Czym są fundusze unijne i na co możesz je przeznaczyć w swojej firmie?

Fundusze unijne to środki finansowe pochodzące z budżetu Unii Europejskiej, które możesz przeznaczyć m.in. na rozwój firmy, zakup sprzętu, cyfryzację, badania i rozwój, szkolenia pracowników czy ochronę środowiska. W perspektywie finansowej 2021–2027 Polska ma do dyspozycji około 76 mld euro z polityki spójności. Aby pozyskać dotację, musisz złożyć wniosek w ramach odpowiedniego programu operacyjnego – najczęściej przez wyszukiwarkę na portalu funduszeeuropejskie.gov.pl. Poniżej znajdziesz kompletny przewodnik po dostępnych funduszach, procesie aplikowania i praktyczne wskazówki, jak zwiększyć swoje szanse na dofinansowanie.

Co to są fundusze unijne i kto je ustala?

Unia Europejska to nie tylko sojusz polityczny, ale również organizacja międzynarodowa dysponująca własnym budżetem, na który składają się przede wszystkim pieniądze z państw członkowskich. 

Ramy prawne i finansowe polityki spójności ustala Komisja Europejska we współpracy z Parlamentem Europejskim i Radą UE. Znaczna część środków jest przeznaczana na realizację polityki spójności, czyli wyrównywanie różnic w gospodarkach poszczególnych krajów członkowskich. 

Idea jest prosta: poprzez zapewnienie dodatkowych środków regiony o mniejszym potencjale ekonomicznym mają rozwijać się szybciej i zapewniać wyższą konkurencyjność oraz innowacje.

Lista wspieranych obszarów jest jednak zdecydowanie dłuższa: obejmuje m.in.: 

• rozwiązywanie problemów społecznych, w tym walkę z bezrobociem i ubóstwem, 
• przeciwdziałanie dyskryminacji i wspieranie grup wykluczonych,
• ochronę środowiska naturalnego oraz zapobieganie negatywnym konsekwencjom zmian klimatu.

Oprócz podstawowych funduszy do dyspozycji są również środki przeznaczane na rozwiązywanie pojawiających się problemów. Przykładem takiego projektu jest NextGeneration EU, którego celem jest wzmocnienie europejskich państw i gospodarki po zakończeniu pandemii COVID-19 – łączna kwota w tym projekcie to aż 750 mld euro. Kolejnym istotnym instrumentem jest Krajowy Plan Odbudowy (KPO), z którego Polska otrzymuje dodatkowe środki na zieloną i cyfrową transformację.

Z jakich rodzajów funduszy możesz korzystać?

Choć zwykle środki pochodzące z UE określa się wspólnym mianem funduszy europejskich, w rzeczywistości pochodzą z kilku odrębnych budżetów. Każdy z nich odnosi się do konkretnego obszaru działania i umożliwia realizację innych projektów. 

Jeżeli masz pomysł, który chcesz sfinansować przy wsparciu środków pochodzących z UE, musisz zapoznać się najpierw z zasadami funkcjonowania konkretnego funduszu, a następnie z dostępnymi w jego ramach programami i projektami. 

Polityka spójności to bardzo szerokie pojęcie. Obejmuje realizację dużych projektów infrastrukturalnych, jednak może wesprzeć także wiele Twoich inicjatyw. Ten fundusz unijny sprawdzi się, jeżeli chcesz np. zainwestować w innowacje, zwiększyć konkurencyjność, zwiększyć zatrudnienie w firmie albo poszerzyć kompetencje swoich pracowników.

Finansowane w ramach polityki spójności programy mogą oferować dostęp do środków dla osób rozpoczynających przygodę z biznesem. Zanim zdecydujesz się otworzyć firmę, sprawdź dostępne opcje.
Na realizację celów związanych z polityką spójności, Polska ma otrzymać około 76 mld euro

Programy funduszy UE dla Twojej firmy

Krajowe i regionalne cele mogą być realizowane w ramach specjalnych funduszy, które w znacznej części zastępują znane z poprzedniej perspektywy finansowej programy funduszy unijnych. Należą do nich:

