Kilometrówka 2026 – ile wynoszą aktualne stawki i jak je obliczyć?

Stawki kilometrówki w 2026 roku wynoszą: 1,15 zł za km dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm³, 0,89 zł dla mniejszego auta, 0,69 zł dla motocykla i 0,42 zł dla motoroweru. Kilometrówka służy do rozliczania użytkowania prywatnego pojazdu przez pracownika w celach służbowych, np. podczas delegacji czy dojazdów do klientów.

Co to jest kilometrówka?

Dzięki niej łatwo ustalisz wysokość zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika, który używa własnego pojazdu w celu realizacji obowiązków służbowych. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych reguluje prawo do wykorzystywania w celach służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów, które nie są własnością przedsiębiorcy¹.

Na jakiej podstawie wypłacana jest kilometrówka? Ewidencja przebiegu pojazdu, zawierająca odległości, cel podróży i daty, pozwala precyzyjnie obliczyć kwoty do wypłaty. Nie jest konieczne uwzględnianie zróżnicowanych kosztów związanych np. z zakupem paliwa, serwisem czy amortyzacją – Kilometrówka to ryczałt obejmujący łączny zwrot kosztów za używanie prywatnego pojazdu w celach służbowych.

Kilometrówkę możesz rozliczać na jeden z dwóch sposobów:

• ryczałt miesięczny – jest ustalany na podstawie miesięcznego limitu kilometrówki i nie wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji tras. Stosuje się go głównie przy regularnych przejazdach lokalnych. Jeśli pracownik był nieobecny w pracy, pracodawca pomniejsza ryczałt proporcjonalnie do dni nieobecności. Pracodawca może stosować ryczałt za przejazdy lokalne wyłącznie na podstawie pisemnej umowy;
• zwrot kosztów za faktycznie przejechane kilometry – oparty na dokładnej ewidencji przejechanych tras podczas podróży służbowej (delegacji).

Stawki kilometrówki w 2026 roku

Stawki aktualne w 2026 r. obowiązują od 17 stycznia 2023 roku, gdy w życie weszło rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. 2023 poz. 5).

Kilometrówka a samochody elektryczne i delegacje zagraniczne

Coraz więcej przedsiębiorców i pracowników korzysta z pojazdów elektrycznych, co rodzi pytania o możliwość rozliczania ich w ramach kilometrówki. Obecne przepisy nie wyłączają wprost samochodów elektrycznych, jednak nie przewidują dla nich odrębnej stawki – stawki są przyporządkowane na podstawie pojemności skokowej silnika spalinowego. W praktyce najczęściej stosuje się wykładnię analogiczną, przyjmując stawkę jak dla auta o pojemności powyżej 900 cm³ (1,15 zł/km), choć brak jednoznacznego przepisu powoduje niepewność prawną.

W praktyce oznacza to, że kwestia rozliczania kilometrówki za samochody elektryczne i hybrydowe pozostaje niejednoznaczna. Dla pracownika z autem spalinowym zwrot kosztów jest wolny od podatku PIT. W przypadku auta elektrycznego sytuacja prawna nie jest jednoznaczna – brak odrębnej stawki w rozporządzeniu może budzić wątpliwości interpretacyjne, dlatego warto skonsultować konkretny przypadek z doradcą podatkowym lub wystąpić o interpretację indywidualną².

Ministerstwo Infrastruktury przygotowało projekt nowego rozporządzenia, które ma objąć również pojazdy elektryczne, hybrydowe i wodorowe. W tym projekcie stawki zależą od rodzaju napędu i mocy silnika. Podział miałby wyglądać następująco:

• samochody spalinowe: 1,04 zł (do 75 kW) lub 1,34 zł (powyżej 75 kW).
• samochody hybrydowe: 0,83 zł (do 75 kW) lub 1,10 zł (powyżej 75 kW).
• samochody elektryczne i wodorowe: 0,60 zł za km.

Projekt nie został jednak jeszcze uchwalony, a planowana data wejścia w życie nie jest znana.

Delegacje zagraniczne – czy kilometrówka obowiązuje?

Rozporządzenie w sprawie kilometrówki reguluje zwrot kosztów używania pojazdu do celów służbowych zarówno w kraju, jak i za granicą. Jednak w przypadku delegacji zagranicznych dodatkowo stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie należności z tytułu podróży służbowej, które określają m.in. diety i limity noclegowe. 

Pracownik powinien skonsultować z pracodawcą warunki rozliczenia takiej podróży – często stosuje się odrębne umowy lub ryczałty na pokrycie kosztów poza granicami Polski. Należy pamiętać, że krajowe stawki kilometrówki mogą być niewystarczające, aby pokryć realne koszty eksploatacji pojazdu podczas dłuższych podróży zagranicznych na przykład ze względu na różnice w cenach paliwa.

Jak wyliczyć kilometrówkę pracownika?

Dużą zaletą kilometrówki jest łatwe obliczanie kwoty zwrotu. Podstawą do przeprowadzenia obliczeń jest ewidencja przebiegu konkretnego środka transportu, która zawiera jego najważniejsze dane oraz dokładne informacje o używaniu pojazdu w celach służbowych.

Jeżeli użytek ma charakter stały, kilometrówka może być rozliczana np. w cyklach miesięcznych. Pracodawca może ustalić kwotę zwrotu po otrzymaniu od pracownika oświadczenia o liczbie przejechanych kilometrów.

