Modele podejmowania decyzji w biznesie – jak wybrać najlepszy dla swojej firmy?

Według szacunków każdy człowiek dokonuje nawet 35 000 wyborów dziennie. Część z nich nie ma oczywiście większego znaczenia, ale niektóre mogą wiązać się z istotnymi konsekwencjami. Podejmowanie decyzji jest wyzwaniem zwłaszcza w kontekście biznesowym. Warto uczyć się na cudzych błędach, a by uniknąć własnych, posiłkować się sprawdzonymi zasadami podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie.

Istota podejmowania decyzji w biznesie

Prowadzenie firmy to na dobrą sprawę sztuka podejmowania decyzji – od drobnych, codziennych spraw po strategiczne wybory wpływające na przyszłość całej organizacji. Dlatego tak ważne jest wypracowanie skutecznego modelu podejmowania decyzji, który pozwoli Ci działać efektywnie i opierać się na jak najbardziej obiektywnych informacjach.

Podjęcie decyzji biznesowej to w rzeczywistości akt wyboru pomiędzy różnymi alternatywami. Pod tym względem niewiele różni się więc od wyborów, przed jakimi stoimy w życiu prywatnym. Zupełnie inaczej mogą jednak prezentować się konsekwencje – i to dla bardzo szerokiego grona osób. 

Musisz zdecydować, w co zainwestować pieniądze, jak je wydać i w jaki sposób maksymalizować zwrot z kapitału, jednocześnie zaspokajając potrzeby klientów i dbając o własny zespół. Co ważne: każdemu wyborowi towarzyszy koszt alternatywny, czyli wartość możliwości, z których rezygnujesz, decydując się na inną opcję. Dlatego rozpoznanie, która z nich jest najlepsza, odgrywa tak ważną rolę, i nie warto pozostawiać tej kwestii przypadkowi. Wdrażając w życie odpowiedni model procesu podejmowania decyzji, możesz dokonywać świadomych wyborów, odsuwając na bok czynniki, które zaburzają osąd, takie jak uprzedzenia czy presja.

Model podejmowania decyzji to nic innego jak uporządkowany sposób analizowania sytuacji i dokonywania wyboru. Może być bardziej lub mniej sformalizowany, ale powinien uwzględniać specyfikę Twojej branży i charakterystykę prowadzonego biznesu. Oczywiście z biegiem czasu niezbędne może być również wprowadzenie pewnych zmian, które pozwolą Ci podejmować jeszcze lepsze decyzje. Przyjrzyjmy się najpopularniejszym schematom działania.

Typy podejmowania decyzji – który model wybrać?

Historia modeli decyzyjnych jest fascynująca. Pierwsze systematyczne podejścia opracowano na potrzeby decyzji militarnych. Okazały się one tak skuteczne, że przeniesiono je na grunt ekonomii, gdzie ewoluowały przez kolejne dekady. Dziś masz do dyspozycji kilka sprawdzonych modeli.

Model racjonalny

To najbardziej usystematyzowane i metodyczne podejście do podejmowania decyzji biznesowych: w końcu każdy z nas chce, aby decyzje były racjonalne. Jego istotą jest założenie, że decydent może i powinien opierać swoje wybory na dokładnej analizie danych oraz logicznym rozumowaniu. 

Warto jednak pamiętać o pewnych ograniczeniach tego modelu. Przede wszystkim wymaga on sporej ilości czasu i zasobów, a nie zawsze można sobie na to pozwolić. Co więcej, w niektórych sytuacjach możesz po prostu nie mieć dostępu do wszystkich potrzebnych informacji. Model zakłada też, że decydent jest w stanie całkowicie racjonalnie ocenić wszystkie opcje, co w praktyce nie zawsze jest możliwe: nawet najlepiej przygotowani menedżerowie mogą ulec presji czy uprzedzeniom.

Pamiętaj, że stosując model racjonalny, możesz modyfikować go i dostosowywać do swoich potrzeb, zachowując jego kluczowe zalety: systematyczność, obiektywizm i możliwość weryfikacji podjętych decyzji.

Etapy racjonalnego podejmowania decyzji – uporządkowany przepis na sukces

Racjonalne podejmowanie decyzji wymaga wdrożenia klarownego i logicznie uporządkowanego procesu. Może wydawać się to pracochłonne, ale w rzeczywistości oszczędza czas i zasoby, które stracisz, podejmując pochopne decyzje. Każdy etap bazuje na poprzednim, tworząc solidną podstawę do podjęcia optymalnej decyzji. Pamiętaj, że możesz dostosować zakres analizy na każdym etapie do wagi decyzji – niektóre kroki mogą być bardziej rozbudowane przy decyzjach strategicznych, a mniej angażujące przy decyzjach operacyjnych.

