Analiza ABC w zarządzaniu zasobami przedsiębiorstwa

W zarządzaniu przedsiębiorstwem kluczową rolę odgrywa właściwa optymalizacja procesów i bazowanie na wymiernych danych. Oczywiście ich rolę szczególnie łatwo dostrzec w gospodarce magazynowej i zarządzaniu zasobami firmy. Jeśli zależy Ci na sprawniejszym działaniu w tych obszarach, przeczytaj, co to jest analiza ABC i dowiedz się, jak możesz wykorzystać ją w swoim przedsiębiorstwie.

Co to jest analiza ABC?

Zarządzanie zasobami – od procesów zakupowych przez magazynowanie towarów po realizację zamówień i aktualizację stanów – to obszar, który przekłada się bezpośrednio na wypracowywane zyski. W większości firm zastosowanie ma zasada Pareta – to 20% zasobów odpowiada za generowanie 80% zysków. Nie wszystkie towary czy materiały będą więc z Twojej perspektywy tak samo ważne. Metoda ABC wskazuje, jak ustalać priorytetowe zasoby i powiązane z nimi procesy w taki sposób, aby zapewnić firmie jak najsprawniejsze działanie i optymalizować zarządzanie nie tylko logistyką, ale również innymi obszarami funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Analiza ABC umożliwia klasyfikację posiadanych zasobów ze względu na ich wartość z perspektywy Twojej firmy. Wiedza dotycząca tego, które z nich w największym stopniu wpływają na zyski, pozwala po prostu lepiej planować i organizować pracę. Dzięki temu możesz skupić się na zabezpieczeniu kluczowych zasobów, a tym, których znaczenie jest mniejsze, nadać niższy priorytet.

Gdzie sprawdza się metoda ABC? Logistyka to jeden z podstawowych obszarów, w których znajduje zastosowanie. Pozwala na właściwą organizację zapasów i zakupów oraz optymalizację gospodarki magazynowej. Właściwie kategoryzując produkty, będziesz w stanie lepiej określać zapotrzebowanie czy rozmieszczać towary w magazynie w taki sposób, aby kompletowanie najczęściej składanych zamówień było wydajniejsze, prostsze i szybsze. Ale to niejedyny obszar, w którym możesz skorzystać z tego rodzaju analizy. Na takiej samej zasadzie klasyfikacja ABC może obejmować również np. klientów Twojej firmy: dzieląc ich na kategorie, określisz, którym z nich warto poświęcić więcej uwagi.

Klasyfikacja grup ABC

Analiza zapasów ABC dzieli zapasy na trzy grupy:

• grupa A: zawiera stosunkowo niewielką liczbę elementów, które mają jednak największą wartość z perspektywy firmy i bardzo często odgrywają kluczową rolę z punktu widzenia stabilności. Artykuły sklasyfikowane w tej grupie wymagają więc szczególnego podejścia. Konieczne są zapewnienie stabilnych dostaw i skrupulatna analiza dostawców oraz procedur zakupowych w taki sposób, aby optymalizować koszty. Poza tym istotne są rozbudowane raportowanie i analiza danych oraz priorytetyzacja w magazynie, aby usprawnić tempo wydań i kompletacji zamówień;
• grupa B: obejmuje towary o mniejszej wartości, jednak wciąż ważne z perspektywy firmy. Zasady dotyczące raportowania, analizy, zamówień i magazynowania są mniej restrykcyjne niż w przypadku towarów z grupy A. Przekłada się to również na strategię zakupów; 
• grupa C: artykuły z tej grupy zwykle dominują pod względem liczebności, ale ich wartość i wpływ na zyski przedsiębiorstwa są niższe. Wobec tego należy nadać im najniższy priorytet. Możesz także stosować w ich przypadku uproszczoną sprawozdawczość, mniej szczegółowe kontrolowanie i ogólne raportowanie. Dzięki temu zyskujesz więcej czasu i energii, które możesz przeznaczyć na grupy zasobów przynoszących Twojej firmie największe zyski.

Jak klasyfikować zasoby do grup ABC?

Jak wygląda metoda ABC krok po kroku? Musisz rozpocząć od stworzenia klasyfikacji, która umożliwi podzielenie zasobów na kategorie. Obliczenie wartości i pogrupowanie elementów nie będą dużym wyzwaniem. Zrobisz to w czterech krokach.

