachunek. Wystarczy złożyć odpowiedni wniosek o przekazanie środków zgromadzonych na rachunku VAT do urzędu skarbowego. Na podjęcie decyzji o przekazaniu środków zgromadzonych na rachunku VAT urząd ma 60 dni.