Sprawdźmy, jak wygląda przemyślany schemat podejmowania decyzji:

• Etap 1: Zdefiniowanie problemu – najpierw musisz dokładnie wiedzieć, co chcesz osiągnąć i jakie masz możliwości. Konieczne jest więc ustalenie, z czym się mierzysz, zrozumienie kontekstu i tła sytuacji. 
• Etap 2: Określenie celu i kryteriów oceny – następnie określasz kryteria, według których będziesz oceniać potencjalne rozwiązania. To kluczowy moment, bo te kryteria staną się Twoim kompasem w procesie decyzyjnym. Mogą to być wskaźniki finansowe (jak ROI czy okres zwrotu), ale również aspekty jakościowe (wpływ na zespół czy wizerunek firmy). Możesz przypisać wagi poszczególnym kryteriom, aby możliwe było jak najbardziej klarowne przeanalizowanie potencjalnych zysków i strat.
• Etap 3: Zbadanie wariantów wyboru – czas na zebranie wszystkich możliwych opcji. W ich poznaniu pomocna może okazać się np. burza mózgów (warto współpracować z innymi osobami!). Kiedy doszło już do zebrania wszystkich opcji, sprawdź wstępnie, czy uda się je zastosować w konkretnych warunkach. Pomocne mogą okazać się konsultacje z ekspertami i Twoim zespołem.
• Etap 4: Przewidywanie konsekwencji – nie zapomnij o analizie potencjalnych skutków każdego wariantu, biorąc pod uwagę scenariusz krótko- i długoterminowy. Zwróć uwagę na koszty, zyski i wpływ na interesariuszy czy kwestie wizerunkowe. 
• Etap 5: Wybór optymalnego wariantu – w uporządkowanym modelu racjonalnym każdą opcję oceniasz przez pryzmat wcześniej ustalonych kryteriów, przyznając jej konkretne punkty czy wartości. To pozwala na obiektywne porównanie różnych wariantów i wybór tego, który najlepiej spełnia Twoje wymagania.
• Etap 6: Monitorowanie sytuacji i wprowadzanie korekt – śledzenie konsekwencji podejmowanych decyzji jest stałym elementem tego procesu. Jeśli okaże się, że rezultaty są odmienne od oczekiwanych lub doszło do zmiany czynników zewnętrznych, nie obawiaj się dokonywania zmian.

Model ograniczonej racjonalności

Kierowanie się tak uporządkowanym procesem jest oczywiście idealnym rozwiązaniem. Niekiedy nie jest to jednak możliwe, np. ze względu na brak czasu czy informacji potrzebnych do przeprowadzenia skrupulatnej i uporządkowanej analizy.
Model ograniczonej racjonalności sprawdza się właśnie w takich sytuacjach. Zamiast szukać idealnego rozwiązania, wybierasz opcję „wystarczająco dobrą”. To bardzo praktyczne podejście, ponieważ:

• wymaga mniej zasobów,
• pozwala działać szybciej,
• jest bardziej elastyczne,
• lepiej sprawdza się w zmiennym środowisku.

Teoria ograniczonej racjonalności, wprowadzona przez Herberta Simona, znajduje zresztą zastosowanie w wielu biznesowych kontekstach. Zgodnie z nią w większości przypadków poszukujemy rozwiązań, które są po prostu wystarczająco dobre i wpływa to również na cechy podejmowania decyzji w przedsiębiorstwach.

Model intuicyjny

Czasami coś po prostu mówi Ci, że konkretna decyzja będzie prawidłowa, a inna skończy się porażką? Intuicja może być dobrym doradcą. Model intuicyjny bywa błędnie mylony z działaniem przypadkowym czy nieprzemyślanym. W rzeczywistości za intuicją stoi skomplikowany proces, w którym Twój mózg przetwarza ogromne ilości informacji zgromadzonych przez lata doświadczeń.

Wyobraź sobie doświadczonego szachistę, który potrafi błyskawicznie ocenić pozycję na szachownicy i wybrać najlepszy ruch. Często nie analizuje matematycznie wszystkich możliwych wariantów, ale po prostu „wie”, co zrobić. Podobnie działa intuicja w biznesie. Gdy masz za sobą setki podobnych sytuacji, Twój umysł automatycznie rozpoznaje wzorce i podpowiada rozwiązania, które wcześniej się sprawdziły.

Co ciekawe, badania pokazują, że decyzje podejmowane intuicyjnie wcale nie są gorsze od tych opartych na szczegółowej analizie – pod warunkiem że decydent ma odpowiednie doświadczenie w danej dziedzinie. To dlatego doświadczeni przedsiębiorcy często potrafią „wyczuć” dobry moment na wejście na nowy rynek czy wprowadzenie innowacji, nawet jeśli nie potrafią w pełni racjonalnie uzasadnić swojego wyboru.

Model intuicyjny szczególnie dobrze sprawdza się w sytuacjach, gdy:

• masz do czynienia ze złożonym problemem, gdzie trudno uwzględnić wszystkie zmienne,
• działasz pod presją czasu i musisz szybko reagować,
• sytuacja jest podobna do tych, z którymi już przyszło Ci się mierzyć,
• dostępne dane są niepełne lub niejednoznaczne,
• problem wymaga kreatywnego, nieszablonowego podejścia.

