Zasady urlopu na żądanie – jak go zgłosić i komu przysługuje?

Urlop na żądanie nie jest ulubionym rozwiązaniem pracodawców, jednak pracownicy doceniają go w nagłych wypadkach. Daje prawo do niestawienia się w pracy, o ile poinformuje się o tym przełożonego w odpowiedni sposób. Sprawdzamy, co to UŻ, czyli urlop na żądanie, komu przysługuje oraz kiedy można z niego skorzystać.

Co to jest urlop na żądanie?

Od momentu pojawienia się w Kodeksie pracy urlop na żądanie budzi kontrowersje. Niektórzy podważają zasadność rozwiązania, innym przeszkadza brak doprecyzowania w przepisach ważnych aspektów, np. momentu, do którego należy zgłosić nieobecność. Jednak nie zapowiada się, aby możliwość wzięcia wolnego na żądanie miała zniknąć.

Urlop na żądanie (UŻ) przysługuje każdej osobie zatrudnionej na umowie o pracę. Czasem mogą skorzystać z niego także zatrudnieni na umowach cywilnoprawnych, o ile zezwala na to wewnętrzny regulamin firmy. W większości przypadków pracodawcy niechętnie poszerzają zakres przywileju, ponieważ niemal zawsze nagła nieobecność pracownika utrudnia funkcjonowanie przedsiębiorstwa. 

Zgodnie z Kodeksem pracy urlop na żądanie nie może być zaplanowany, a jego potrzebę należy zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia zmiany, na której zatrudniona osoba nie może się pojawić. Wolne na żądanie jest płatne w 100%, ale jednocześnie skraca liczbę dni urlopowych przysługujących w danym roku. 

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje w roku?

Osobom zatrudnionym na umowie o pracę przysługuje w roku 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego, w tym 4 dni UŻ. W perspektywie całego roku liczba nagłych nieobecności nie powinna zagrozić interesom przedsiębiorstwa, chociaż w praktyce wiele zależy od stanowiska zajmowanego przez daną osobę i wielkości firmy.

Po jakim czasie przysługuje urlop na żądanie? Ponieważ pochodzi z puli dni urlopowych, najwcześniej można z niego skorzystać po miesiącu pracy – zgodnie z wyliczeniami każdy przepracowany miesiąc zwiększa pulę o 1/12 urlopu przysługującego w danym roku. Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę dłużej niż rok w kolejnych latach otrzymują od razu 20 lub 26 dni urlopowych. W przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego niewykorzystany urlop na żądanie nie przechodzi na dalszy okres.

Kiedy pracownik może skorzystać z tego prawa?

Z urlopu na żądanie należy korzystać jedynie w nagłych przypadkach. Nie powinno się wykorzystywać go np. w sytuacji, kiedy wcześniejszy wniosek o urlop w danym dniu został odrzucony. Z drugiej strony, nie ma konieczności informowania szefostwa o powodzie wolnego na żądanie, ale pracodawca prawdopodobnie nie wyrazi zgody na urlop w razie zaistnienia wątpliwości co do nagłości potrzeby jego wykorzystania.

Jak prawidłowo zgłosić urlop na żądanie?

Chęć wzięcia urlopu na żądanie najlepiej zgłosić na piśmie. W tym celu można wysłać mailowo specjalny wniosek bezpośrednio do szefostwa lub działu kadr, ale wystarczy również e-mail, SMS czy wiadomość na komunikatorze firmowym napisana własnymi słowami. Nie ma obowiązku podawania powodu żądania, ale będzie to mile widziane. Dzień wolny można rozpocząć dopiero po otrzymaniu informacji zwrotnej o akceptacji prośby.

Bywają sytuacje, kiedy potrzebna jest szybka decyzja i wtedy najlepiej zadzwonić do szefa oraz poprosić o potwierdzenie ustaleń mailem lub SMS-em. Obie strony mają wtedy pisemny dowód, że wniosek o urlop na żądanie został zaakceptowany.

Przed zgłoszeniem UŻ warto sprawdzić, ile dni urlopu na żądanie pozostało do wykorzystania w danym roku. Jeśli ich liczba przekracza 4, zgodnie z Kodeksem pracy urlop na żądanie nie może zostać udzielony. Warto w tym miejscu dodać, że od 2023 roku wprowadzono tzw. urlop z powodu siły wyższej, który można wykorzystać dwukrotnie w ciągu roku. Nie zalicza się on do dni urlopu wypoczynkowego, w związku z czym wysokość świadczenia w jego przypadku wynosi 50% dniówki. Co ważne, pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu z powodu siły wyższej.

Czy pracodawca może odmówić?

Panuje przekonanie, że pracodawca nie może odrzucić wniosku o urlop na żądanie. W rzeczywistości ma do tego prawo, jednak wyłącznie w sytuacji, kiedy zagrożone jest jego dobro firmy lub mienie. Przykładem może być pozostawienie otwartego sklepu bez opieki przez osobę z poprzedniej zmiany. Brak zastępstwa także może być powodem odmowy, jeśli naraża przedsiębiorcę na straty.

Pracodawca ma również prawo do odwołania pracownika z urlopu na żądanie, jeśli zaistniały okoliczności nieprzewidziane w chwili udzielenia zgody na nieobecność, np. danego dnia wszystkie osoby nie stawiły się w pracy. UŻ bywa wykorzystywane przez pracowników jako forma strajku – konieczność zaakceptowania wniosku stanowi zabezpieczenie dla zatrudniającego przed taką sytuacją.

Ponadto pracodawca odmawia urlopu, jeśli dana osoba wykorzystała pulę dostępnych dni w danym roku kalendarzowym. Wolnego na żądanie nie można udzielić na kilka godzin, jednak taką możliwość daje wspomniany urlop z powodu siły wyższej. W nagłych, nieprzewidzianych wypadkach pracownik wybiera, w jaki sposób ma być potraktowana jego nieobecność.

Urlop na żądanie jest ważnym prawem pracowniczym, które pracodawcy powinni respektować. W praktyce zdarza się, że nie wyrażają zgody na nagłą nieobecność, pomimo braku powodów zgodnych z Kodeksem pracy. Przepisy prawa pracy wskazują jednak, że odmowa udzielenia urlopu na żądanie powinna być uzasadniona jedynie ważnymi przyczynami organizacyjnymi, a możliwość tę należy stosować w wyjątkowych sytuacjach.