Kontrola VAT – na czym polega i kto może się jej spodziewać?

Ministerstwo Finansów podało, że w 2023 r. zakończonych zostało ponad 13 tys. kontroli podatkowych i ponad 7 tys. kontroli celno-skarbowych. Kontrole dotyczące VAT-u stanowiły 54%, a kontrole celno-skarbowe 57%. Wykazały one ogromne uszczuplenia budżetu państwa, które liczone są w miliardach złotych. Liczba kontroli stale rośnie, a ich skuteczność jest naprawdę wysoka. Dowiedz się, czym jest kontrola VAT i jak się do niej przygotować.

Czym jest kontrola VAT i na czym polega?

Kontrola VAT to jedno z narzędzi organów państwowych do sprawdzenia, czy podatnik zarejestrowany w rejestrze czynnych podatników VAT poprawnie rozlicza się z tego właśnie podatku. W praktyce kontrola podatku od towarów i usług odbywa się w ramach jednej z dwóch procedur.

Kontrole VAT z urzędu skarbowego i kontrole VAT przeprowadzane przez naczelników urzędów celno-skarbowych, pomimo istotnych różnic, mają jednak dość podobne założenia – ich celem jest sprawdzenie, czy jako podatnik VAT przestrzegasz przepisów prawa. Zawsze ważne jest jednak, aby wiedzieć jakiemu rodzajowi kontroli jest poddawana firma, ponieważ od tego zależy zakres przysługujących uprawnień.

Jakie są etapy kontroli VAT? Kontrola podatkowa a kontrola celno-skarbowa

Kontrolę VAT z urzędu skarbowego zazwyczaj poprzedza zawiadomienie, które informuje, kiedy dokładnie rozpocznie się procedura (od 7 do 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia). Zawiadomienia nie są przekazywane przed kontrolą przy zwrocie VAT, a także przed kontrolą celno-skarbową.

Kontrola celno-skarbowa może być prowadzona przez naczelnika urzędu celno-skarbowego nawet natychmiast po okazaniu przez podmiot kontrolujący właściwej legitymacji służbowej (lub po wcześniejszym doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli). Nie obowiązują przy niej również inne gwarancje, które dotyczą kontroli podatkowej, a więc:

• ograniczenie czasu trwania kontroli, które wynosi obecnie:

- 12 dni roboczych w jednym roku kalendarzowym dla mikroprzedsiębiorców,
- 18 dni roboczych dla małych przedsiębiorców,
- 24 dni robocze dla średnich przedsiębiorców,
- 48 dni roboczych dla pozostałych przedsiębiorstw;

• zakaz podejmowania i prowadzenia równocześnie wobec danej firmy więcej niż jednej kontroli.

Po wszczęciu kontroli każda osoba widniejąca w rejestrze płatników VAT, która jest w danym momencie kontrolowana, ma obowiązek przedstawić wymagane przez organy dokumenty oraz udzielić stosownych wyjaśnień.

W przypadku kontroli celno-skarbowej może dojść do przesłuchania świadków, powołania biegłego, przeszukania lokali mieszkalnych czy wystąpienia do naszych kontrahentów. Możliwe jest tu nawet żądanie udostępnienia billingów czy urządzeń kontroli operacyjnej. Kontrola podatkowa kończy się sporządzeniem protokołu kontroli, do którego w ciągu 14 dni od dnia jego otrzymania, można wnieść zastrzeżenia.

Kontrola celno-skarbowa kończy się natomiast wynikiem kontroli. W przeciwieństwie do protokołu kontroli podatkowej do wyniku kontroli celno-skarbowej nie można złożyć żadnych zastrzeżeń. Jedyne co w tym wypadku możesz zrobić, to naprawić wykryte przez organ nieprawidłowości i skorygować złożoną wcześniej deklarację podatkową. Brak takiego działania z Twojej strony spowoduje, że kontrola celno-skarbowa przekształci się w postępowanie podatkowe.

Jak przygotować się do kontroli?

Do kontroli w zakresie podatku VAT powinien być gotowy każdy podatnik figurujący w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT. Jak zadbać o wszystkie istotne aspekty?

1. Sprawdzaj wszystkich swoich kontrahentów (na liście podatników VAT oraz na białej liście rachunków).
2. Prowadź regularną i uporządkowaną firmową dokumentację. Szczególną uwagę zwróć na te dokumenty, które są sprawdzane w trakcie kontroli podatku od towarów i usług, a więc:

   ewidencję VAT,

   - faktury VAT (zarówno sprzedażowe, jak i zakupowe, w tym także wszelkie korekty),

   - potwierdzenia dokonanych płatności, także tych objętych mechanizmem podzielonej płatności,

   - umowy z kontrahentami,

   - inne dokumenty dotyczące podatku VAT.

3. Dokonuj regularnych przeglądów swojej dokumentacji podatkowej. Pozwoli Ci to na szybsze zidentyfikowanie potencjalnych błędów.
4. W razie wątpliwości korzystaj z usług doradców podatkowych, gdyż tego typu profesjonalna pomoc to najlepszy sposób na odpowiednie przygotowanie się na wypadek kontroli.