Autozapis do PPK w 2023 roku - wszystko, co musisz wiedzieć

Do 28 lutego każdy podmiot zatrudniający jest zobowiązany poinformować pracowników o zbliżającym się automatycznym zapisie do Pracowniczych Planów Kapitałowych oraz o możliwości rezygnacji z tej formy oszczędzania. Co autozapis do PPK oznacza dla Ciebie i Twoich pracowników? Dowiesz się z tego artykułu.

Automatyczny zapis do PPK - o co chodzi?

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to skierowany do pracowników długoterminowy program oszczędzania na dodatkową emeryturę, do którego w latach 2019-2021 musiały przystąpić wszystkie zobowiązane do tego podmioty zatrudniające. Ich pracownicy mogli zrezygnować z udziału w programie, jednak zgodnie z ustawą o PPK co cztery lata jest przeprowadzany autozapis. Tegoroczny będzie pierwszym od początku istnienia PPK, termin kolejnego automatycznego zapisu to 2027 rok – i tak co cztery lata.

Autozapis oznacza, że pracownicy, którzy zrezygnowali wcześniej z udziału w programie, zostaną do niego ponownie zapisani. Złożone przez nich wcześniej rezygnacje z dokonywania wpłat do PPK pozostaną w mocy tylko do końca lutego 2023 r. Pracownicy, którzy w dalszym ciągu nie chcą uczestniczyć w programie, muszą złożyć nowe rezygnacje – ale nie wcześniej niż 1 marca 2023 roku. 

Zapis do PPK nie wymaga uzyskania przez pracodawcę zgody pracownika – w przypadku braku nowej rezygnacji, dzieje się automatycznie. Pracodawca zawiera wówczas w imieniu pracownika umowę o prowadzenie PPK, a potem nalicza i pobiera wpłaty oraz dokonuje przelewów do PPK.

Obowiązek informacyjny

Ustawodawca zobowiązał pracodawców, aby informowali pracowników o zbliżającym się co cztery lata autozapisie. Data – koniec lutego – jest jednakowa dla wszystkich, niezależnie od tego, kiedy konkretny pracodawca zawarł umowę o zarządzanie PPK. 

O autozapisie należy poinformować osoby zatrudnione, które złożyły deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK:

• przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK,
• już w trakcie oszczędzania w programie.

Sposób wykonania obowiązku informacyjnego o autozapisie nie jest sprecyzowany w ustawie o PPK. Pamiętaj jednak, żeby zrobić to w sposób, który pozwoli Ci udowodnić wywiązanie się z tego działania. 

Obowiązek dokonywania wpłat

Jako pracodawca od 1 kwietnia 2023 r. musisz dokonywać wpłat do PPK za wszystkich uczestników programu, którzy nie zrezygnują ponownie z udziału w programie. Sposób działania zależy od tego, czy zrezygnowały z PPK jeszcze przed podpisaniem umowy o jego prowadzenie, czy już w trakcie trwania umowy. Tych pierwszych musisz najpierw „zapisać” do programu, a następnie – już w obu przypadkach – będziesz naliczać i wpłacać składki do PKK już od wynagrodzeń wypłacanych w marcu 2023 r.

Od momentu złożenia przez pracownika rezygnacji z PPK, pracodawca nie może naliczać składek. Jeśli złoży ją po terminie wypłaconych wynagrodzeń, ale jeszcze przed przekazaniem wpłaty do instytucji finansowej, należy skorygować naliczone wynagrodzenie, a pobrane składki zwrócić pracownikowi.

Kogo dotyczy ponowny zapis do PPK?

Autozapis dotyczy zatrudnionych osób, które:

• ukończyły 18 lat, ale nie więcej niż 55 lat;
• złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK do 28 lutego 2023 r.;
• nie złożą w marcu 2023 r. ponownej rezygnacji z dokonywania wpłat. 

Autozapis obejmuje wszystkie podmioty zatrudniające, które zatrudniają osoby zgłoszone do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalno-rentowych. Są to:

• pracodawca w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy,
• zleceniodawca, jeśli zawarł umowę agencyjną, umowę zlecenia albo inną umowę o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu,
• nakładca,
• rolnicza spółdzielnia produkcyjna i spółdzielnia kółek rolniczych,
• podmiot, w którym działa rada nadzorcza, która pobiera wynagrodzenie,
• płatnik – jeśli pracodawca lub zleceniodawca nie posiada NIP lub REGON.

Kto nie ma obowiązku tworzenia PPK?

• pracodawca, który nie prowadzi działalności gospodarczej (np. osoba zatrudniająca nianię do dziecka),
• mikroprzedsiębiorca, o ile wszystkie osoby zatrudnione złożyły pisemne deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat,
• podmiot zatrudniający, który prowadzi Pracowniczy Program Emerytalny – w dniu podlegania przepisom o PPK nalicza i odprowadza składki podstawowe do PPE w wysokości przynajmniej 3,5% wynagrodzenia dla co najmniej 25% osób zatrudnionych.

Autozapis do PPK – terminy

Termin dopełnienia obowiązku informacyjnego jest pierwszą, ale nie jedyną datą, którą warto zapamiętać. Poniżej pełne zestawienie terminów związanych z autozapisem do Pracowniczych Planów Kapitałowych.