Pieczątka firmowa – czy jest obowiązkowa dla JDG i innych form działalności?

Pieczątka firmowa nie jest obowiązkowa dla JDG ani spółek prawa handlowego. Polskie przepisy nie nakładają na przedsiębiorców wymogu posiadania stempla – do identyfikacji firmy w obrocie prawnym służy numer NIP, a dokumenty uwiarygadnia podpis własnoręczny lub kwalifikowany. Choć pieczątka ułatwia formalności w bankach i urzędach, jej brak nie generuje żadnych sankcji prawnych.

Czy firma ma obowiązek posiadania pieczątki?

Przedsiębiorstwo nie musi mieć pieczątki firmowej, niezależnie od tego, czy mowa o jednoosobowej działalności gospodarczej czy spółkach. W świetle prawa to podpis ma znaczenie, a nie pieczątka. Co więcej, zgodnie z brzmieniem zapisów z ustawy Prawo przedsiębiorców organy w celu identyfikacji przedsiębiorcy podczas załatwiania spraw mogą żądać NIP-u i nazwy firmy. Podobnie jest w przypadku urzędowych rejestrów. Identyfikacja następuje na podstawie NIP-u, którym firma ma obowiązek się posługiwać w obrocie prawnym i gospodarczym (Ustawa Prawo przedsiębiorców art. 20). Nie ma natomiast wymogu, żeby dane przedstawiać w formie stempla.

Konsekwencje braku pieczątki w praktyce

Prawo nie nakłada obowiązku posiadania stempla, a w codziennej praktyce biznesowej jej brak zwykle nie stanowi problemu. Niektóre instytucje – np. banki przy zakładaniu konta lub podpisywaniu umów kredytowych, a także niektóre urzędy – wciąż posługują się wzorami formularzy z miejscem opisanym jako „miejsce na pieczęć”.

Brak pieczątki w praktyce zwykle oznacza po prostu konieczność umieszczenia na dokumencie stosownej adnotacji. W relacjach z kontrahentami coraz częściej wykorzystuje się dokumenty elektroniczne, więc pieczątka coraz rzadziej znajduje zastosowanie. Bywa postrzegana jako element budujący profesjonalny wizerunek i uwiarygadniający dokumenty papierowe, ale w dobie postępującej cyfryzacji powoli traci na znaczeniu.

Co powinna zawierać pieczątka firmowa?

Wiesz już, że pieczątka firmowa nie jest obowiązkowa. Jeśli jednak zdecydujesz się na jej wykonanie, podpowiadamy, co możesz na niej umieścić. Najlepiej podejść do tej decyzji z praktycznego punktu widzenia. Często będziesz jej używać na umowach, a czasami posłuży Ci jako wizytówka. Firmy, które zajmują się wyrabianiem pieczątek, mają gotowe wzory, które bez wątpienia ułatwią Ci wybór.

Zwróć uwagę, że wyróżniamy dwa typy stempli:

• pieczątka firmowa i imienna to prywatny przybór przedsiębiorcy, 
• pieczęć urzędowa (często okrągła z godłem państwowym) jest zarezerwowana wyłącznie dla organów administracji publicznej i podmiotów wykonujących zadania państwowe.

Jako przedsiębiorca możesz posługiwać się wyłącznie pieczątką firmową. Zawartość warto dostosować do formy prawnej biznesu, aby spełniała wymogi identyfikacyjne stawiane pismom firmowym. 

• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – najważniejsze są imię i nazwisko przedsiębiorcy (stanowiące część nazwy firmy), a dodatkowo warto umieścić na stemplu pełną nazwę działalności, adres siedziby oraz NIP.
• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółka akcyjna – poza nazwą, adresem i NIP-em, należy uwzględnić numer KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), oznaczenie sądu rejestrowego oraz wysokość kapitału zakładowego. W przypadku spółki akcyjnej należy podać także wysokość kapitału wpłaconego. Wymóg podawania tych danych na dokumentach (pismach i zamówieniach handlowych) wynika z Kodeksu spółek handlowych (np. art. 206 KSH), a pieczątka ułatwia ich nanoszenie.

Oczywiście pieczątki możesz zamówić nie tylko dla firmy, ale i dla konkretnych pracowników, wtedy to ich dane (w tym stanowisko) powinny znaleźć się na stemplu.

Jeśli Twój zawód wymaga np. licencji czy podania numeru prawa wykonywania zawodu – warto też umieścić je na pieczątce. 

