Dlaczego termin wdrożenia KSeF przesunięto na 2026 rok?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur wkrótce ma stać się centralnym miejscem rejestracji wszystkich faktur będących w obrocie gospodarczym. Jego pełne i obligatoryjne wprowadzenie to wyzwanie i to nie tylko dla organów administracji publicznej, ale przede wszystkim dla polskich przedsiębiorców. Okazało się na tyle duże, że pytania o to, czy KSeF będzie przesunięty, musiały spotkać się z odpowiedzią twierdzącą. Wyjaśniamy, dlaczego termin KSeF przesunięto i od kiedy KSeF będzie obowiązkowy.

Nowy termin obowiązywania systemu e-Faktur – od kiedy będzie obowiązkowy?

Pomimo że KSeF udostępniono już na przełomie 2021 i 2022 r., to obowiązkowy stanie się dopiero w kolejnych latach. Od kiedy Krajowy System eFaktur będzie obowiązywać?

• 1 lutego 2026 r. – KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich podmiotów, których wartość sprzedaży w roku podatkowym 2025 przekroczy 200 mln zł (wraz z kwotą podatku);
• 1 kwietnia 2026 r. Krajowy System e-Faktur obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Powyższe terminy są efektem nowelizacji, która przez Prezydenta RP podpisana została dopiero 5 czerwca  2024 r. Według wcześniejszych założeń Krajowy System e-Faktur miał być obowiązkowy już od 1 lipca 2024 r. Dlaczego tak się nie stało i ostatecznie podjęto decyzję o przesunięciu terminu KSeF?

Konieczność przygotowania technologii

Według założeń KSeF ma na bieżąco obsługiwać miliony faktur, co oznacza, że w każdym momencie będzie wykorzystywał ogromną liczbę danych. Dotychczasowe testy były przeprowadzane na małej grupie danych, która w żaden sposób nie odpowiada realiom, którym będzie musiała sprostać technologia, gdy KSeF stanie się obligatoryjny dla wszystkich przedsiębiorców.

Nie ulega wątpliwości, że wszelkie przestoje czy błędy, które mogłyby sparaliżować nie tylko działalność poszczególnych firm, ale w najczarniejszych scenariuszach nawet całej krajowej gospodarki, należy bezwzględnie wyeliminować przed wprowadzeniem systemu. Ponieważ technologia nie jest jeszcze odpowiednio przygotowana i przetestowana, było to jedną z przyczyn przesunięcia terminu wdrożenia systemu.

Apel przedsiębiorców

Jak już zauważyliśmy na wstępie, KSeF to nie tylko wyzwanie dla organów administracyjnych, ale także dla przedsiębiorców. Szczególnie mikro i małe firmy w 2024 roku nie były gotowe na pełne wdrożenie rozwiązania.

Przedsiębiorcy, eksperci biznesowi i doradcy podatkowi przez wiele miesięcy otwarcie to komunikowali. Ci ostatni wskazywali też na brak wyraźnych wytycznych resortu, które w odpowiedni sposób opisywałyby różne aspekty praktycznego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur.

Sami przedsiębiorcy natomiast często zgłaszali problemy związane z integracją obecnie wykorzystywanych systemów z wymogami e-fakturowania. Nie wszystkie programy finansowo-księgowe zdążyły bowiem dostosować swoje funkcjonalności do nowych standardów.

Zamiana dotychczasowych rozwiązań lub ich samodzielne przystosowanie wiązały się natomiast z ogromnymi kosztami, które nie każda firma była w stanie ponieść. Pytania o to, czy KSeF zostanie przesunięty, padały więc bardzo głośno i bardzo często, co też było argumentem za odroczeniem terminy obowiązywania systemu.

Korzyści wynikające z przesunięcia terminu KSeF

Ostatecznie rządzący zdecydowali się nie tylko przesunąć termin wejścia w życie obligatoryjnego KSeF-u, ale także przeprowadzić dodatkowe konsultacje społeczne i wprowadzić kolejne zmiany legislacyjne. Wszystko to ma pozwolić na wdrożenie systemu w sposób jak najbardziej efektywny i przejrzysty dla wszystkich.

Po przesunięciu terminu do wprowadzenia obowiązkowego KSeF-u zostało jeszcze trochę czasu. Warto wykorzystać go na kompleksowe przygotowanie firmy i dobrowolne testowanie systemu i oswajanie się z nim.