Jak prowadzić akta osobowe pracownika?

Czy zatrudniasz pracowników na umowie o pracę? Jeśli tak, ten materiał jest dla Ciebie, bo jako pracodawca musisz prowadzić i przechowywać dokumenty pracownicze w aktach osobowych. Co to są akta osobowe i z czego się składają? Przekonajmy się.

Kodeks pracy reguluje podstawowe obowiązki pracodawcy związane z zatrudnianiem pracowników. Jednym z nich jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej, która wiąże się ze stosunkiem pracy, a także akt osobowych pracowników.

Określenie akta osobowe odnosi się do dokumentów pracownika, które pokazują przebieg jego stosunku pracy – od zatrudnienia, aż po zakończenie. Teczka osobowa powinna być ułożona w porządku chronologicznym i uaktualniana na bieżąco, oddzielnie dla każdej z zatrudnionych osób.

Z ilu części składają się akta pracownika i co zawierają?

Teczka osobowa pracownika składa się z pięciu części oznaczonych kolejnymi literami alfabetu:

• W części A znajdują się oświadczenia dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o pracę, np. kwestionariusz kandydata, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dyplomy ukończenia szkół czy dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
• W części B umieszczane są oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Zazwyczaj jest to najbardziej obszerna część teczki, bo zawiera: umowę o pracę z ewentualnymi aneksami, dokumenty związane z zakresem obowiązków, podnoszeniem kwalifikacji, BHP, urlopem macierzyńskim, rodzicielskim i wychowawczym oraz wykonywaniem pracy zdalnej; 
• Część C zawiera dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, przede wszystkim dokument rozwiązujący zawartą umowę, kopię świadectwa pracy czy informację o okresie przechowywania dokumentacji po ustaniu zatrudnienia; 
• W części D należy przechowywać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności. 
• I na koniec część E, w której przechowywane są dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. 

Czy można przechowywać akta osobowe w formie elektronicznej? 

Przez wiele lat akta osobowe mogły być prowadzone wyłącznie w formie papierowej. Nowelizacja ustawy o dokumentacji pracowniczej zniosła ten obowiązek. Od stycznia 2019 r. teczki osobowe można prowadzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Co ważne, dotyczy to nie tylko nowych pracowników, ale też tych zatrudnionych przed zmianą przepisów. 

O formie prowadzenia akt osobowych decyduje pracodawca. Jeśli postanowisz przejść na formę elektroniczną, konieczne będzie cyfrowe odwzorowanie dokumentacji pracowniczej oraz podpisanie jej za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego pracodawcy, osoby upoważnionej lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Osoba upoważniona będzie zobowiązana do potwierdzenia zgodności kopii cyfrowych z oryginałami papierowymi. Trzeba będzie też poinformować pracowników o zmianie sposobu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru papierowej teczki osobowej. 

Jak i gdzie przechowywać akta osobowe pracowników? 

Niezależnie od formy prowadzenia akt osobowych, musisz je przechowywać w taki sposób, aby dostęp do nich miały wyłącznie osoby upoważnione. 

Ustawa nie wskazuje konkretnego miejsca przechowywania dokumentów. Oczywistym jest jednak, że trzeba je archiwizować w oryginalnej postaci, w sposób gwarantujący zachowanie ich poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą. 

Jak długo należy przechowywać akta osobowe pracowników? 

Okres przechowywania akt osobowych pracownika jest uzależniony od terminu nawiązania stosunku pracy.

• Jeżeli został on nawiązany do 31 grudnia 1998 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej obejmuje okres zatrudnienia oraz 50 lat, licząc od dnia ustania stosunku pracy.
• Dla stosunku pracy nawiązanego w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku, akta trzeba przechowywać przez okres zatrudnienia oraz 50 lat od jego zakończenia. Można zdecydować się na skrócenie tego okresu do 10 lat. W tym wypadku trzeba jednak złożyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych odpowiednie raporty informacyjne. 10 lat jest liczone od końca roku kalendarzowego, w którym raporty zostały złożone.
• Dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 r., okres przechowywania dokumentacji obejmuje okres zatrudnienia oraz 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Jak widzisz, przepisy polskiego prawa ściśle określają sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Przydatne materiały z zakresu kadr i płac oraz wzory dokumentów pracowniczych znajdziesz w serwisie Firmove.pl