Zgłoszenie pracownika do ZUS – kiedy i jak należy to zrobić?

Jako przedsiębiorca lub przedsiębiorczyni musisz odprowadzać składki do ZUS – nie tylko za siebie, ale również za swoich pracowników, których krótko po zatrudnieniu obowiązkowo zgłaszasz do ubezpieczenia. Planujesz powiększyć zespół? Dowiedz się, jak zgłosić pracownika do ZUS, ile masz czasu na załatwienie formalności oraz jakie są konsekwencje nieterminowego zgłoszenia. 

Ile czasu ma pracodawca na zgłoszenie pracownika do ZUS?

Na zgłoszenie pracownika do ZUS masz 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy – faktycznego lub wskazanego w umowie. Pamiętaj, że do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnych i rentowych musisz zgłosić nie tylko pracowników, ale również zleceniobiorców, czyli osoby, z którymi współpracujesz na podstawie umowy-zlecenia, umowy agencyjnej lub innego rodzaju umowy o świadczenie usług. W przypadku współpracowników również obowiązuje 7-dniowy termin zgłoszenia do ZUS. Wyjątek stanowią młodzi, uczący się zleceniobiorcy (do ukończenia 26 lat). Oni nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i nie trzeba ich zgłaszać do ZUS. 

Jeśli dopiero planujesz wystartować z biznesem, pamiętaj, że w pierwszej kolejności musisz zarejestrować się jako płatnik składek ZUS, a dopiero potem zgłosić do ubezpieczenia siebie, członków rodziny, pracowników i zleceniobiorców.

Jakie ubezpieczenia przysługują po zgłoszeniu do ZUS?

Pracownikowi zatrudnionemu na umowie o pracę co do zasady przysługuje komplet świadczeń ubezpieczeniowych. Zgłaszasz go do wszystkich ubezpieczeń, tj.:

Z kolei zleceniobiorcy, który ukończył 26 lat i się nie uczy, przysługują wszystkie powyższe ubezpieczenia z wyjątkiem chorobowego (zgłoszenie jest dobrowolne i odbywa się na wniosek). Jeżeli chcesz nawiązać współpracę z uczniem lub studentem poniżej 26 lat, nie zgłaszasz go do żadnych ubezpieczeń. 

Jak liczyć termin 7 dni na zgłoszenie?

Wielu świeżo upieczonych pracodawców zastanawia się, jak liczyć 7-dniowy termin zgłoszenia do ZUS. Dylematy powstają zwykle w dwóch sytuacjach: 

• gdy ostatni dzień terminu przypada w niedzielę lub święto (wówczas na zgłoszenie pracownika do ZUS masz 7 dni roboczych);
• gdy pracownik zaczyna wykonywać swoje obowiązki w innym dniu niż dzień podpisania umowy o pracę. 

Termin 7 dni liczysz od dnia następującego po dniu faktycznego rozpoczęcia pracy przez pracownika. Jeśli 7. dzień to niedziela lub święto, to ostatnim dniem terminu jest najbliższy dzień pracujący.

Przedstawmy liczenie terminów na przykładzie:

Nowy pracownik został zatrudniony w Twojej firmie 1 lipca 2025 roku. Tego samego dnia przyszedł pierwszy raz do pracy. 7-dniowy termin liczysz od 2 lipca, więc najpóźniej 8 lipca musisz zgłosić nowego pracownika do ZUS.  

Czy można zgłosić pracownika do ZUS z datą wsteczną?

Terminowe zgłoszenie pracownika do ZUS jest niezbędne, aby został on objęty ubezpieczeniem zdrowotnym i ubezpieczeniami społecznymi. Zgłoszenie pracownika do ZUS zazwyczaj następuje z datą wsteczną, ponieważ rzadko formalności dokonywane są w dniu rozpoczęcia przez niego pracy. Nie wolno Ci jednak przekroczyć 7-dniowego terminu. Jeśli z jakiegokolwiek powodu przegapisz termin, jak najszybciej dokonaj zgłoszenia w ZUS. Oczywiście nie unikniesz zapłaty należnych składek wraz odsetkami. Grożą Ci też inne, znacznie poważniejsze, konsekwencje za zgłoszenie pracownika do ZUS po terminie. Dlatego planując zatrudnienie, warto zadbać o profesjonalną obsługę kadrowo-płacową. 

