Staż pracy – czy działalność gospodarcza i umowa-zlecenie będą się wliczać?

Od 2026 roku działalność gospodarcza oraz praca w ramach umowy-zlecenia będą wliczane do stażu pracy. To przełomowa zmiana dla milionów osób pracujących w Polsce na podstawie umów cywilnoprawnych lub prowadzących własną firmę – staż pracy wpływa bowiem na szereg uprawnień pracowniczych, m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego czy wysokość odprawy emerytalnej. Nowe zasady dotyczą wyłącznie uprawnień pracowniczych realizowanych w ramach umowy o pracę. Nie „zamieniają” zlecenia w etat, nie dają urlopu osobom nadal pracującym na zleceniu, nie zmieniają statusu przedsiębiorcy. O czym jeszcze musisz wiedzieć?

Dlaczego podjęto się takich zmian?

Obecnie na polskim rynku prace tego samego rodzaju, wykonywane są na podstawie różnych stosunków prawnych i w różnych formach. Osoba zatrudniona na umowę o pracę przez 10 lat ma pełny staż, podczas gdy ktoś wykonujący tę samą pracę na umowie-zleceniu – formalnie nie ma żadnego stażu. Ustalanie stażu pracy wyłącznie na podstawie stosunku pracy prowadzi więc do nierównego traktowania w zakresie uprawnień zależnych od stażu pracy. Nowelizacja ma to zmienić. 

Dotychczasowe zasady ograniczały dostęp do wielu uprawnień pracowniczych, m.in. nagrody jubileuszowej, dodatku stażowego, a także stanowiska, na którym wymagany jest określony staż pracy. Staż wpływa również na wymiar urlopu wypoczynkowego – pracownik z 10-letnim stażem ma prawo do 26 dni urlopu rocznie (zamiast 20). Podobnie jest z odprawą emerytalną, której wysokość może zależeć od przepracowanych lat.

Co więcej, staż pracy może wpływać na prawo do świadczeń przedemerytalnych. Osoby, które przez lata pracowały w ramach umów cywilnoprawnych, mogły mieć problem z udowodnieniem wymaganego stażu do otrzymania tego świadczenia. Pamiętaj też, że nowe zasady mają znaczenie wyłącznie dla uprawnień realizowanych w ramach stosunku pracy. Oznacza to, że umowa-zlecenie nie zapewni Ci na przykład takiego przywileju, jak 26 dni płatnego urlopu.

Co wlicza się do stażu pracy według nowych zasad?

Zgodnie z podpisaną ustawą, do okresu zatrudnienia, czyli do stażu pracy – poza wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy i stosunków służbowych – wliczane będą okresy wykonywania pracy i prowadzenia działalności, jeśli stanowiły tytuł do ubezpieczeń społecznych.

Nowelizacja nie rozwiązuje kilku problemów, wśród których należy wskazać na status umowy o dzieło, która de facto nie wlicza się do stażu pracy, bo nie podlega ubezpieczeniom społecznym, a także nie jest tytułem do świadczenia pracy wykonywanej kierunkowo. Z pełną listą czynności, które będą wliczać się do stażu zatrudnienia, można zapoznać się na stronie rządowej.

Do stażu pracy nadal nie będzie się też wliczać działalność nierejestrowana. Jak widzisz, nie wszystkie formy „zatrudnienia” będą uznane za staż pracy po wejściu w życie tej nowelizacji.

Jak złożyć oświadczenie do ZUS dotyczące stażu pracy?

Nowe okresy zaliczane do stażu pracy będą przez pracowników ZUS-u weryfikowane pod kątem zaistnienia okresów ubezpieczeniowych i składkowych. Co warto podkreślić, decyzję o zaliczeniu ich do stażu pracy, na podstawie przedstawionej dokumentacji, będzie podejmował pracodawca na wniosek pracownika. 

Cała procedura obejmuje kilka prostych kroków:

1. Złożenie wniosku do ZUS – możesz to zrobić elektronicznie (na przykład przez platformę eZUS) lub osobiście w oddziale. We wniosku wskazujesz okresy, które chcesz potwierdzić.
2. Weryfikacja danych przez ZUS – na podstawie zapisów w systemie ubezpieczeń społecznych ZUS sprawdza, czy w podanych okresach odprowadzano składki.
3. Wydanie zaświadczenia – jeśli dane się potwierdzają, ZUS wydaje oficjalne zaświadczenie o okresach składkowych.
4. Przedstawienie zaświadczenia pracodawcy – na tej podstawie pracodawca uwzględnia dodatkowe okresy w Twoim stażu pracy.

Jeśli Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie ma Twoich danych w swojej bazie, możesz próbować udowodnić staż innymi dokumentami, w tym:

• umowami między stronami,
• decyzjami,
• oświadczeniami.

Czy nowe przepisy obejmują okresy pracy za granicą?

Tak, ustawa przewiduje wliczanie udokumentowanych okresów innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej za granicą. Dotyczy to zarówno pracy w krajach Unii Europejskiej, jak i poza nią. Kluczowe jest jednak posiadanie dokumentacji potwierdzającej te okresy – mogą to być zaświadczenia od zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych, umowy o pracę lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie.

W przypadku pracy w krajach UE obowiązują przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, co ułatwia pozyskanie odpowiednich zaświadczeń. Dla okresów pracy poza UE procedura może być bardziej skomplikowana. Warto podkreślić, że nie wszystkie okresy pracy za granicą będą wliczane automatycznie – zawsze muszą być one udokumentowane i możliwe do weryfikacji.

Wyjątki i sytuacje sporne – czego nowelizacja może nie obejmować?

Ustawa obejmuje również okresy niepodlegania ubezpieczeniom społecznym przewidziane w przepisach szczególnych, np. wykonywanie pracy na podstawie umowy o świadczenie usług przez uczniów szkół ponadpodstawowych lub studentów do ukończenia 26 roku życia. Jednak tutaj pojawia się istotny niuans praktyczny. Umowy-zlecenia z uczniami i studentami do 26. roku życia są co do zasady zwolnione ze składek ZUS. Oznacza to, że ZUS nie będzie w stanie wystawić zaświadczeń potwierdzających te okresy w standardowym trybie – po prostu nie ma ich w systemie. Pracownicy będą musieli udowodnić te okresy innymi dokumentami, np. kopiami umów, świadectwami pracy lub potwierdzeniami wypłat wynagrodzenia, które finalnie będzie musiał zatwierdzić pracodawca.

Kiedy zmiany wchodzą w życie?

Ustawa została podpisana przez Prezydenta 16 października 2025 r. i ogłoszono ją w Dzienniku Ustaw 21 października 2025 r. Nowe przepisy wchodzą w życie dwuetapowo:

• 1 stycznia 2026 r. – dla sektora publicznego (urzędy, instytucje państwowe, samorządy),
• 1 maja 2026 r. – dla sektora prywatnego (pierwszy dzień miesiąca po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy; data wynika z przepisów przejściowych i terminu ogłoszenia aktu prawnego w Dzienniku Ustaw).

Różnice w terminach mają dać pracodawcom prywatnym więcej czasu na dostosowanie procedur kadrowych i systemów informatycznych do nowych wymagań.