Sprawozdanie z działalności jednostki – co musisz o nim wiedzieć?

Na każdej spółce ciążą obowiązki, które bezwzględnie powinny zostać zrealizowane w każdym roku działalności. Pierwszym z nich jest sporządzenie sprawozdania finansowego za ubiegły rok. Kolejnym elementem, który błędnie bywa określany jako składnik sprawozdania finansowego, jest sprawozdanie z działalności. Jednak czy każdy przedsiębiorca otwierający spółkę powinien je przygotować? Dowiedz się!

Sprawozdanie z działalności jednostki – kogo dotyczy?

Sprawozdanie z działalności to dokument dotyczący określonych przedsiębiorców. Jednostki, które są objęte obowiązkiem jego złożenia, zostały szczegółowo opisane w art. 49 ust. 1 Ustawy o rachunkowości¹. Zaliczamy do nich:

• spółkę kapitałową;
• spółkę komandytowo-akcyjną;
• przedsiębiorstwo państwowe;
• towarzystwo ubezpieczeń wzajemnych;
• spółdzielnię;
• wszelkie spółki komandytowe i jawne (pod warunkiem że ich wspólnicy ponoszą nieograniczoną odpowiedzialność za ich zobowiązania) oraz spółki komandytowo-akcyjne;
• inne jednostki, które można znaleźć we wspomnianej ustawie.

Ustawa przewiduje również pewne wyjątki w tej kwestii. Firmy mikrofirmy i małe przedsiębiorstwa nie muszą składać sprawozdania, jeśli spełniają określone wskazane warunki szczegółowe.
 
Aby dopełnić wszystkich obowiązków i skorzystać z możliwości zwolnienia z konieczności przygotowywania sprawozdania z działalności, należy podczas zgromadzenia wspólników podjąć taką decyzję za pomocą uchwały. Następnie wszelkie dane o nabyciu udziałów własnych spółka będzie przedstawiać jako rozszerzenie bilansu.

Sprawozdanie z działalności jednostki – co powinno się w nim znaleźć?

Czy sprawozdanie z działalności wykonuje się zawsze w ten sam sposób? Nie, ale pewne elementy bezwzględnie muszą się w nim znaleźć. Określa je Ustawa o rachunkowości, art. 49, a są to informacje o:

• zdarzeniach, które w roku obrotowym (do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego) w znaczący sposób wpłynęły na działalność danej jednostki;
• planach związanych z rozwojem jednostki;
• istotnych osiągnięciach w rozwoju jednostki i w zakresie prowadzonych badań;
• aktualnej sytuacji finansowej i prognozach na przyszłość;
• udziałach własnych;
• oddziałach lub zakładach jednostki;
• działaniach w zakresie zarządzania ryzykiem, przyjętych metodach i celach.

We wstępie powinien pojawić się opis działalności, jaką zajmuje się jednostka, a także jej specyfikacja: nazwa spółki, jej forma, siedziba, a także dane z KRS (kapitał podstawowy, skład organów). W dalszej części nie można zapominać o posiadanych zasobach, a także długoterminowych planach i misji. Naturalnie z tego elementu zwolnione są jednostki zgłaszające upadłość lub likwidację. Pozostałe powinny wskazać priorytety i zasoby oraz środki, jakich potrzebują, aby spełnić KPI (Key Performance Indicators – Kluczowe Wskaźniki Efektywności).

Nie można również pominąć wyników działalności i ogólnej sytuacji materialnej spółki, a także informacji o jej majątku. Skoro spółka ma generować obrót, należy wskazać ewentualne zagrożenia rozwoju (wewnętrzne i zewnętrzne). Sprawozdanie powinno również zawierać plan rozwoju oraz wskaźniki, którymi określi się, czy cel ten został osiągnięty, przy okazji sporządzania kolejnego dokumentu.

Terminy i forma składania sprawozdania

Ciekawe jest, że wśród reguł i zasad przewidzianych w Ustawie o rachunkowości nie znajdziesz sztywnej wytycznej dotyczącej formy takiego sprawozdania. Istotne jest, aby było ono czytelne i zawierało wszelkie niezbędne elementy. Decyzja, czy zostanie dostarczone w formie dokumentu tekstowego, dokumentu cyfrowego, czy arkusza kalkulacyjnego, leży po stronie osoby sporządzającej sprawozdanie.

Inaczej jest w przypadku terminu dostarczenia dokumentu. Kierownik jednostki, który jest zobowiązany do jego przygotowania, składa go wraz ze sprawozdaniem finansowym. 

Sprawozdanie z działalności sporządza się wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, a to oznacza, że należy je przygotować w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego. Zwykle rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, tym samym sztywną i nieprzekraczalną datą jest 31 marca.

W jakiej sytuacji nie trzeba sporządzać sprawozdania z działalności jednostki?

Czy na każdej jednostce ciąży obowiązek przygotowywania sprawozdań z działalności? W ustawie o rachunkowości można wyczytać, że są od tej reguły pewne wyjątki. Dotyczy to wyłącznie dwóch form spółek – kapitałowej i komandytowo-akcyjnej.
Nie oznacza to, że obie te spółki mają z góry zagwarantowaną taryfę ulgową. I ten element jest odpowiednio regulowany. Z przywileju skorzysta tylko spółka, która spełnienia warunki wskazane w art. 3 ust. 1a Ustawy o rachunkowości – w zakresie sumy bilansowej, przychodów netto w danym roku obrotowym oraz zatrudnienia pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty).
 

¹ https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf