Zaświadczenie o zarobkach – kto i w jakim celu może je wystawić?

Każdemu pracownikowi przysługuje prawo do otrzymania zaświadczenia o zarobkach. Wystarczy, że o wydanie takiego dokumentu poprosi swojego pracodawcę. Dzięki zaświadczeniu można np. ubiegać się o kredyt lub pożyczkę. Sprawdź, co musisz wiedzieć na ten temat.

Czym jest zaświadczenie o zarobkach?

Zaświadczenie o zarobkach (lub inaczej oświadczenie o zarobkach) to dokument potwierdzający wysokość wynagrodzenia, jakie otrzymuje pracownik w Twojej firmie. Stanowi poświadczenie stabilności finansowej i jest wymagane np. przy staraniu się o kredyt, rozkładaniu płatności na raty czy zapisywaniu dziecka do przedszkola. 

Dokument ten może być wystawiony nie tylko na firmowym druku, ale również na wzorze zewnętrznym, np. formularzu z banku. Nie ma limitu w zakresie liczby wystawianych zaświadczeń, ale należy pamiętać, że dokument jest ważny przez 30 dni od daty wystawienia.

Pracodawca wystawia oświadczenie wyłącznie pracownikowi, z którym jest związany stosunkiem pracy. Pracownik z działu kadr lub inna osoba reprezentująca pracodawcę również może wydać zaświadczenie, ale tylko jeśli posiada stosowne pełnomocnictwo.

Istnieje kilka wariantów takiego oświadczenia:

• zaświadczenie o zarobkach do kredytu,
• zaświadczenie o zarobkach za jeden miesiąc,
• zaświadczenie o zarobkach z 3 miesięcy,
• zaświadczenie o zarobkach brutto,
• zaświadczenie o zarobkach netto.

Pracownik może również zwrócić się z prośbą o wystawienie zaświadczenia o:

• zatrudnieniu, 
• charakterze świadczonej pracy, 
• okresach składkowych i nieskładkowych, 
• wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne,
• wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności.

Takie dokumenty mogą być pracownikowi potrzebne w celu uzyskania różnego rodzaju świadczeń z ubezpieczeń społecznych, m.in. emerytury, zasiłków lub świadczeń socjalnych.

Jakie informacje muszą znaleźć się w zaświadczeniu o zarobkach?

Wystawiając zaświadczenie dla pracownika, pamiętaj o kilku ważnych informacjach, jakie należy ująć. W dokumencie muszą się znaleźć m.in.:

• dane pracownika,
• dane pracodawcy,
• data wystawienia i miejscowość,
• data rozpoczęcia pracy,
• rodzaj umowy i jej długość (np. umowa na czas nieokreślony, określony lub próbny),
• wysokość zarobków,
• podpis pracodawcy,
• pieczątka firmowa.

W zaświadczeniu o zarobkach wykazuje się przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto wraz z dodatkami i innymi świadczeniami pieniężnymi związanymi ze stosunkiem pracy w określonym czasie (przyjmuje się, że jest to od 3 do 6 miesięcy). Dodatki to m.in.:

• premie uznaniowe,
• nagrody,
• ekwiwalenty.

Pozostałe informacje zamieszczane w dokumencie powinien regulować regulamin pracy bądź inne wewnętrzne przepisy Twojej firmy.

Sytuacje, w których koniecznie jest wystawienie zaświadczenie o zarobkach

Już wiesz, że zaświadczenie potwierdza sytuację finansową, a także stabilność zatrudnienia Twojego pracownika. Jego wystawienie jest konieczne, gdy pracownik np.:

• ubiega się o kredyt bankowy,
• ubiega się o pożyczki,
• zapisuje dziecko do przedszkola lub innej placówki,
• uczestniczy w sprawach sądowych i rozwodowych.

Czy pracodawca ma obowiązek wydać zaświadczenie o zarobkach?

Obowiązku wystawiania zaświadczenia o zarobkach nie reguluje Kodeks pracy, a przepisy ubezpieczeń społecznych (dokładniej art. 125 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych).  Artykuł wyróżnia między innymi następujące obowiązki płatnika składek:

• współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia,
• wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości.

Oznacza to, że jako płatnik składek (pracodawca) masz obowiązek współudziału w gromadzeniu niezbędnej dokumentacji do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Zakres tych czynności obejmuje poszukiwanie, tworzenie oraz wydawanie dokumentów, które pomogą ustalić określone świadczenia.

Pamiętaj, że jeśli pracownik nie otrzyma zaświadczenia, może dochodzić swoich praw przed sądem. Brak zgody utożsamiany jest z działaniem na szkodę pracownika.