Zarządzanie zakupami w małej firmie – na te kwestie zwróć szczególną uwagę!

Choć zarządzanie przedsiębiorstwem znacząco różni się od prowadzenia gospodarstwa domowego, pewne kwestie są podobne. W obydwu przypadkach warto szukać oszczędności, zwłaszcza w czasach trudnych dla gospodarki. Odpowiednie planowanie zakupów w przedsiębiorstwie pozwoli Ci zachować większą płynność finansową i wypracować nadwyżki.

Prowadzenie firmy nieodłącznie wiąże się z ponoszeniem kosztów, niezbędnych do realizacji strategii biznesowej. Nie wszystkich jednak da się uniknąć lub znacząco je zredukować. W niektórych przypadkach optymalizacja może okazać się ryzykowna także z prawnego lub podatkowego punktu widzenia. Bez wątpienia przestrzenią, w której warto poszukać oszczędności, są zakupy. Częstym problemem najmniejszych przedsiębiorstw jest właśnie niewłaściwa organizacja zakupów w firmie lub całkowity brak konkretnych procedur. W tym artykule przeczytasz, jak planować proces zakupowy i właściwie zarządzać zaopatrzeniem w Twojej mikrofirmie.

Zakupy w mikroprzedsiębiorstwie: najważniejsze są procesy

W dużych przedsiębiorstwach kompleksowa organizacja procesu zakupów zaopatrzeniowych i realizacja zamówień zwykle należy do obowiązków specjalnie wyodrębnionych działów. Specjaliści, przede wszystkim handlowcy, odpowiadają za analizę potrzeb i dostępnej na rynku oferty, poszukiwanie kontrahentów czy finalizację umów. Ważnym aspektem ich pracy jest również prowadzenie negocjacji, które mają zagwarantować dostęp do najlepszych – nie tylko pod względem finansowym – warunków. Do obowiązków innych specjalistów należy natomiast kontrolowanie bieżącego zapotrzebowania, składanie zamówień i ich planowanie czy współpraca z dostawcami oraz dokonywanie płatności.

Oczywiście w zdecydowanej większości przypadków inaczej wygląda to w mikroprzedsiębiorstwach. Ze względów organizacyjnych zwykle nie wyodrębnia się w nich specjalnego działu zakupów, a osoby odpowiedzialne za zaopatrzenie firmy w potrzebne produkty mają również inne obowiązki. Bardzo często zarówno ustalenie warunków współpracy, jak i przygotowanie zamówień czy rozmowy z kontrahentami spadają na barki osoby prowadzącej biznes. Może okazać się, że procedura kupowania nie jest w żaden sposób sformalizowana, a zapewnienie stałych dostaw staje się poważnym wyzwaniem. To natomiast przekłada się bezpośrednio na możliwości operacyjne całego przedsiębiorstwa.

Nawet jeśli prowadzisz małą firmę o wąskiej specjalizacji, właściwym punktem wyjścia będzie ustalenie dokładnego planu zakupowego i procesów. Szczególnie tych niezbędnych do realizacji zamówienia oraz nawiązywania nowych relacji z dostawcami. Dzięki temu zachowasz pełną kontrolę nad finansami firmy, usprawnisz zarządzanie i uzyskasz większą elastyczność. Przeanalizuj, jak powinien wyglądać modelowy proces zakupowy i postaraj się przenieść go do własnego przedsiębiorstwa, odpowiednio dzieląc przy tym obowiązki pomiędzy swoich współpracowników. Oczywiście dobrym pomysłem okaże się także udział w szkoleniach, które pozwolą zdobyć niezbędną wiedzę i umiejętności w tym zakresie.

Etapy zakupów w firmie – w jaki sposób skutecznie zarządzać budżetem?

W celu osiągnięcia najlepszych rezultatów – zarówno pod względem finansowym, jak i organizacyjnym – stwórz konkretny proces zakupowy. Etapy, które powinien uwzględniać, muszą być dostosowane do potrzeb i uwarunkowań Twojej firmy. Zapewne spotkasz się z dwoma kluczowymi segmentami działań. Uwzględnij je również w organizacji zakupów w Twojej firmie:

• Sourcing to etap obejmujący planowanie potrzeb i tworzenie strategii zakupowej, szukanie ofert, wybór dostawców, negocjowanie warunków, a finalnie podpisanie umowy.
• Procurement to natomiast zespół działań niezbędnych podczas realizacji tej umowy. Obejmuje zbieranie zapotrzebowania dotyczącego produktów, składanie zamówień, umawianie dostaw i ich przyjmowanie.

Jak zbudować proces zakupów w Twojej firmie?

Aby zakupy przebiegały w optymalny sposób, musisz zatroszczyć się o obydwie te perspektywy. Z jednej strony pozwoli Ci to osiągnąć najlepsze warunki, z drugiej zapewnić ciągłość dostaw i nie martwić się potencjalnymi brakami. W jaki sposób zrobić to w mniejszej firmie?

