Zmiana adresu firmy – jak ją zgłosić i uniknąć problemów?

Przenosisz się do nowego biura? A może w ogóle z niego rezygnujesz i zamierzasz prowadzić działalność z domu albo oferować usługi mobilne? Zmiana lokalizacji firmy to prosta formalność, której jednak nie należy pomijać. Zgodnie z przepisami masz zaledwie 7 dni od daty przeprowadzki na zaktualizowanie wszystkich danych w urzędach, a niedopełnienie tego obowiązku może skończyć się grzywną, a w skrajnych przypadkach nawet ograniczeniem wolności. Dowiedz się, gdzie i jak zgłosić zmianę miejsca wykonywania działalności gospodarczej, żeby uniknąć problemów i działać dalej bez stresu.

Kiedy trzeba zgłosić zmianę adresu firmy?

Już na etapie zakładania firmy we wniosku CEIDG wypełniasz kilka rubryk poświęconych adresowi. Poza Twoim adresem zamieszkania musisz podać również adres do doręczeń oraz miejsce wykonywania działalności gospodarczej (możesz wskazać również „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”). 
Ale na tym formalności związane z adresami działalności wcale nie muszą się kończyć. Każda zmiana lokalizacji w przyszłości wymaga zgłoszenia w określonym terminie, a formalności zależą od formy działalności.

• Jednoosobowa działalność gospodarcza (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej – CEIDG) – musisz zgłosić zmianę adresu do doręczeń oraz stałego miejsca wykonywania działalności w ciągu 7 dni od przeprowadzki. Dotyczy to także sytuacji, gdy przechodzisz z działalności stacjonarnej na mobilną (np. zaczynasz świadczyć usługi u klientów).
• Spółki handlowe ((Krajowy Rejestr Sądowy – KRS) – zmiana siedziby spółki lub głównego miejsca prowadzenia działalności również wymaga zgłoszenia w ciągu 7 dni. Tutaj dodatkowo może być potrzebna uchwała zarządu lub wspólników.
• Działalność regulowana – jeśli prowadzisz działalność wymagającą koncesji lub licencji (np. biuro turystyczne, aptekę), masz 14 dni na zaktualizowanie danych w odpowiednich rejestrach.

Nie ma znaczenia, czy przenosisz się o dwie ulice dalej w obrębie tej samej miejscowości, czy do innego województwa. Każda zmiana adresu wymaga formalnego zgłoszenia. Pamiętaj też, że w przypadku działalności gospodarczej zmiana adresu może wpłynąć na właściwość miejscową urzędów, co ma znaczenie dla rozliczeń podatkowych. Tej kwestii przyjrzymy się bardziej szczegółowo nieco później.

Gdzie zgłosić zmianę?

To, jak będą wyglądać formalności, zależy przede wszystkim od formy prawnej Twojej firmy.

• CEIDG dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych i wspólników spółek cywilnych. Aktualizacja w CEIDG automatycznie zostanie przekazana do innych miejsc i rejestrów, np. urzędu skarbowego, ZUS-u i GUS-u, więc proces zmiany adresu firmy jest naprawdę prosty.
• KRS jest właściwy dla wszystkich spółek handlowych (z o.o., SA, jawnych, komandytowych itp.). Wniosek złożysz online przez system S24 lub PRS (Portal Rejestrów Sądowych).
• Rejestry koncesji i licencji obowiązują w przypadku działalności regulowanych, a każdy taki rejestr wymaga osobnego zgłoszenia.

Jeśli zmiana adresu skutkuje zmianą właściwości miejscowej urzędu (np. przeprowadzasz się do innego powiatu), musi dowiedzieć się o tym również urząd skarbowy. Zmiana adresu firmy przez CEIDG będzie jednak wystarczająca. Podobna zależność dotyczy również ZUS-u. Pamiętaj, że choć dane aktualizują się automatycznie, warto na wszelki wypadek sprawdzić poprawność w systemie.

Zakładanie firmy jednoosobowej trwa naprawdę krótko. Tak samo jak aktualizacja danych w CEIDG. Zazwyczaj następuje w ciągu jednego dnia roboczego.

Jak zmienić adres firmy krok po kroku?

Cały proces zmiany adresu dla jednoosobowej działalności gospodarczej jest bardzo prosty. Oto jak zmienić adres siedziby w CEIDG.