Zwróć uwagę, że chociaż dla większości podmiotów pieczątka nie jest obowiązkowa, to istnieją grupy, gdzie jej posiadanie jest wymagane. W Polsce specjaliści, którzy powinni posługiwać się pieczątką to m.in.:

• lekarze różnych specjalizacji, w tym weterynarii, i stomatolodzy – pieczątka lekarska musi zawierać imię, nazwisko, tytuł zawodowy oraz numer Prawa Wykonywania Zawodu (PWZ);
• instruktor i wykładowca nauki jazdy;
• diagnosta laboratoryjny.

Warto też podkreślić, że informacje umieszczone na pieczęciach muszą być danymi, którymi dany podmiot ma prawo się posługiwać.

Gdzie wyrobić pieczątkę?

Proces wyrabiania pieczątek wygląda nieco inaczej w zależności od rodzaju stempla:

• pieczątka firmowa – możesz zamówić ją np. przez internet lub w sklepie stacjonarnym z takimi usługami. I w jednym i w drugim przypadku może to być dowolny punkt;
• pieczęć urzędowa – podmiotem, który ma prawo do jej wyrobienia, jest Mennica Polska. Mogą ją zamówić instytucje prawne, które zostały wymienione w §17 pkt. 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z 7 grudnia 1955 roku w sprawie tablic i pieczęci urzędowych¹;
• pieczątka imienna – podobnie jak stempel firmowy możesz wyrobić ją w dowolnym punkcie.

Pieczątka firmowa – cena

Koszt wyrobienia pieczątki firmowej zależy od modelu i zastosowanej technologii. Ceny standardowych pieczątek automatycznych (samotuszujących) zaczynają się zazwyczaj od ok. 30 zł do 80 zł brutto za kompletny stempel (automat z gumką). Mniejsze pieczątki kieszonkowe są zwykle nieco tańsze, natomiast duże modele tabelaryczne lub stemple z dodatkowymi zabezpieczeniami zwykle kosztują ponad 100 zł.

Zabezpieczenia pieczątek firmowych przed fałszerstwem

Aby zminimalizować ryzyko fałszerstwa dokumentów, warto zainwestować w nowoczesne rozwiązania ułatwiające wykrycie falsyfikatów. Firmy produkujące stemple oferują m.in.:

• wkłady z tuszem UV – treść naniesiona takim tuszem jest widoczna tylko w świetle ultrafioletowym, co stanowi dodatkową warstwę weryfikacji.
• unikalne wzory tła (tzw. gilosze) – złożone motywy graficzne na pieczątce utrudniają jej podrobienie metodami kserograficznymi.
• wielokolorowe odbicia – precyzyjne stemple pozwalające na użycie kilku kolorów tuszu jednocześnie są znacznie trudniejsze do zreplikowania.

Co stosować zamiast pieczątki?

W przypadku załatwiania spraw osobiście na drukach, wnioskach, sprawozdaniach czy protokołach wciąż jednak można zobaczyć miejsce na podpis i pieczątkę firmową. Jeśli jej nie masz, możesz podpisać dokument i odnotować, że nie posiadasz pieczątki. Warto jednak podkreślić, że proces cyfryzacji obejmuje coraz więcej sektorów i posługiwanie się elektronicznym podpisem niebawem może stać się koniecznością. 

Alternatywą dla podpisu kwalifikowanego w sprawach urzędowych jest również Profil Zaufany (platforma ePUAP), ale w obrocie komercyjnym to podpis kwalifikowany ma szersze zastosowanie.

Podpis kwalifikowany – czym właściwie jest?

Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny o najwyższym stopniu bezpieczeństwa. Możesz nim podpisać dowolny dokument (np. umowę na odległość) i ma on taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Dzięki poświadczeniu certyfikatem pozwala na bezpieczną weryfikację osoby, która ma prawo go używać.

Wyrobienie podpisu kwalifikowanego

Podpis kwalifikowany możesz kupić u jednego z certyfikowanych dostawców. Koszt to ok. 220–350 zł netto za rok (zależnie od nośnika i okresu ważności). Do sprawdzonych dostawców świadczących takie usługi zaliczają się:

• Certum by Asseco (proCertum SmartSign);
• KIR (Szafir / mSzafir);
• PWPW (SIGILLUM);
• EuroCert (SecureDoc);
• CenCert (rSign / PEM-HEART).

Aktualną listę certyfikowanych podmiotów znajdziesz zawsze na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert).

^{1 Nowelizacja z 22.10.1990 r. dopuszcza wyjątki m.in. dla pieczęci gmin i województw zawierających herby. Wykonaniem pieczęci mogą wówczas zająć się inne wyspecjalizowane podmioty. Szczegółowo tryb postępowania określają §17–20 Rozporządzenia.}