Ewidencja przebiegu pojazdu – co powinna zawierać i jak ją wypełniać?

Ewidencja przebiegu pojazdu, czyli popularna kilometrówka, to dokument niezbędny dla przedsiębiorców, którzy chcą rozliczać koszty eksploatacji samochodu służbowego. Jej precyzyjne prowadzenie chroni przed ewentualnymi sankcjami podatkowymi. W tym artykule omawiamy szczegółowo zasady jej wypełniania i prowadzenia, a także zwracamy uwagę na najczęściej popełniane błędy.

Podstawy prawne i obowiązki związane z ewidencją przebiegu pojazdu

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wynika z ustaw: 

• o podatku od towarów i usług,
• o podatku dochodowym od osób fizycznych. 

Dokładne wymogi dotyczące tego, co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu, określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. 

Karta ewidencji pojazdu powinna być prowadzona przez:

• przedsiębiorców używających samochodów osobowych na rzecz działalności gospodarczej, w celu odliczenia w 100% podatku VAT i w całości kosztów podatkowych,
• pracowników używających pojazdów prywatnych na rzecz aktywności służbowych na podstawie umowy cywilnoprawnej z pracodawcą, w celu rozliczenia kosztów eksploatacji auta.

Elementy składowe ewidencji przebiegu pojazdu

Co do zasady karta przebiegu pojazdu powinna być wykonywana dla każdego samochodu osobno. Kilometrówkę należy wypełniać terminowo i skrupulatnie, by w przypadku ewentualnej kontroli urzędu skarbowego, nikt nie miał wątpliwości, że auto nie jest wykorzystywane do celów prywatnych.

Ewidencja przebiegu pojazdu służbowego i prywatnego (wykorzystywanego na rzecz działalności gospodarczej) powinna zawierać co najmniej następujące dane wskazane w Ustawie o VAT:

• numer rejestracyjny pojazdu,
• datę (wskazaną konkretnym dniem) rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika przebiegu pojazdu oddzielnie na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji przebiegu samochodu służbowego,
• wpis osoby kierującej pojazdem dotyczący każdego wykorzystania, obejmujący:
  • imię i nazwisko,
  • numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • miejsce rozpoczęcia i zakończenia trasy.

Dodatkowo zamieszcza się rozliczenie ewidencji przebiegu pojazdu na koniec każdego okresu oraz na dzień zakończenia jej prowadzenia.

Jak wypełnić kilometrówkę, gdy auta są udostępniane komuś, kto nie jest pracownikiem podatnika? W tym wypadku właściwy wpis powinien zostać sporządzony przez osobę, która użycza pojazdu. Musi on obejmować co najmniej:

• unikalny identyfikator (numer wpisu),
• datę dzienną i cel udostępnienia samochodu,
• stan licznika na dzień udostępnienia i zwrotu samochodu,
• liczbę przejechanych kilometrów,
• dane personalne osoby, której został udostępniony samochód.

Dokumentowanie kilometrów – zasady i metody

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu? Ustawa nie narzuca żadnej konkretnej formy. Z punktu widzenia prawa należy prowadzić kilometrówkę w taki sposób, aby zawierała wszystkie wymagane elementy. 

W praktyce oznacza to, że w polskim porządku prawnym możesz w tym celu skorzystać z:

• książki przebiegu pojazdu – dostępnej w księgarniach i punktach sprzedaży druków księgowych,
• arkusza kalkulacyjnego – można go stworzyć samodzielnie lub skorzystać z gotowych wzorów,
• programu komputerowego – na rynku dostępne są różne rozwiązania do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu przez pracodawcę,
• aplikacji mobilnej – w dobie dynamicznego rozwoju technologii istnieje także możliwość rejestrowania przejechanych kilometrów w aplikacji,
• systemów GPS – to zaawansowane rozwiązania umożliwiające pełną automatyzację procesu ewidencjonowania.

W 2024 roku papierowe wersje ewidencji są już rzadkością. Częste pomyłki, czasochłonność procesu oraz sytuacje zagubienia istotnych informacji zdecydowały o zainteresowaniu przedsiębiorców dokumentacją elektroniczną. Zaletą tych rozwiązań jest także możliwość łatwego wyszukiwanie informacji.