1. Zbierz dane: pierwszym krokiem jest zebranie danych dotyczących poszczególnych zasobów. Ważne, aby informacje odpowiadały kryteriom, z których chcesz skorzystać. Przykładowo: jeżeli czynnikiem decydującym ma być wartość sprzedaży, upewnij się, że masz dostęp do aktualnych danych.
2. Określ kryteria: w następnym kroku określ kryteria, na podstawie których stworzysz klasyfikację. Może to być na przykład wartość finansowa, udział w sprzedaży czy marża zysku. Wybierz kryteria, które najlepiej odzwierciedlają znaczenie zasobów dla Twoich celów biznesowych.
3. Oblicz udział procentowy: jeżeli masz już listę zasobów, które chcesz poddać analizie, oblicz faktyczne i skumulowane udziały. Na przykład: jeżeli kryterium jest wartość sprzedaży, oblicz procentowy udział każdego elementu w stosunku do całości sprzedaży.
4. Wyodrębnij grupy A, B i C: przyszedł czas na uporządkowanie listy. Pogrupuj pozycje od najwyższej do najniższej wartości, a następnie wyodrębnij trzy grupy.

Jak wygląda struktura grup, które wyłoni analiza ABC? Procenty mogą rozkładać się w następujący sposób – w grupie A znajduje się maksymalnie do 20% asortymentu, który odpowiada za 80% przychodu. W grupie B może znaleźć się 30% asortymentu, a w grupie C aż 50% w ujęciu ilościowym. W praktyce często okazuje się jednak, że w grupie A znajduje się zaledwie kilka procent pozycji. Musisz więc dostosować hierarchię do indywidualnej charakterystyki Twojej firmy.

Jakie zalety ma analiza ABC w zarządzaniu zasobami firmy?

Wiele firm, nie tylko tych szukających wsparcia w logistyce, korzysta dziś z możliwości, jakie oferuje analiza ABC. Znakomite rezultaty przynosi wdrożenie jej w mikroprzedsiębiorstwach, które samo w sobie nie musi wiązać się z dużymi wyzwaniami operacyjnymi. Oto najważniejsze zalety, które pozwoli Ci osiągnąć dobrze skonfigurowany system: 

• optymalizacja zarządzania zapasami: analiza ABC jest szczególnie przydatna w zarządzaniu zróżnicowanymi zapasami. Klasyfikacja zasobów na podstawie ich wartości pozwala na lepsze planowanie zamówień, kontrolę stanów magazynowych i redukcję ryzyka wystąpienia braków; 
• koncentracja na najważniejszych kwestiach: wykorzystując zasadę ABC, możesz identyfikować zasoby, które mają największe znaczenie dla osiągnięcia celów biznesowych. Dzięki temu będziesz lepiej zarządzać priorytetami, czasem i energią, co przełoży się na efektywniejsze wykorzystanie zasobów firmy;
• redukcja kosztów: skupiaj się nie tylko na gamie produktów o najwyższej wartości. Właściwie identyfikując pozycje z grupy C, będziesz w stanie lepiej nimi zarządzać. Możesz zdecydować się np. na redukcję zapasów czy renegocjację warunków dostaw;
• poprawa efektywności: skoncentrowanie uwagi na kluczowych zasobach przyczynia się do poprawy efektywności operacyjnej firmy. Zoptymalizujesz procesy, zidentyfikujesz obszary do usprawnienia, ograniczysz straty i będziesz wydajniej wykorzystywać posiadane zasoby;
• lepsze zarządzanie ryzykiem: analiza ABC pozwala na skuteczne sterowanie ryzykiem i kontrolą jakości. Elementy z grupy A, które mają największe znaczenie, mogą być objęte bardziej rygorystyczną strategią działania, dzięki której zabezpieczysz łańcuchy dostaw.

Wdrażanie metody ABC w przedsiębiorstwie

Jak widzisz, samo pogrupowanie zasobów i przyporządkowanie ich do jednej z trzech grup nie powinno stanowić większego problemu. Pamiętaj jednak, że analiza to zaledwie punkt wyjścia. Musisz wprowadzić odpowiednie rozwiązania na wielu poziomach funkcjonowania firmy, które pomogą Ci w praktyce wykorzystać zdobyte informacje. Realizacja tych zadań wymaga więcej doświadczenia i wiedzy. 

Aby sprawnie wprowadzić zmiany w przedsiębiorstwie, musisz przede wszystkim prawidłowo wyznaczyć kryteria, w odniesieniu do których przygotujesz klasyfikację. Nie w każdym przypadku wartość bezwzględna będzie najlepszym wskaźnikiem – może okazać się, że np. ze względu na różnice marż, produkt o najwyższej wartości nie będzie przynosił Twojej firmie najwyższych zysków i w ogóle nie znajdzie się w grupie A, jeżeli przyjmiesz inne kryteria wyboru. Nie zapominaj również o dwóch pozostałych kategoriach: dobrym rozwiązaniem będzie optymalizacja kosztów w tych obszarach.

Musisz także na bieżąco analizować dane, jakie pozwoli Ci uzyskać metoda ABC. Opis konkretnych pozycji i ich hierarchia mogą się zmieniać w czasie, wobec czego wymagają aktualizacji. Cyklicznie monitoruj zawartość poszczególnych grup i – jeżeli będzie to konieczne – dokonuj niezbędnych zmian obejmujących procesy logistyczne czy procedury istniejące w Twojej firmie.