Dotacje a procedury zakupowe – jakich błędów unikać?

• Dzień dobry, Anna Strzelecka, Cridoteka. Zapraszam na kolejne Cridoshow i kolejny raz z Magdaleną Wolińską, która jest starszą menedżerką w dziale rozliczeń grantów, dotacji, pomocy publicznej. Skoro Magda jest z nami dzisiaj, to będziemy rozmawiać właśnie o rozliczeniach. 
• Jak już kiedyś rozmawiałyśmy o tym, jest takie powiedzenie, że grant jest łatwiej zdobyć niż rozliczyć. I na tym etapie rozliczenia, gdybyś miała wskazać coś, co naraża klienta na ewentualną utratę tej dotacji, to co byś wskazała?
• Najczęstszą przyczyną utraty części lub całości dotacji są błędy popełniane w procedurach zakupowych
• Czym są te procedury zakupowe? Parę słów tak dla laików.
• Procedury zakupowe to jest de facto zbiór zasad, który reguluje to, w jaki sposób możemy wydawać pieniądze publiczne. Jako grantobiorcy stajemy się posiadaczami środków publicznych i w związku z tym obowiązuje nas właśnie ten zbiór zasad, który wskazuje na to, że powinniśmy kupować wszystko, biorąc pod uwagę:

1. ekonomiczność wydatku,
2. biorąc pod uwagę jakość tego, co kupujemy,
3. ale również to, czy to, co kupujemy, to jest realnie to, co jest nam potrzebne do realizacji projektu.

I tylko tyle powinniśmy z wykorzystaniem środków publicznych kupować. Ten zbiór zasad, które regulują realizację zakupów publicznych niestety jest różny od konkursy do konkursu i w związku z tym często nawet beneficjenci, którzy mają doświadczenie, realizowali wiele projektów w ramach chociażby środków unijnych, pozyskując dotację z innego źródła (teraz np. KPO jest nowym źródłem finansowania dla polskich przedsiębiorców) zderzają się z tym, że te zasady się zmieniają i to, co poznali przez wiele lat i wydaje się im oczywiste i naturalne, jest - powiedziałabym - w trybie fałszywego przyjaciela, bo nieco podobne, natomiast pojawiają się różnice. Nagle się okazuje, że nie mówimy już o działaniu zgodnie z wytycznymi, które regulują sposób wydatkowania środków unijnych, tylko mówimy o działaniu zgodnie z zapisami chociażby umowy o dofinansowanie. I to trzeba bardzo dobrze śledzić, bardzo dobrze i dokładnie, i uważnie czytać - w taki sposób, żeby nie popełnić błędu i żeby każdy zakup był realizowany zgodnie z zasadami, które w danym konkursie obowiązują. 

• Czy jest tak, że te procedury zakupowe obowiązują nas dopiero od momentu, jak podpiszemy umowę, jak już jesteśmy pewni, że dostaniemy to dofinansowanie? Czy powinniśmy o tym pamiętać również wcześniej? 
• Opcja z tym, żeby to obowiązywało od podpisania umowy, byłaby rzeczywiście miłym i wygodnym ułatwieniem dla beneficjentów. Niestety tak nie jest, dlatego że koszty kwalifikowalne, czyli to, za co możemy dostać refundację w postaci dotacji są na wszystkie rzeczy, które chcemy i zawrzemy w budżecie wniosku o dofinansowanie. Czyli jeżeli z jakiegokolwiek powodu, już po złożeniu wniosku o dofinansowanie (pamiętajmy, że rozpocząć projekt możemy dopiero po złożeniu wniosku o dofinansowanie, ale jeszcze przed podpisaniem umowy, czy nawet przed podpisaniem umowy, czy nawet przed ostateczną decyzją o tym, że dostaliśmy dany grant), chcemy zacząć ponosić wydatki, to musimy wypełnić wszystkie warunki, które pozwalają, aby dany wydatek był kwalifikowalny, tzn. zrealizować go zgodnie z odpowiednimi procedurami. 
• I to jest to chyba, o czym inwestorzy, przedsiębiorcy zapominają, koncentrując się na pisaniu wniosków, który sam w sobie proces, w którym zresztą pomagają też nasi specjaliści, sam w sobie ten proces jest bolesny, skomplikowany. I tak czasem zapomina się o tym, że tu jest jeszcze jedna pułapka. Mianowicie trzeba dokładnie przeanalizować te procedury, prawda?
• U naszych klientów rzeczywiście zawsze tego pilnujemy i rozmawiamy o tym, kiedy chcą realnie rozpocząć inwestycję czy wydatkowanie środków publicznych. I to jest ten moment, kiedy współpracuje mój zespół rozliczający projekty razem z zespołem piszącym. Natomiast - tak - bardzo często trafiają do nas klienci, którzy dostają informację o tym, że pozyskali dofinansowanie, są zadowoleni, chcą rozpocząć realizację projektu, chcą już dostać refundację za wydatki, które ponieśli wcześniej. I nagle się okazuje, że często bardzo wysokie kwoty były wydatkowane bez uwzględnienia zasad, które regulują robienie zakupów. I w takim przypadku, ja bym powiedziała, że najlepszym przypadku, w zależności od tego, w jaki sposób dana firma realizuje zakupy, to 25% danego wydatku nie podlega refundacji. W najgorszym przypadku może się okazać, że cały wydatek nie może być kwalifikowalny w projekcie tylko ze względu na to, że nie został w odpowiedni sposób… Nie została w odpowiedni sposób opublikowana informacja o takim zakupie. Więc naprawdę tutaj warto na to zwracać uwagę i warto o tym pamiętać. I trzeba przeczytać wszystkie dokumenty konkursowe, zanim się podejmie jakiekolwiek decyzje związane z rozpoczęciem realizacji projektu. 
• A ja mam dla Państwa dobrą wiadomość, ponieważ mając na uwadze ten poziom skomplikowania i to co też Magda powiedziała, że każdy konkurs rządzi się własnymi zasadami, planujemy, a właściwie już nagrywamy cykl filmów na temat takich zagadnień związanych z procedurami zakupowymi, o których wiemy, że przysparzają inwestorom, przedsiębiorcom najwięcej problemów. Bardzo Ci dziękuję, Magdo.
•  Bardzo również dziękuję, zapraszamy.