Jak krok po kroku złożyć deklarację VAT?

Prowadzisz firmę i jesteś czynnym podatnikiem VAT? Od 1 października 2020 r. masz obowiązek wysyłania drogą elektroniczną do właściwego naczelnika urzędu skarbowego Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_VAT z deklaracją. Obecnie obie części wysyła się w jednym pliku, a cały proces jest bardzo intuicyjny i szybki.

Deklaracja VAT-7 w 2025 roku tylko przez JPK_VAT

Od 1 października 2020 roku każdy przedsiębiorca zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, niezależnie od wielkości firmy, podlega obowiązkowi wysyłki JPK_VAT z deklaracją drogą elektroniczną do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. JPK_VAT z deklaracją to dokument elektroniczny, który składa się z dwóch części.

• Część ewidencyjna VAT to zestaw informacji o zakupach i sprzedaży towarów/usług za dany okres.
• Część deklaracyjna VAT to dokument, który zastąpił deklaracje VAT-7 i VAT-7K.

Istnieją dwa warianty JPK_VAT z deklaracją, które obowiązują w zależności od typu rozliczeń:

• JPK_V7M składają podatnicy rozliczający się miesięcznie,
• JPK_V7K składają podatnicy rozliczający się kwartalnie.

Obie części JPK_VAT z deklaracją wysyła się w jednym pliku. Podatnicy rozliczający się miesięcznie wysyłają plik JPK_V7M zawierający obie części (deklaracyjną i ewidencyjną) do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie. Na przykład JPK_VAT za miesiąc styczeń składasz do 25 lutego. U podatników rozliczających się kwartalnie harmonogram wygląda nieco inaczej:

• za pierwszy i drugi miesiąc kwartału wysyłają tylko część ewidencyjną – w terminie do 25. dnia następnego miesiąca,
• za trzeci miesiąc kwartału wysyłają plik zawierający: część ewidencyjną za trzeci miesiąc kwartału oraz część deklaracyjną za cały kwartał – w terminie do 25. dnia miesiąca.

Każdy plik (JPK_V7M i JPK_V7K) powinien być podpisany profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym albo uwierzytelniony danymi autoryzacyjnymi. 

Nowa wersja VAT-7 – jak wysłać dokument?

Złożenie pliku JPK_VAT z deklaracją zamyka się w 3 krokach i jest bardzo proste.

1. Wygeneruj plik JPK_VAT z deklaracją w swoim programie księgowym. Sposób generowania JPK-V7M i JPK-V7K zależy od specyfiki używanego programu. Zwykle ta funkcja to „Eksport danych”, gdzie wybierasz odpowiednie opcje.
2. Zaloguj się do swojego profilu zaufanego i podpisz JPK_VAT profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzacyjnymi. Dane potrzebne do autoryzacji to NIP albo PESEL, imię i nazwisko, data urodzenia oraz adres e-mail. Jeśli posiadasz pełnomocnika, on także może podpisać JPK_VAT z deklaracją.
3. Wyślij wygenerowany plik przez program księgowy lub bezpłatną aplikację Klient JPK_WEB. Aplikacja służy do wysyłania do systemu Ministerstwa Finansów różnych plików: JPK_VAT, JPK_PD, JPK na żądanie oraz informacji.

Co ważne, większość programów księgowych ma wbudowaną funkcję wysyłki JPK_VAT, która automatycznie przeprowadzi Cię przez cały proces. Po skutecznym wysłaniu pliku otrzymasz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które możesz pobrać. 

Błąd w JPK_VAT – jak najszybciej dokonać korekty?

Za pomyłki w plikach JPK prawo przewiduje surowe sankcje: 500 zł netto za każdy błąd, który uniemożliwia dokonanie analizy przez urząd. W przypadku nieprawidłowości otrzymasz wezwanie do dokonania korekty pliku. Masz na to 14 dni. Korekta może obejmować wyłącznie część ewidencyjną lub deklaracyjną albo obie. Korekta powinna obejmować nowy, kompletny plik zawierający wszystkie dane, nie tylko korygowane, a polu „Cel Złożenia” należy wpisać cyfrę 2 (korekta).

Jak uzyskać pomoc w złożeniu deklaracji VAT?

Pomocy w rozliczeniu VAT, zwłaszcza w skomplikowanych sytuacjach, udziela Infolinia Krajowej Informacji Skarbowej. Wsparcie uzyskasz, dzwoniąc na poniższe numery w dni robocze w godzinach od 7.00 do 18.00:

• z telefonu stacjonarnego: 801 055 055,
• z telefonu komórkowego: (22) 330 0330,
• z zagranicy.: +48 22 330 0330.

Możesz też skontaktować się z ekspertem JPK_VAT, który dostępny jest w Twoim urzędzie skarbowym.