Zgłoszenie pracownika – formularze i dokumentacja

Do zgłoszenia pracownika do ZUS służą:

• formularz ZUS ZUA – jeżeli pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym (zawsze w przypadku zatrudnienia na podstawie umowy o pracę),
• formularz ZUS ZZA – jeżeli pracownik podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Możesz zgłosić pracownika do ZUS przez internet za pośrednictwem CEIDG (możliwości takiej nie mają tylko pracodawcy ubezpieczeni w KRUS). W przypadku zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego wykorzystaj druk  ZUS ZZA a w celu zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego ZUS ZUA. Na zgłoszenie pracowników do ZUS pozwalają także: 

• program Płatnik,
• aplikacja ePłatnik na Platformie Usług Elektronicznych.

W formularzach ZUS ZUA i ZUS ZZA musisz podać kod zawodu wykonywanego przez Twojego pracownika. Właściwy kod znajdziesz w wyszukiwarce opisów zawodów. Informacji takiej nie trzeba wpisywać, jeśli pracownik był zgłoszony do ubezpieczeń przed 16 maja 2021 roku.

W dokumentach zgłoszeniowych do ZUS podajesz też odpowiedni kod ubezpieczenia, który składa się z 6 cyfr. Na przykład „01 10 xx” to kod ubezpieczenia dla pracownika podlegającego ubezpieczeniu społecznemu i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Przedostatnia  cyfra wskazuje na prawo do emerytury lub renty, a ostatnia na stopień niepełnosprawności. Jeśli zatrudniasz osobę, która nie ma prawa do świadczeń emerytalnych ani rentownych oraz nie posiada orzeczenia o niepełnosprawności, kod tytułu do ubezpieczenia będzie następujący: „01 10 00”.

Obowiązki pracodawcy względem ZUS – terminy płatności składek i składania dokumentów

Po zgłoszeniu pracownika do ZUS stajesz się płatnikiem składek. Będziesz odtąd regularnie, w ściśle określonych terminach, składać deklaracje rozliczeniowe do ZUS oraz opłacać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. 

Składki na ZUS za siebie, współpracowników i pracowników rozliczasz w miesięcznej deklaracji rozliczeniowej na formularzu ZUS DRA. W dokumencie tym wykazujesz rozliczone składki i wypłacone świadczenia. Do deklaracji ZUS DRA dołączasz deklaracje imienne ZUS RCA i ZUS RSA dla każdego pracownika (jeśli był chory lub nieobecny). ZUS RCA jest imiennym raportem miesięcznym o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach. Natomiast ZUS RSA to imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek. 

Ponadto musisz przekazywać pracownikom:

• do 28. lutego każdego roku – raport roczny o naliczonych składkach za poprzedni rok;
• na żądanie – miesięczną informację z raportów imiennych o naliczonych składkach.

Jeżeli Twój pracownik wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, masz obowiązek poinformować o tym fakcie ZUS do 31 marca danego roku kalendarzowego za rok poprzedni, używając formularza ZUS ZSWA.

Składkę ZUS za pracownika za poprzedni miesiąc rozliczeniowy odprowadzasz do 20. dnia miesiąca kolejnego. Deklarację rozliczeniową też składasz do 20. dnia miesiąca.

Jak są najczęstsze błędy przy zgłaszaniu do ZUS?

Najwięcej błędów dotyczy danych ubezpieczonego pracownika (PESEL, imię i nazwisko, seria i numer dowodu tożsamości, adres, kod tytułu ubezpieczenia, rodzaj ubezpieczenia, data powstania obowiązku ubezpieczeń) oraz danych członków jego rodziny. 

Zawsze, gdy zdarzy Ci się błąd w zgłoszeniu ubezpieczonego pracownika, jak najszybciej popraw dokumenty, składając odpowiednie formularze do ZUS. Na korektę masz 7 dni od momentu stwierdzenia nieprawidłowości. 

Jeśli popełnisz błąd w dacie powstania obowiązku ubezpieczeń, musisz najpierw wyrejestrować pracownika na formularzu ZUS ZWUA, a następnie dokonać prawidłowego zgłoszenia na formularzu ZUS ZUA.

Jakie są konsekwencje nieterminowego lub nieprawidłowego zgłoszenia pracownika do ZUS?

Niezgłoszenie pracownika do ZUS-u, podobnie jak zgłoszenie nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń albo ich wysokość, wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Naliczenie odsetek jest tylko jedną z nich. Za działania niezgodne z przepisami narażasz się na wysoką grzywnę (do 5000 zł), karę ograniczenia wolności, a nawet na karę pozbawienia wolności do lat 2 (na podstawie art. 219 Ustawy Kodeks karny). Najwyższe sankcje grożą pracodawcom, którzy regularnie spóźniają się ze zgłaszaniem nowych pracowników do ZUS.