• Fundusze Europejskie na Infrastrukturę, Klimat, Środowisko (FEnIKS) – to jeden z największych programów, którego celem jest wsparcie zrównoważonego rozwoju opartego na niskoemisyjnej gospodarce i ochronie środowiska. Wkład UE wynosi 111,7 mld zł, a całkowity budżet programu to około 135 mld zł;
• Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG) – zastępuje programy Innowacyjna Gospodarka 2007–2013 (POIG) oraz Inteligentny Rozwój 2014-2020 (POIR) – 36,6 mld zł trafi do przedsiębiorców i instytucji naukowych, których projekty zakładają zwiększenie innowacyjności;
• Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy (FERC) – Program Polska Cyfrowa (POPC) w latach 2014–2020 istotnie przyczynił się do cyfryzacji Polski. Obecnie zyskał nową formułę, w ramach której środki będzie można przeznaczać między innymi na zwiększanie dostępności internetu czy wprowadzanie innowacyjnych usług cyfrowych. Wkład UE w ten obszar to 9,1 mld zł;
• Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego (FERS) – to następca bardzo popularnego Programu Wiedza Edukacja Rozwój (POWER). Całkowity budżet programu to około 21,9 mld zł, z czego wkład UE wynosi 18,5 mld zł. Środki mają na celu wsparcie edukacji, usług zdrowotnych, rodziców i osób ze szczególnymi potrzebami;
• Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej (FEPW) – to specjalny program, którego celem jest przeznaczenie jeszcze większych środków na podnoszenie potencjału regionów Polski Wschodniej. Obok województw lubelskiego, podkarpackiego, podlaskiego, świętokrzyskiego i warmińsko-mazurskiego w nowej perspektywie może z niego korzystać również Mazowsze z wyłączeniem Warszawy i sąsiadujących z nią powiatów. Na ten cel z budżetu UE przeznaczono około 12 mld zł (2,65 mld EUR);
• Programy Interreg (Europejskiej Współpracy Terytorialnej) – to specjalne programy transgraniczne i międzyregionalne dające dostęp do dodatkowych środków. Polska zarządza czterema programami: Południowy Bałtyk, Polska-Słowacja, Polska-Saksonia, Polska-Ukraina;
• Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich – za funduszami europejskimi stoi skomplikowany system. PTFE powstał z myślą o szkoleniu osób korzystających z Funduszy Europejskich i zajmujących się zarządzaniem nimi. Łącznie na ten cel przeznaczono aż 2,5 mld zł.

Gdzie szukać aktualnych naborów na fundusze unijne?

Aby nie przegapić żadnego konkursu o dofinansowanie, monitoruj kilka źródeł informacji. PARP (Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości) to główny operator wielu konkursów dla firm. Na jej stronie internetowej znajdziesz aktualne nabory, harmonogramy i dokumentację konkursową.

Ważnym źródłem informacji jest też portal funduszeeuropejskie.gov.pl, gdzie publikowane są wszystkie ogłoszenia o naborach wniosków. Możesz też zapisać się na newsletter i zacząć śledzić profile społecznościowe instytucji zarządzających programami.

Dodatkowe wsparcie informacyjne i doradcze oferuje Krajowy Punkt Kontaktowy ds. Funduszy Europejskich, który pomaga w znalezieniu odpowiedniego programu, udziela konsultacji dotyczących przygotowania wniosku i organizuje szkolenia dla potencjalnych beneficjentów. Dla programów badawczych (np. Horyzont Europa) działa odrębny Krajowy Punkt Kontaktowy przy NCBR.

Fundusze Europejskie dla regionów

Dostęp do środków z UE możesz uzyskać nie tylko za pośrednictwem programów centralnych. Stałym elementem strategii jest promowanie inicjatyw regionalnych. Każde województwo jest objęte własnym programem, w ramach którego może finansować lokalne inwestycje.

Łącznie to 153 mld zł, czyli aż 44% całości środków pozyskanych w ramach funduszy. Ten obszar powinien Cię szczególnie zainteresować, ponieważ – poza celami związanymi z ochroną środowiska, infrastrukturą społeczną, wsparciem różnorodności czy zwiększaniem dostępu do edukacji i kultury – ważnym aspektem jest promowanie przedsiębiorczości. 

Programy regionalne są szczególnie atrakcyjne dla MŚP, ponieważ często procedury aplikacyjne są prostsze, a konkurencja mniejsza niż w programach ogólnopolskich. Harmonogram naborów możesz sprawdzić w Urzędzie Marszałkowskim właściwym dla siedziby Twojej firmy.

Jak wygląda proces aplikowania o fundusze unijne?

Proces pozyskania dotacji unijnej składa się z kilku etapów. Zrozumienie całej ścieżki pomoże Ci lepiej przygotować się do aplikowania i zwiększyć szanse na pozytywne rozpatrzenie wniosku.

Krok 1: Identyfikacja odpowiedniego programu

Przeanalizuj dostępne programy operacyjne pod kątem zgodności z projektem. Sprawdź, czy Twoja firma spełnia kryteria beneficjenta (forma prawna, wielkość, branża, lokalizacja).

