Pieczątka firmowa – czy jest obowiązkowa dla JDG i innych form działalności?

Masz już swoją działalność i zastanawiasz się nad pieczątką firmową? Nie wiesz, jakie dane powinna zawierać? Przeczytaj nasz tekst, a przekonasz się, co mówią na ten temat przepisy. Podpowiemy Ci również, jakie dane warto umieścić na stemplu. A jeśli szukasz rozwiązania, którym możesz go zastąpić – mamy dla Ciebie podpowiedź. Sprawdź!

Czy firma ma obowiązek posiadania pieczątki?

Zadane w ten sposób pytanie wydaje się najważniejsze. Odpowiedź jest prosta – przedsiębiorstwo nie musi mieć pieczątki firmowej.

Co więcej, zgodnie z brzmieniem zapisów z ustawy Prawo przedsiębiorców organy w celu identyfikacji przedsiębiorcy podczas załatwiania spraw mogą żądać NIP-u i nazwy firmy. Podobnie jest w przypadku urzędowych rejestrów. Identyfikacja następuje na podstawie NIP-u, którym firma ma obowiązek posługiwania się w obrocie prawnym i gospodarczym (Ustawa Prawo przedsiębiorców art. 20). Więc nie ma wymogu, żeby dane te były przedstawione w formie stempla.

Właśnie dlatego decyzja o posiadaniu pieczątki należy do firmy. Przedsiębiorcy często posługują się nią ze względu na wygodę. Za jej pomocą mogą szybko podać niezbędne dane dotyczące działalności, jeśli umieszczą na niej np. adres, NIP czy numer telefonu. 

Co powinna zawierać pieczątka firmowa?

Wiesz już, że pieczątka firmowa nie jest obowiązkowa. Jeśli jednak zdecydujesz się na jej wykonanie, podpowiadamy, co możesz na niej umieścić. Najlepiej podejść do tej decyzji z praktycznego punktu widzenia. Często będziesz jej używać w kontekście umów, współprac, a czasami posłuży Ci jako wizytówka. Firmy, które zajmują się wyrabianiem pieczątek mają gotowe wzory, które bez wątpienia ułatwią Ci wybór. Ogólnie na pieczątce firmowej warto umieścić następujące dane lub ich część:

• nazwa firmy;
• imię i nazwisko (JDG);
• NIP;
• Regon;
• logo;
• dokładny adres;
• ogólny numer telefonu; 
• strona www;
• wysokość kapitału zakładowego i wpłaconego (spółki prawa handlowego).

Oczywiście pieczątki możesz zamówić dla konkretnych pracowników, wtedy to ich dane (w tym stanowisko) powinny się na niej znaleźć. Z kolei w przypadku, gdy Twój zawód wymaga np. licencji czy podania numeru prawa wykonywania zawodu – możesz dodatkowo je na niej umieścić. W Polsce do zawodów, których wykonywanie sprawia, że specjalista powinien posługiwać się pieczątką, zaliczamy np.:

• lekarza różnych specjalizacji, w tym weterynarii;
• instruktora i wykładowcę nauki jazdy;
• diagnostę laboratoryjnego.

Gdzie wyrobić pieczątkę?

Kwestia wyrobienia pieczątek wygląda następująco:

• pieczątka firmowa - stempel dla własnej firmy możesz zamówić np. przez internet lub znaleźć sklep stacjonarny z takimi usługami. I w jednym i w drugim przypadku może być to dowolny punkt;
• pieczęć urzędowa - jedynym podmiotem, który ma prawo do ich wyrobienia jest Mennica Polska. Mogą je zamawiać instytucje prawne, które zostały wymienione w  §17 pkt. 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z 7 grudnia 1955 roku w sprawie tablic i pieczęci urzędowych;
• pieczątka imienna - podobnie jak w przypadku stempla firmowego - możesz wyrobić ją w dowolnym punkcie.

Z ogólnych zasad warto też podkreślić, że informacje umieszczone na pieczęciach muszą być danymi, którymi masz prawo się posługiwać.

Pieczątka firmowa – cena

Koszt wyrobienia pieczątki firmowej nie jest wysoki. Zaczyna się od kilkunastu a kończy na kilkudziesięciu złotych. W popularnych serwisach kupisz standardowe pieczątki automatyczne (samotuszujące) np. od 14 zł. A jak wygląda proces zamówienia? Podczas zakupu podajesz niezbędne dane, możesz dołączyć logo, a następnie dokonujesz płatności – co do zasady sklep w żaden sposób nie weryfikuje informacji o Twojej firmie. 

Co zamiast pieczątki?

Ze względu na ogólną cyfryzację coraz więcej procesów realizujemy online. Dotyczy to też urzędów i instytucji finansowych, w tym banków. I to właśnie w przypadku załatwiania przeróżnych spraw osobiście przedsiębiorcy znajdują na drukach, wnioskach, sprawozdaniach czy protokołach miejsce na podpis i pieczątkę firmową. Co zrobić, jeśli jej nie masz? Możesz:

• podpisać dokument i odnotować, że nie posiadasz pieczątki;
• zrealizować proces online - jeśli jest to możliwe.

I właśnie w momencie załatwiania procesu przez internet, podpis kwalifikowany będzie Ci potrzebny.

Podpis kwalifikowany – czym właściwie jest?

Podpis kwalifikowany nazywany jest inaczej podpisem elektronicznym. Możesz nim podpisywać dowolny dokument (np. umowę na odległość). Dzięki poświadczeniu certyfikatem pozwala na zweryfikowanie osoby, która ma prawo go używać. 

Wyrobienie podpisu kwalifikowanego

Jeśli jest to dla Ciebie interesująca opcja, podpis kwalifikowany możesz kupić u jednego z certyfikowanych dostawców. Wiąże się to z kosztem kilkuset złotych (ok. 200 - 300 zł). A aktualnych i przede wszystkim sprawdzonych dostawców znajdziesz np. na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert). Do popularnych firm świadczących takie usługi można zaliczyć:

• CenCert (PEM-HEART);
• Autenti (mSzafir, SimplySign)
• EuroCert (SecureDoc);
• KIR (Szafir 2.0.);
• PWPW (SIGILLUM);
• Certum by Asseco (proCertum SmartSign).