Warto jednak pamiętać, że intuicja biznesowa to nie dar, z którym się rodzimy: to umiejętność, którą rozwijamy przez lata. Wymaga więc trenowania. Im więcej decyzji podejmujesz w określonym obszarze, tym lepiej Twój mózg radzi sobie z rozpoznawaniem istotnych wzorców i ignorowaniem nieistotnych szczegółów.

Co więcej, skuteczne wykorzystanie modelu intuicyjnego wymaga również świadomości jego ograniczeń. Intuicja może zwodzić, szczególnie gdy wkracza się na nowe terytoria lub gdy dotychczasowe doświadczenia nie przystają do zmieniającej się rzeczywistości biznesowej. 

Bariery procesu decyzyjnego – na co uważać?

Niezależnie od wybranego modelu, musisz zdawać sobie sprawę z istnienia pułapek i uprzedzeń, które mogą prowadzić do błędnych decyzji.

1. Efekt potwierdzenia (błąd konfirmacji) – to zwracanie uwagi tylko na informacje potwierdzające Twoje przekonania. Aby go uniknąć, celowo szukaj argumentów przeciwnych swojemu stanowisku.
2. Heurystyka dostępności – w swoich sądach kierujemy się własnymi doświadczeniami czy informacjami, które są po prostu „dostępne” w naszym umyśle. Przykładowo: jeśli w przeszłości któryś z Twoich kontrahentów nie wywiązał się ze swoich zobowiązań, możesz intuicyjnie obawiać się podobnej sytuacji, nawiązując kolejne współprace. Pamiętaj, że pojedyncze przypadki nie tworzą reguły.
3. Błąd przeżywalności – mamy tendencję do opierania się tylko na dostępnych informacjach, ignorując te, którymi nie dysponujemy, np. ze względu na popełnione błędy. Koniec końców założenia mogą być więc zbyt optymistyczne. Warto przyglądać się sprawom z jak najszerszej perspektywy.
4. Efekt zakotwiczenia – w ten sposób opisuje się nadmierne przywiązywanie do pierwszej informacji lub opcji, z którą mamy kontakt. Świadomie rozważaj alternatywy, nawet jeśli wydają się mniej oczywiste.
5. Efekt aureoli i efekt Golema – problemem może być również przenoszenie pozytywnego (lub negatywnego) pierwszego wrażenia na inne cechy konkretnej osoby czy rozwiązania. Staraj się oceniać każdy aspekt niezależnie.

Zasady podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie

Aby zwiększyć skuteczność procesu decyzyjnego w swojej firmie, warto trzymać się kilku podstawowych wskazówek:

Podstawowe zasady podejmowania decyzji finansowych – jak minimalizować ryzyko i maksymalizować korzyści?

Oczywiście szczególną rolę odgrywają decyzje mające wpływ na sytuację finansową firmy. To sztuka balansowania między potencjalnymi korzyściami a ryzykiem. I w tym przypadku pierwszą i najważniejszą zasadą jest działanie na bazie rzetelnych danych, a nie domysłów. Każda decyzja finansowa powinna być poprzedzona dokładną analizą dostępnych informacji: od podstawowych wskaźników finansowych Twojej firmy po szerszy kontekst rynkowy. 

Kolejna fundamentalna zasada to uwzględnianie potencjalnego kosztu alternatywnego. Każda złotówka, którą wydajesz na jeden cel, nie może być wykorzystana gdzie indziej. Dlatego przed każdą znaczącą decyzją finansową musisz zadać sobie pytanie, czy nie istnieje lepszy sposób wykorzystania środków. Każdy ruch otwiera pewne możliwości, ale zamyka inne.

Kluczową funkcję pełni też zachowanie płynności finansowej. Nawet najbardziej zyskowne przedsięwzięcie może zagrozić Twojej firmie, jeśli pochłonie zbyt wiele środków potrzebnych do bieżącego funkcjonowania. Złotą zasadą dywersyfikacja. Rozkładając ryzyko na różne inwestycje czy projekty, zabezpieczasz się przed potencjalnymi stratami. Jednocześnie zwiększasz szansę na to, że przynajmniej część Twoich decyzji finansowych przyniesie oczekiwane rezultaty.

Wreszcie, niezwykle ważne jest określenie horyzontu czasowego każdej decyzji finansowej. Inne podejście zastosujesz przy inwestycjach krótkoterminowych, a inne przy długofalowych projektach rozwojowych. 

W tym kontekście zastosowanie znajduje również zasada hierarchizacji wyborów. Im większa decyzja finansowa, tym więcej czasu i zasobów należy poświęcić na jej analizę. Niewielkie, rutynowe wydatki mogą być czynione szybciej, ale kluczowe inwestycje wymagają dogłębnego przemyślenia i często konsultacji z ekspertami.