Zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej – gdzie je uzyskasz i kiedy może być potrzebne?

Każdy przedsiębiorca wie, że zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej to niezwykle przydatny dokument. Skorzystasz z niego w wielu sytuacjach: od ubiegania się o kredyt, przez udział w przetargach, po kontakty z zagranicznymi kontrahentami. Takie zaświadczenie można uzyskać szybko i niemal bezkosztowo. Mało tego, większość formalności załatwisz bez wychodzenia z domu. Jak najszybciej je zdobyć? 

Czym jest zaświadczenie o prowadzeniu działalności?

W zależności od potrzeb możesz ubiegać się o różne rodzaje zaświadczeń, jednak najpopularniejsze to CEIDG-RI, potwierdzające aktualny wpis w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Zawiera ono między innymi:

• dane przedsiębiorcy,
• nazwę i adres firmy,
• NIP i numer REGON,
• datę rozpoczęcia działalności,
• kody PKD określające przedmiot działalności,
• informacje o zawieszeniu lub wznowieniu działalności (jeśli miały miejsce).

Możesz również uzyskać zaświadczenie z historią zmian, które uwzględnia wszystkie modyfikacje wpisu od momentu rejestracji firmy. Przyda się, gdy musisz udokumentować całą historię prowadzenia działalności.

Jak uzyskać zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej?

Proces uzyskiwania zaświadczenia różni się w zależności od rodzaju dokumentu, jakiego potrzebujesz. Jeśli chcesz uzyskać potwierdzenie wpisu do CEIDG, masz trzy możliwości.

1. Wizyta w dowolnym urzędzie gminy lub miasta – wystarczy złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia, a urzędnik wygeneruje i wydrukuje dokument na miejscu lub prześle go w ciągu kilku dni.
2. Samodzielne wygenerowanie dokumentu – zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej możesz uzyskać bezpośrednio ze strony internetowej CEIDG, logując się profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.
3. Złożenie elektronicznego wniosku – o czym szczegółowo piszemy w dalszej części artykułu.

Dla przedsiębiorców, którzy potrzebują potwierdzenia odprowadzania składek, dostępne jest również zaświadczenie z ZUS o prowadzeniu działalności gospodarczej. Ten dokument możesz uzyskać:

• na wizycie w placówce ZUS,
• przez PUE ZUS (Platforma Usług Elektronicznych),
• po złożeniu wniosku pocztą tradycyjną.

Zaświadczenia z CEIDG są honorowane przez większość polskich instytucji, jednak niektórzy zagraniczni kontrahenci mogą wymagać dodatkowego poświadczenia przez tłumacza przysięgłego.

Opłaty i czas oczekiwania na wydanie dokumentu

Opłaty za wydanie zaświadczenia zależą od konkretnej sytuacji. W 2025 roku obowiązują następujące zasady:

• zaświadczenie pobrane samodzielnie z systemu CEIDG jest bezpłatne – możesz generować je dowolną liczbę razy;
• zaświadczenie wydane przez urząd podlega opłacie skarbowej 17 złotych (dotyczy wyłącznie wniosków składanych tradycyjnie, co wynika z art. 46 ust. 4 ustawy o CEIDG), ale istnieją liczne zwolnienia, m.in. gdy dokument jest potrzebny do celów socjalnych, edukacyjnych, ubezpieczeniowych czy związanych z zatrudnieniem.

Czas oczekiwania również zależy od wybranej metody:

• dokument wygenerowane samodzielnie jest dostępny od razu,
• zaświadczenie wydawane przez urząd zazwyczaj jest wręczane na miejscu lub do 7 dni roboczych,
• oczekiwanie na dokument od ZUS-u może trwać do 7 dni roboczych.

Elektroniczny wniosek o zaświadczenie

Aby uzyskać zaświadczenie o prowadzeniu działalności online:

1. Wejdź na stronę biznes.gov.pl lub CEIDG.gov.pl.
2. Zaloguj się za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub aplikacji mObywatel.
3. Wybierz „Zaświadczenia i dokumenty”.
4. Wskaż rodzaj zaświadczenia (standardowe, z historią zmian, na konkretny dzień).
5. Określ format (.pdf, .xml) i sposób odbioru (do pobrania, e-mail, poczta).
6. Podpisz wniosek elektronicznie i wyślij.

Większość zaświadczeń generowanych elektronicznie jest dostępna natychmiast po złożeniu wniosku. Posiadają one unikalny kod weryfikacyjny, który pozwala sprawdzić ich autentyczność online.

W przypadku platformy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych proces jest podobny – po zalogowaniu do PUE ZUS, wybierz „Zaświadczenia”, złóż wniosek, a dokument znajdziesz w e-skrzynce odbiorczej.

Pamiętaj, że zaświadczenia elektroniczne mają taką samą moc prawną jak te wydawane tradycyjnie w urzędzie – są w pełni akceptowane przez instytucje publiczne, banki i kontrahentów biznesowych. Dzięki cyfryzacji administracji oszczędzasz nie tylko swój czas, ale również zmniejszasz zużycie papieru, co jest korzystne dla środowiska.