Krok 2: Przygotowanie dokumentacji

Zgromadź wymagane dokumenty. Zazwyczaj są to: 

• biznesplan lub studium wykonalności projektu,
• dokumenty rejestrowe firmy (KRS/CEIDG), 
• sprawozdania finansowe za ostatnie lata, 
• oświadczenia o braku zaległości w ZUS i US
• pozwolenia, certyfikaty czy opinie środowiskowe (w zależności od programu).

Krok 3: Złożenie wniosku

Wnioski należy składać elektronicznie przez dedykowany generator wniosków (najczęściej na platformie funduszeeuropejskie.gov.pl lub w systemie LSI danego programu regionalnego). Pamiętaj o terminach – nabory są ograniczone czasowo.

Krok 4: Ocena wniosku

Wniosek przechodzi ocenę formalną (sprawdzenie kompletności) i merytoryczną (ocena jakości projektu). Na tym etapie może być konieczne uzupełnienie dokumentów lub udzielenie wyjaśnień.

Krok 5: Podpisanie umowy i realizacja projektu

Po pozytywnej ocenie podpisujesz umowę o dofinansowanie. Następnie realizujesz projekt zgodnie z harmonogramem, dokumentujesz wydatki i składasz wnioski o płatność.

Sprawdź, na co możesz przeznaczyć dotacje z UE

Jak widzisz, środki mogą pochodzić z różnych źródeł, co wpływa na sposoby wykorzystania funduszy unijnych. O dofinansowanie mogą ubiegać się zarówno mikroprzedsiębiorstwa, jak i firmy z sektora MŚP oraz duże działalności – dla każdej z tych grup są dedykowane programy o różnych poziomach dofinansowania. Jeśli prowadzisz firmę, możesz je przeznaczyć m.in. na:

• rozwój firmy – zakup sprzętu czy maszyn, które wykorzystujesz w przedsiębiorstwie, modernizacja linii produkcyjnych, rozbudowę infrastruktury;
• cyfryzację – jeśli chcesz wprowadzić w swojej firmie rozwiązania cyfrowe, np. nowe systemy informatyczne wspierające Twoich pracowników, automatyzację procesów, wdrożenie e-commerce;
• badania i rozwój – instytucje europejskie kładą szczególny nacisk na zwiększenie innowacyjności biznesu i całej gospodarki, a więc np. badania, które mają na celu wprowadzenie nowych rozwiązań na rynek;
• eksport – jednym z kluczowych aspektów zwiększenia potencjału Twojej firmy może być ekspansja zagraniczna. Dofinansowanie obejmuje np. udział w targach i innych wydarzeniach lub promocję marki;
• ochronę środowiska – niezwykle ważne w polityce całej Unii Europejskiej są ochrona środowiska i przeciwdziałanie zmianom klimatycznym. Inwestycje w ten obszar mają priorytetowe znaczenie (w tym OZE, efektywność energetyczna, gospodarka o obiegu zamkniętym);
• szkolenia pracowników – zapewnienie możliwości dodatkowego kształcenia Twoich pracowników to jeden z czynników istotnych nie tylko w gospodarczym, ale też społecznym kontekście;
• założenie firmy lub start-upu – jeżeli jesteś jeszcze na etapie opracowywania pomysłu na biznes, możesz uzyskać specjalną dotację na start. To kolejne połączenie realizacji polityki społecznej i gospodarczej. Dodatkowe fundusze uzyskasz, jeżeli projekt jest realizowany na terenach wiejskich.

Przykłady projektów dofinansowanych z funduszy unijnych

Aby lepiej zobrazować możliwości, jakie dają fundusze europejskie, przedstawiamy modelowe przykłady kilku projektów zrealizowanych przez polskie firmy.

Mikroprzedsiębiorstwo z branży gastronomicznej (program PARP dla HoReCa)

Właściciel niewielkiej restauracji pozyskuje dofinansowanie z programu regionalnego na zakup energooszczędnego wyposażenia kuchni i wdrożenie systemu rezerwacji online. Całkowita wartość projektu: 120 tys. zł, dofinansowanie: 70%.

Małe przedsiębiorstwo produkcyjne (program FENG)

Firma produkująca meble otrzymała dotację na zakup automatycznej linii lakierniczej i oprogramowania do projektowania 3D. Projekt pozwolił zwiększyć wydajność o 40% i wprowadzić nowe produkty do oferty.

Średnie przedsiębiorstwo świadczące usługi IT (ścieżka SMART)

Spółka informatyczna pozyskała środki na prace badawczo-rozwojowe nad innowacyjnym systemem do analizy danych. Dofinansowanie pokryło 80% kosztów wynagrodzeń zespołu R&D i zakupu infrastruktury serwerowej.