W analogiczny sposób możesz zmienić również inne dane działalności, na przykład nazwę firmy.

Co z aktualizacją danych na fakturach, stronie i pieczątkach?

Jeśli formalności urzędowe już za Tobą, przyjrzyj się innym ważnym kwestiom, takim jak zmiana adresu firmy a umowy z kontrahentami czy informacje widniejące na treściach marketingowych. O czym warto pamiętać?

• Faktury VAT – od pierwszej faktury wystawianej po zmianie musisz podawać na dokumentach nowy adres. Taka sama zależność dotyczy faktur, które to Ty otrzymujesz.
• Umowy z kontrahentami – choć brak zmiany adresu w umowie nie powoduje jej nieważności, warto poinformować kontrahentów pisemnie lub elektronicznie o tym fakcie.
• Strona internetowa i social media – zaktualizuj stopkę strony, dane w Google czy na profilach społecznościowych.
• Materiały firmowe – pieczątki, papier firmowy, szablony e-mail, wizytówki – wszystko to powinno zawierać aktualny adres. 

Zmiana adresu firmy a odbiór korespondencji

Pamiętaj, że jeśli nie zaktualizujesz adresu do doręczeń, przesyłki nadane na dawny adres będą uznawane za skutecznie doręczone po dwukrotnym awizowaniu – nawet jeśli ich nie odbierzesz.

Zwróć też uwagę, że w CEIDG możesz wskazać inny adres do korespondencji niż adres działalności (np. adres domowy, gdy prowadzisz działalność mobilną lub rzadko bywasz w biurze). Możesz też poinformować pocztę o przekierowaniu korespondencji na nowy adres w okresie przejściowym. Warto również skontaktować się z najważniejszymi kontrahentami i poinformować ich o zmianie.

Jakie są konsekwencje niezgłoszenia zmiany?

Choć wydaje się, że aktualizacja danych adresowych nie jest istotnym elementem prowadzenia biznesu, konsekwencje mogą być poważne i niekiedy bardzo kosztowne.

• Kary finansowe – grzywna może wynieść aż do 5 000 zł. W przypadku spółek może być dodatkowo wszczęte postępowanie przymuszające w KRS.
• Kara ograniczenia wolności – w skrajnych przypadkach, przy rażącym naruszeniu obowiązków, może być zasądzona nawet kara ograniczenia wolności.
• Problemy z doręczeniem – pisma sądowe, urzędowe i od kontrahentów będą uznawane za skutecznie doręczone. Możesz więc przeoczyć informację np. o toczących się sprawach. 

Czy zmiana adresu wpływa na rozliczenia podatkowe?

Na koniec kwestia, o której często zapominamy w kontekście zmiany adresu firmy. Urząd skarbowy, z którym się rozliczasz, również może ulec zmianie, co należy wskazać bezpośrednio w aktualizowanym wniosku CEIDG. O czym pamiętać?

• Właściwość miejscowa – jeśli przeprowadzasz się do innego powiatu, zmienia się właściwość urzędu skarbowego. Deklaracje VAT i PIT za miesiąc, w którym nastąpiła zmiana, składasz już do nowego urzędu.
• Numery rachunków – mikrorachunek podatkowy pozostaje bez zmian, ponieważ jest powiązany z numerem PESEL lub NIP-em, nie z adresem.
• VAT-R – aktualizacja będzie potrzebna tylko przy zmianie właściwości miejscowej urzędu skarbowego.
• Podatki lokalne – przeprowadzka do innej gminy oznacza zmianę organu podatkowego dla podatku od nieruchomości i może wpłynąć na wysokość stawek. Oczywiście zmianie ulegnie również numer konta służący do rozliczeń.

Jak widzisz, zmiana adresu firmy jest bardzo prosta, ale wymaga przestrzegania terminów. Przede wszystkim pamiętaj, że na aktualizację danych masz 7 dni. W większości przypadków o fakcie zmiany adresu nie musisz osobno powiadamiać innych instytucji, takich jak Urząd Skarbowy czy Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Dane zostaną do nich przesłane automatycznie. Jeśli prowadzisz działalność regulowaną, zwróć szczególną uwagę na informacje widniejące w osobnych rejestrach. Pamiętaj także o uwzględnianiu nowego adresu na wystawianych przez Ciebie fakturach, dokumentach firmowych oraz materiałach marketingowych, w tym tych widniejących w sieci.