Czym jest zaświadczenie o niekaralności i jak je uzyskać?

W niektórych sytuacjach podczas ubiegania się o pracę lub zakładania niektórych typów działalności gospodarczej jest wymagane zaświadczenie o niekaralności. Gdzie zdobyć taki dokument i w jaki sposób można uzyskać tzw. certyfikat o niekaralności dla celów zawodowych? Odpowiadamy na pytania związane z orzeczeniem o niekaralności.

Kiedy potrzebne jest zaświadczenie o niekaralności?

Wniosek o zaświadczenie o niekaralności musisz złożyć, jeśli ubiegasz się o stanowisko w zawodzie zaufania publicznego, czyli na przykład: 

• w sektorze wymiaru sprawiedliwości (prawnik, sędzia, kurator), 
• w służbach mundurowych (policjant, strażak, żołnierz zawodowy), 
• w zawodzie wymagającym pracy z dziećmi (nauczyciel, opiekun na wyjeździe, instruktor zajęć dla dzieci i młodzieży), 
• w ochronie zdrowia, 
• w doradztwie podatkowym, 
• w instytucjach państwowych i bankowych,
• w ochronie osób i mienia. 

Nie ma znaczenia, czy szukasz zatrudnienia u kogoś, czy zakładasz własną firmę, która będzie świadczyć takie usługi – jako przedsiębiorca w którymkolwiek z tych sektorów również musisz mieć zaświadczenie o niekaralności. Nie zawsze muszą je jednak posiadać Twoi pracownicy – to już zależy od konkretnej branży.

Zaświadczenie o niekaralności może się również przydać podczas transakcji z dużymi kontrahentami, na przykład z zagraniczną firmą. Niektórzy z ostrożności wolą mieć wgląd w taki dokument, żeby mieć pewność, że współpracują z uczciwymi ludźmi.

O akt o niekaralności może też zawnioskować KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) podczas wpisu spółki z o.o. lub S.A. – co do zasady członkowie zarządu takich spółek nie powinni być w przeszłości karani za przestępstwa gospodarcze.

Gdzie można je uzyskać?

Istnieją trzy sposoby na zdobycie zaświadczenia o niekaralności. Gdzie je uzyskać?

• Punkt informacyjny KRK (Krajowego Rejestru Karnego) - znajdziesz go na przykład w sądzie rejonowym. Zaświadczenie o niekaralności możesz dostać od ręki: wystarczy wypełnić wniosek i okazać dowód tożsamości, a także wnieść opłatę, która obecnie wynosi 30 zł. W większości punktów możliwa jest płatność kartą, ale warto na wszelki wypadek mieć przy sobie gotówkę.
• Online na stronie e-KRK – jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności online? Musisz zalogować się przez Profil Zaufany (na przykład bankowość internetową) lub certyfikat kwalifikowany i wypełnić wniosek online. Opłata w tym wypadku wynosi 20 zł. Zaświadczenie otrzymasz w formacie PDF.
• Przez pośrednika, na przykład prawnika – jeśli nie masz czasu lub możliwości zawnioskować o zaświadczenie o niekaralności osobiście. W tym przypadku do kosztów zaświadczenia dochodzi opłata 17 zł za pełnomocnictwo, chyba że tę sprawę załatwia za Ciebie na przykład małżonek.

Jakie dokumenty są potrzebne do wniosku?

Podstawowym dokumentem, który trzeba złożyć do KRK, żeby otrzymać zaświadczenie o niekaralności, jest wniosek o udzielenie informacji o osobie – znajdziesz go w formie papierowej w punktach informacyjnych KRK, a także na stronie e-KRK (formularz gotowy do wypełnienia). Jakie jeszcze dokumenty przydadzą się przy pobieraniu zaświadczenia o karalności?

Miej przy sobie dowód tożsamości, np. dowód osobisty albo paszport, oraz potwierdzenie opłaty za zaświadczenie. Jeśli płacisz na miejscu w kasie, otrzymasz taki dokument od inkasenta, a jeśli wcześniej zrobisz przelew na konto punktu, nie zapomnij wydrukować jego potwierdzenia!

W szczególnych sytuacjach mogą być też wymagane inne dokumenty i informacje. Jeśli wnioskujesz o zaświadczenie o niekaralności w czyimś imieniu, musisz mieć PESEL tej osoby. Z kolei przedsiębiorcy, którzy potrzebują dokumentu dla swojej działalności gospodarczej, są proszeni też o NIP i REGON firmy.

Jak wygląda procedura krok po kroku?

Proces uzyskania zaświadczenia o niekaralności jest bardzo szybki i łatwy niezależnie od tego, z jakiej procedury korzystasz. Zaświadczenie o niekaralności otrzymasz od ręki zarówno online, jak i osobiście w punkcie informacyjnym KRK. Wystarczy złożyć wniosek, potwierdzić swoją tożsamość i wnieść opłatę – dzięki temu możesz uzyskać zaświadczenie o niekaralności nawet bez wychodzenia z domu.

Ile kosztuje zaświadczenie o niekaralności?

Opłata za zaświadczenie o niekaralności jest opłatą urzędową – na terenie całego kraju wynosi tyle samo. W 2025 r. jest to 30 zł za dokument uzyskany osobiście w punkcie informacyjnym oraz 20 zł za zaświadczenie wydane elektronicznie, za pośrednictwem e-KRK. 

Pamiętaj, że jeżeli korzystasz z pośrednictwa pełnomocnika, niezależnie od sposobu uzyskania zaświadczenia o niekaralności, zapłacisz dodatkowo 17 zł za pełnomocnictwo.

Jak długo jest ważne takie zaświadczenie?

Z formalnego punktu widzenia nie ma określonego terminu, po którego upływie zaświadczenie o niekaralności staje się nieważne. Przedstawia ono stan na określony datą wydania dzień.

W praktyce jednak wiele urzędów i instytucji wymaga, żeby zaświadczenie o niekaralności było aktualne, czyli wydane maksymalnie miesiąc wcześniej. Czasem dopuszcza się nieco starsze dokumenty, ale 30 dni jest ogólnie przyjętą normą.

Najsurowsze są w tych kwestiach instytucje związane z bezpieczeństwem, finansami oraz pracą z dziećmi – jeśli planujesz założenie działalności gospodarczej w takiej branży, zawsze musisz mieć aktualne zaświadczenie o niekaralności.

Nie warto wydawać pieniędzy ani przeznaczać czasu na pobieranie zaświadczenia o niekaralności na wszelki wypadek. Mimo że może się wydawać, że 20 czy 30 zł to niewielka kwota, to w praktyce takie zaświadczenie może nie zostać uznane, jeśli data wydania będzie zbyt odległa.

Lepiej wnioskować o nie wtedy, kiedy jest to naprawdę konieczne. O wymogu przedstawienia takiego dokumentu zawsze informuje się wcześniej, więc będziesz mieć czas na jego pozyskanie. Dzięki procedurze w e-KRK to kwestia kilku minut.