Zobacz też: Dofinansowanie na otwarcie firmy

Alternatywa dla funduszy unijnych – z jakich źródeł możesz pozyskać dofinansowanie?

Fundusze europejskie cieszą się olbrzymią popularnością i są dostępne dla szerokiego grona beneficjentów. Dostęp do nich zależy jednak przede wszystkim od aktualnie uruchomionych programów. 

To, czy i na jakich zasadach otrzymasz środki, zależy także od oceny Twojego projektu. Jeżeli nie uda Ci się pozyskać kapitału albo nie znajdziesz konkursu dostosowanego do Twoich oczekiwań, nic straconego. Do Twojej dyspozycji pozostają również alternatywne źródła dofinansowania:

• projekty rządowe i samorządowe – wiele ministerstw i jednostek samorządu terytorialnego prowadzi własne programy wsparcia dla przedsiębiorców;
• inicjatywy organizacji pozarządowych – fundacje i stowarzyszenia często oferują granty lub pożyczki na preferencyjnych warunkach;
• pożyczka BGK – osoby rozpoczynające przygodę z biznesem mogą skorzystać ze specjalnej pożyczki Banku Gospodarstwa Krajowego w ramach programu Pierwszy biznes – Wsparcie w starcie. W ten sposób uzyskasz do dwudziestokrotności przeciętnego wynagrodzenia. Aktualne oprocentowanie jest powiązane ze stopą redyskontową NBP;
• dotacje z urzędu pracy – może otrzymać je osoba bezrobotna, która chce uzyskać fundusze na start działalności. Dotacja nie może przekroczyć sześciokrotności przeciętnego wynagrodzenia;
• wsparcie firm na wsi – osoby ubezpieczone w KRUS mogą uzyskać dofinansowanie z Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, inni mieszkańcy terenów wiejskich mogą skorzystać ze wsparcia Lokalnych Grup Działania;
• wsparcie Polskiego Funduszu Rozwoju – obejmuje wiele rozwiązań, w tym dotacje dla firm opracowujących innowacyjne produkty planujących ekspansję zagraniczną i finansowanie dla określonych branż;
• wsparcie aniołów biznesu – jeżeli masz ciekawy pomysł na biznes, dobrym rozwiązaniem może stać się nawiązanie współpracy z aniołem biznesu, czyli prywatnym inwestorem, który zdecyduje się na zasilenie Twojego przedsięwzięcia kapitałem oraz doświadczeniem w zamian za udziały w firmie;
• venture capital – na podobnej zasadzie działa dofinansowanie, które otrzymasz od funduszy venture capital, inwestujących w dobrze rokujące biznesy na początku ich działania.

Najczęstsze błędy i ryzyko podczas aplikowania o dotacje

Znajomość typowych problemów pomoże Ci uniknąć częstych pułapek i zwiększyć szanse na pozytywne rozpatrzenie Twojego wniosku o dofinansowanie. Popularne błędy przy aplikowaniu to:

• niezgodność projektu z celami programu – przed złożeniem wniosku dokładnie przeanalizuj, czy Twój projekt wpisuje się w cele i wskaźniki danego naboru;
• błędy formalne w dokumentacji – brak wymaganych załączników, nieaktualne dokumenty, błędy w obliczeniach budżetu to najczęstsze przyczyny odrzuceń na etapie oceny formalnej;
• nierealistyczny budżet lub harmonogram – zarówno zaniżone, jak i zawyżone koszty budzą wątpliwości ekspertów. Zadbaj o rynkową wycenę planowanych wydatków;
• brak udokumentowanego potencjału do realizacji – jeśli nie wykażesz odpowiedniego doświadczenia, zasobów kadrowych lub finansowych, wniosek może zostać odrzucony;
• rozpoczęcie projektu przed złożeniem wniosku – większość programów wymaga, aby projekt nie był rozpoczęty przed datą złożenia wniosku lub podpisania umowy. Naruszenie tej zasady dyskwalifikuje wniosek;
• problemy z zachowaniem efektów projektu – po zakończeniu realizacji musisz utrzymać efekty projektu przez okres trwałości (zazwyczaj 3–5 lat). Niedotrzymanie tego warunku może skutkować koniecznością oddania dofinansowania.

Praktyczne wskazówki jak zwiększyć szanse na dotację

Na zakończenie przedstawiamy zestaw praktycznych wskazówek, które pomogą Ci zwiększyć szansę na pozytywne rozpatrzenie Twojej aplikacji o fundusze unijne.