• Opisz proces zakupowy: częstym błędem jest brak jednolitego dokumentu, który reguluje kwestie zakupów. Stwórz go i udostępnij pracownikom.
• Określ wymagania wstępne: produkty i sprzęt, które kupujesz, muszą być zgodne z określoną charakterystyką, a terminy płatności za faktury powinny być wydłużone. Wskaż listę wymagań, które warto wziąć pod uwagę na etapie sourcingu. Dzięki temu łatwiej będzie wybrać odpowiedniego dostawcę.
• Wskaż osoby odpowiedzialne za proces zakupowy. W przypadku początkowego etapu warto wybrać np. doświadczonych i dobrze znających rynek pracowników, którzy będą mieli możliwość podejmowania pewnych decyzji i negocjowania z kontrahentami w imieniu firmy. Oczywiście możesz zajmować się tym również samodzielnie, ale wybór dostawcy po wcześniejszym dokonaniu wstępnej selekcji przez Twoich współpracowników będzie zdecydowanie łatwiejszy.
• Wprowadź procedury dotyczące zamówień: jednym z najważniejszych punktów podczas dokonywania zakupów firmowych jest zgłaszanie zapotrzebowania. Brak odpowiedniej informacji w skrajnych przypadkach może doprowadzić nawet do paraliżu prac. Opracuj więc sposób składania wniosków zakupowych przez pracowników oraz osoby odpowiedzialne za ich rozpatrywanie (np. managerów działów) i realizację. W przypadku potrzeb o stałym charakterze, związanych np. z zakupem materiałów niezbędnych w dziale produkcji, postaw na dobre planowanie oraz oprogramowanie wspierające automatyzację zakupów.
• Monitoruj zakupy: analizuj proces i szukaj oszczędności. Pamiętaj jednak, by zwracać uwagę na jakość produktów, gdyż kupowanie tych tańszych, ale gorszego gatunku w dłuższej perspektywie może przełożyć się również na kondycję Twojej firmy.
• Zarządzaj relacjami z dostawcami: sprawdzeni kontrahenci są na wagę złota. Warto utrzymywać z nimi dobre relacje. Możesz również wyznaczyć pracowników, którzy pozostaną z nimi w kontakcie.
• Wprowadź kategoryzację zakupów: profil zakupów, które realizuje Twoja firma, potrafi się znacząco różnić. Z doświadczeń praktyków wynika, że najlepszym sposobem na poznanie ich struktury, a więc również przestrzeni na uzyskanie oszczędności, jest ich kategoryzacja. Również w tym celu warto wykorzystać programy wspierające tworzenie budżetów. Możliwość dzielenia artykułów na konkretne kategorie pozwoli Ci dowiedzieć się np. jakie są koszty prowadzenia poszczególnych działów czy realizacji określonych działań. Jest to bowiem niezbędna wiedza w przypadku gdy np. chcesz odpowiednio wycenić swój produkt albo uzyskać oszczędności w segmentach, które nie są kluczowe dla utrzymania firmy.

Jak poprawnie zaplanować łańcuch dostaw w przedsiębiorstwie?

Zakupy powinny przede wszystkim zapewniać Twojej firmie optymalne warunki do działania. Aby było to możliwe, muszą być dobrze zaplanowane w czasie i dostosowane do aktualnych potrzeb. Stworzenie stabilnych łańcuchów dostaw w mikrofirmie powinno skupić się na kilku czynnikach:

• odpowiednich zapisach w umowach: negocjując warunki współpracy z kontrahentami, zwróć uwagę nie tylko na cenę, ale również elastyczność. Jeżeli dostawca będzie w stanie zaoferować Ci towar lub usługę w krótszym czasie niż inni, może dać Ci to przewagę. Nie tylko konkurencyjną, ale może też uchronić Cię przed problemami z nieoczekiwanymi brakami np. surowców;
• planowaniu: staraj się analizować potrzeby firmy zarówno w krótszym, jak i dłuższym okresie oraz przyglądać się wiarygodności wcześniejszych szacunków. Dobre planowanie przełoży się na poprawne określanie zapotrzebowania;
• trzymaniu się procedur: podstawą funkcjonowania łańcucha dostaw są procedury. Umiejętne korzystanie z nich pozwoli zarówno Tobie, jak i Twoim współpracownikom uniknąć kryzysowych sytuacji;
• korzystaniu ze wsparcia technologii: automatyzacja procesów sprawi, że będziesz działać efektywniej. Może również wspierać firmowe zakupy. Systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa) pozwalają np. na inteligentną kontrolę stanów magazynowych, przewidywanie zapotrzebowania i automatyzację zamówień.

Jakie rodzaje zakupów można odliczyć od kosztów prowadzenia działalności?

Monitorowanie firmowych zakupów jest ważne nie tylko z powodów czysto finansowych. Jeżeli rozliczasz podatek za pomocą skali podatkowej lub liniowo, zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodu pozwoli Ci znacznie go obniżyć. Zasada jest prosta: przychód pomniejszony o poniesione koszty daje dochód podlegający opodatkowaniu. Oczywiście nie możesz w ten sposób klasyfikować dowolnych wydatków. Muszą być one bezpośrednio związane z prowadzoną przez Ciebie działalnością i wykorzystywane w Twojej firmie. Pamiętaj, aby uwzględniać tę podstawową regułę w Twojej procedurze zakupowej. W przypadku wątpliwości skontaktuj się z doświadczonymi księgowymi lub doradcami podatkowymi, którzy pomogą Ci podjąć odpowiednie decyzje.