Kontrola ewidencji przebiegu pojazdu przez organy podatkowe

Fiskus ma prawo skontrolować ewidencję przebiegu pojazdu w celu weryfikacji jej prawidłowości. Podczas dokonywania tych czynności podatnik jest zobowiązany do udostępnienia ewidencji oraz wszelkich dokumentów ją potwierdzających (np. rachunki za paliwo, bilety autostradowe). Urzędnicy mają prawo do przeprowadzenia oględzin pojazdu i oceny poziomu jego eksploatacji.

Każde wyłapane uchybienie w rozliczeniu kosztów użytkowania motocykla lub samochodu może być podstawą do zakwestionowania decyzji o odliczeniu pełnej wartości VAT. Aby uniknąć ryzyka korekty kosztów oraz podatku od towarów i usług za okres, w którym dokonane zostało pełne odliczenie, musisz prowadzić książkę ewidencji w sposób rzetelny i drobiazgowy.

Najczęstsze błędy przy prowadzeniu ewidencji. Jak ich unikać?

Praktyka wielu przedsiębiorców pokazuje, że wcale nie jest łatwo prowadzić książkę pojazdu. Bardzo ważna jest bieżąca kontrola ewidencji. Najczęstsze błędy dotyczą:

• braku wymaganych danych,
• niedokładnego szacowania przejechanych kilometrów,
• pominięcia dokumentów potwierdzających przejazdy,
• używania pojazdu do celów prywatnych bez odpowiedniego oznaczenia.

Dużą pomocą w tym zakresie z pewnością będą aplikacje mobilne, które wręcz „wymuszają” na kierowcach gromadzenie tych danych.

Ewidencja przebiegu pojazdu a koszty podatkowe

Prawidłowo prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu pozwala na zaliczenie kosztów związanych z eksploatacją pojazdu do kosztów uzyskania przychodów w PIT. Jeśli nie jest ona prowadzona lub jest spisywana niezgodnie z przepisami, podatnik może utracić możliwość ich odliczenia.

Prowadzenie kilometrówki dla VAT nie jest konieczne, ale daje możliwość odliczenia 100% podatku. W tym celu firma powinna złożyć w urzędzie skarbowym deklarację VAT-26. Tę czynność należy wykonać nie później niż 7 dni po poniesieniu pierwszego wydatku związanego z eksploatacją samochodu. W przypadku braku złożenia ww. dokumentu (jeśli był on wymagany), przedsiębiorca może odliczyć tylko 50% kosztów uzyskania przychodu.

Elektroniczne systemy ewidencji przebiegu pojazdu

Elektroniczne systemy ewidencji przebiegu pojazdu umożliwiają automatyczne śledzenie trasy, generowanie raportów oraz przechowywanie danych w sposób bezpieczny i uporządkowany – do dlatego stają się coraz popularniejsze. Dzięki nim możliwe jest zmniejszenie ryzyka błędów oraz zwiększenie efektywności prowadzenia ewidencji. 

Niektóre rozwiązania telematyczne dają też dostęp do szeregu dodatkowych funkcji, w tym:

• kalkulacji kosztów używania pojazdu,
• monitorowania zużycia paliwa w trakcie przewozu,
• przypominania o terminach przeglądów i ubezpieczeń.

Takie prowadzenie ewidencji przez pracownika jest wygodne, przejrzyste, bezpieczne, ale i transparentne.

Dlaczego prawidłowe prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest ważne?

Wynika to z obowiązujących w Polsce przepisów. Książka ewidencji pojazdów jest dokumentem księgowym, który jest niezbędny do odliczania pełnego podatku VAT przez przedsiębiorcę. Mówimy tu zatem o potencjalnym źródle zmniejszenia kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. 
Prawidłowe prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu minimalizuje ryzyko nieprawidłowości w przypadku kontroli podatkowej oraz dostarcza cennych danych do optymalizacji wydatków i ułatwia planowanie działań operacyjnych w firmie. Z tego względu warto postawić na systematyczność, dokładność oraz stosowanie odpowiednich narzędzi. Wszystko to przekłada się na wzmocnienie pozycji przedsiębiorstwa oraz minimalizację śladu węglowego.