Przykład obliczenia kilometrówki

Załóżmy, że Twój pracownik przejechał 600 kilometrów prywatnym samochodem osobowym o pojemności silnika większej niż 900 cm³, a celem podróży była delegacja krajowa.
Obliczenia: 600 km × 1,15 zł = 690 zł
Kilometrówka wyniesie zatem maksymalnie 690 zł.

Inną kwotę otrzyma pracownik, który przejechał 400 km samochodem o pojemności silnika do 900 cm³.
Obliczenia: 400 km × 0,89 zł = 356 zł

Przyjrzyjmy się jeszcze rozliczeniom dla pracownika, który odbył podróż służbową motocyklem, pokonując 200 km.
Obliczenia: 200 km × 0,69 zł = 138 zł

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Prawidłowo prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu jest najważniejszym dokumentem pozwalającym na rozliczenie kilometrówki. Jej brak lub niekompletność mogą skutkować utratą możliwości odliczenia kosztów związanych z eksploatacją pojazdu.

Wymagane elementy ewidencji przebiegu pojazdu

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT oraz ustawy o VAT, ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:

1. Dane użytkownika pojazdu:

• nazwisko i imię;
• adres zamieszkania.

2. Dane pojazdu:

• numer rejestracyjny;
• pojemność skokowa silnika.

3. Informacje o każdej podróży:

• kolejny numer wpisu;
• data wyjazdu;
• cel wyjazdu (dokładny opis, np. „spotkanie z klientem X w Warszawie”);
• opis trasy (punkt początkowy – punkt końcowy);
• liczba faktycznie przejechanych kilometrów.

4. Podsumowanie:

• stan licznika na początku i końcu okresu rozliczeniowego;
• łączna liczba przejechanych kilometrów;
• stawka za 1 km przebiegu;
• kwota do wypłaty (iloczyn kilometrów i stawki).

5. Podpis:

• podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej potwierdzający rozliczenie.

Forma prowadzenia ewidencji

Ustawa nie narzuca konkretnej formy prowadzenia ewidencji. W praktyce można korzystać z:

• książki przebiegu pojazdu – papierowy formularz znajdziesz na przykład w księgarniach;
• arkusza kalkulacyjnego (np. Excel) przygotowanego samodzielnie lub gotowego wzoru;
• programu komputerowego (specjalnego oprogramowania księgowego);
• aplikacji mobilnej z automatyczną rejestracją tras;
• systemu GPS automatyzującego cały proces.

Niezależnie od wybranej formy, ewidencja elektroniczna powinna być wydrukowana na koniec każdego miesiąca i podpisana.

Kiedy ewidencja przebiegu pojazdu jest obowiązkowa?

• Dla pracowników: gdy pracodawca wymaga szczegółowego rozliczenia przejazdów służbowych.
• Od 2019 roku przedsiębiorcy wykorzystujący prywatny samochód w działalności mogą odliczyć 20% wydatków bez prowadzenia ewidencji. Pełne odliczenie (100%) wymaga jednak prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT (tzw. ewidencji VAT, która różni się od kilometrówki pracowniczej), sporządzenia regulaminu użytkowania pojazdu oraz wykazania, że pojazd służy wyłącznie celom służbowym.

Limity kilometrówki – ile maksymalnie można rozliczyć?

Jeśli pracownik wyjeżdża poza miejscowość, w której jest zatrudniony (czyli jedzie w delegację), limity nie obowiązują. W delegacji rozliczenie następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, a pracownik dostaje zwrot za każdy faktycznie przejechany kilometr. Nie ma tu górnego pułapu kilometrów – limity miesięczne dotyczą wyłącznie jazd lokalnych i wynikają z rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów używania pojazdów do celów służbowych.

Ustawa wprowadza jednak miesięczne limity kilometrów, które można rozliczyć w ramach kilometrówki w formie ryczałtu za jazdy lokalne (czyli poruszanie się po mieście/gminie, gdzie znajduje się miejsce pracy). Stosowanie takiego ryczałtu wymaga pisemnej umowy między pracodawcą a pracownikiem. Wypłacana kwota jest wówczas stała (limit × stawka za 1 km), pomniejszana jedynie o dni nieobecności pracownika (urlop, choroba), a pracownik nie musi prowadzić ewidencji (wpisywać każdego wyjazdu do tabeli). Limity zależą od wielkości gminy, w której pracownik jest zatrudniony.

Miesięczne limity kilometrów na jazdy lokalne

Wyjątki od standardowych limitów

Jazdy lokalne mogą być również rozliczane na podstawie ewidencji (każdy przejazd wpisywany osobno), jednak jest to dużo rzadziej spotykany scenariusz. Wtedy również stosuje się limity z tabeli (300, 500 lub 700 km). Jeśli pracownik przejedzie w jazdach lokalnych więcej, niż wynosi limit dla danej gminy, pracodawca może mu to wypłacić, ale nadwyżka ponad limit będzie dla pracownika przychodem podlegającym opodatkowaniu (nie korzysta ze zwolnienia z PIT).

Przykład obliczenia ryczałtu miesięcznego

Pani Anna wykorzystuje do celów służbowych prywatny samochód o pojemności silnika powyżej 900 cm³. Pracuje w gminie liczącej od 100 000 do 500 000 mieszkańców.

Obliczenie maksymalnego ryczałtu:

• limit dla gminy: 500 km
• stawka: 1,15 zł/km
• ryczałt: 500 km × 1,15 zł = 575 zł miesięcznie

Jeśli w danym miesiącu pracownik był nieobecny w pracy, ryczałt pomniejsza się proporcjonalnie do liczby dni nieobecności.

¹  Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. 2023 poz. 5).

²  Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 163 z późn. zm.).