Arkusz weryfikacji podmiotu przetwarzającego – wzór dokumentu

Wzór arkusza weryfikacji podmiotu przetwarzającego

Prawidłowo wypełniony arkusz weryfikacji podmiotu przetwarzającego pozwala ocenić, czy podmiot przetwarzający gwarantuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne ochrony danych. Dokument, zwany także ankietą weryfikacji podmiotu przetwarzającego, powinien być dostosowany do specyfiki działalności administratora, rodzaju powierzonych danych oraz wymogów RODO. Weryfikacja podmiotu przetwarzającego minimalizuje ryzyko ewentualnych naruszeń i związanych z nimi konsekwencji prawnych dla administratora.

Wzór arkusza weryfikacji podmiotu przetwarzającego powinien mieć przejrzystą i logiczną strukturę ułatwiającą jego wypełnienie przez podmiot przetwarzający i analizę przez administratora. Dobrym rozwiązaniem jest podzielenie arkusza na sekcje tematyczne, odpowiadające różnym aspektom ochrony danych. W razie stwierdzenia jakichkolwiek braków lub niezgodności administrator powinien zwrócić się do podmiotu przetwarzającego o dodatkowe wyjaśnienia, lub podjęcie niezbędnych działań naprawczych.

Dlaczego ważna jest weryfikacja podmiotu przetwarzającego?

Sprawdzenie podmiotu przetwarzającego przed powierzeniem mu przetwarzania danych osobowych jest kluczowym obowiązkiem administratora wynikającym z art. 28 ust. 1 RODO. Przeprowadzenie rzetelnej weryfikacji podmiotu przetwarzającego pozwala administratorowi upewnić się, że powierzone dane będą należycie zabezpieczone i przetwarzane zgodnie z prawem.

Jest to szczególnie istotne w kontekście potencjalnych wysokich kar administracyjnych, jakie może nałożyć organ nadzorczy w przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. W przypadku kontroli UODO (Urzędu Ochrony Danych Osobowych) weryfikacja podmiotu przetwarzającego jest jednym z kluczowych elementów podlegających sprawdzeniu.

Wyniki weryfikacji w postaci raportu umożliwiają również identyfikację potencjalnych obszarów ryzyka i podjęcie odpowiednich działań zaradczych. Może to obejmować na przykład negocjacje dodatkowych zapisów w umowie powierzenia przetwarzania lub uzgodnienie konkretnych środków bezpieczeństwa, które podmiot przetwarzający powinien wdrożyć.

Jakie informacje zawiera arkusz weryfikacji podmiotu przetwarzającego?

Prawidłowo skonstruowany wzór arkusza weryfikacji podmiotu przetwarzającego powinien zawierać następujące dane:

• Informacje ogólne o podmiocie przetwarzającym, w tym dane kontaktowe, informacje o inspektorze ochrony danych (jeśli został powołany), oraz ogólny opis działalności związanej z przetwarzaniem danych.
• Szczegółowy opis środków technicznych i organizacyjnych stosowanych przez podmiot przetwarzający. Powinno to obejmować informacje o systemach informatycznych, procedurach kontroli dostępu, szyfrowania danych, czy też fizycznych zabezpieczeniach pomieszczeń, w których przetwarzane są dane.
• Procedury bezpieczeństwa danych, w tym sposób reagowania na incydenty bezpieczeństwa, procedury tworzenia kopii zapasowych, czy też polityka czystego biurka i czystego ekranu.
• Informacje o szkoleniach pracowników w zakresie ochrony danych osobowych, ich częstotliwości i zakresie tematycznym.

Odpowiedzi udzielone przez podmiot przetwarzający w arkuszu weryfikacji powinny być następnie analizowane przez administratora pod kątem ich kompletności, spójności i adekwatności do wymagań RODO. Aby mieć pewność, że dokument będzie przygotowany prawidłowo, pobierz wzór arkusza weryfikacji podmiotu przetwarzającego. Znajdziesz go poniżej w formacie do wydruku (.pdf) i w pliku edytowalnym (.docx).
 

Zamieszczane wzory dokumentów mają charakter orientacyjny i nie stanowią porady prawnej ani podatkowej. Firmove.pl nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji zawartych w tych wzorach.