Cześć! Przełom roku to czas, w którym na pracodawcy spoczywają dodatkowe obowiązki. Wynikają one z prawa pracy, przepisów podatkowych oraz ubezpieczeń społecznych. O czym musisz pamiętać w tym gorącym okresie? Przekonajmy się.
Jakie obowiązki wynikają z prawa pracy?
Nowy rok wiąże się ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej. Jeśli zatrudniasz osoby na najniższą krajową, a ich wynagrodzenie w umowie jest określone kwotowo, musisz sporządzić aneks do umowy. Takiej potrzeby nie ma jeśli zapis mówi o minimalnym wynagrodzeniu ale bez podania konkretnej kwoty.
Jak dobrze wiesz, urlop wypoczynkowy to jeden z przywilejów osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Prawo do kolejnego urlopu pracownik nabywa „z góry” 1 stycznia każdego roku kalendarzowego. Już wtedy przysługuje mu pełny wymiar urlopu. Jest to 20 lub 26 dni - w zależności od stażu pracy. Początek roku to czas, kiedy trzeba zweryfikować wykorzystane w ubiegłym roku urlopy oraz ustalić plan urlopów na nowy rok. Należy przy tym uwzględnić wnioski pracowników oraz zadbać o zapewnienie normalnego toku pracy.
Kolejnym Twoim obowiązkiem jest poinformowanie pracowników o tym, że nie tworzysz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – jeśli decydujesz się na takie rozwiązanie. Alternatywnie, możesz zdecydować się na wypłacanie świadczenia urlopowego ze środków obrotowych firmy. Takie świadczenie należy się pracownikom, których urlop będzie trwał nieprzerwanie 14 dni kalendarzowych. Jego wysokość zależy od rodzaju zatrudnienia. Wszystkie te informacje należy przekazać pracownikom do końca stycznia danego roku.
Jeśli w przeliczeniu na pełny etat zatrudniasz co najmniej 25 pracowników i nie osiągasz określonego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, co miesiąc dokonujesz wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz składasz stosowne deklaracje. Roczną deklarację PFRON za rok poprzedni należy złożyć do 20 stycznia.
Jakie są obowiązki podatkowe?
Jako pracodawca wyliczasz i odprowadzasz do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy za zatrudniane osoby. Jednym z Twoich kluczowych obowiązków jest złożenie elektronicznie do urzędu indywidualnych deklaracji PIT-11 za rok ubiegły. Dokumentów, które musisz przekazać, jest więcej. PIT 4R to deklaracja roczna o zaliczkach pobranych przez pracodawcę. PIT 8AR to deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych. Wszystkie te dokumenty należy złożyć do ostatniego dnia stycznia. Z kolei na przekazanie pracownikom kopii deklaracji PIT-11 masz czas do końca lutego.
Jeżeli zatrudniasz osoby fizyczne nieposiadające miejsca zamieszkania w Polsce, przygotuj dla nich informację IFT-1R. Termin na wysłanie tego dokumentu do urzędu skarbowego i przekazanie go pracownikowi mija z końcem lutego.
Niedopełnienie obowiązku złożenia deklaracji podatkowych w terminie jest wykroczeniem skarbowym. O jakich karach mówimy?
- W przypadku deklaracji PIT-11 jest to kara grzywny, którą orzeka sąd lub uprawniony urzędnik skarbowy w postępowaniu mandatowym. Grzywna może wynieść do 180 stawek dziennych.
- W przypadku niezłożenia deklaracji PIT-4R może to być kara grzywny - do 720 stawek dziennych, kara pozbawienia wolności lub obie kary łącznie.
Zgodnie z art. 23 Kodeksu karnego skarbowego stawka dzienna nie może być niższa od jednej trzydziestej części minimalnego wynagrodzenia oraz nie może przekraczać jej czterystukrotności. Wysokość stawki dziennej określa właściwy w tej sprawie sąd.
Jakie są obowiązki ubezpieczeniowe?
Do 31 stycznia pracodawca zobowiązany jest przekazać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych formularz ZUS IWA za poprzedni rok. Na podstawie tych danych ustalana jest składka na ubezpieczenie wypadkowe.
Formularz składa właściciel firmy, który :
- przez wszystkie miesiące w poprzednim roku i co najmniej jeden dzień w styczniu tego roku opłacał składki na ubezpieczenie wypadkowe za co najmniej jedną osobę,
- w poprzednim roku zgłosił do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób w miesiącu (w tym siebie),
- 1 grudnia poprzedniego roku był wpisany do rejestru REGON.
Jeśli opłacasz co miesiąc składki ubezpieczeniowe do ZUS za zatrudnione osoby, musisz przekazać ubezpieczonym informacje na ten temat. Dane mogą być przekazywane w formie comiesięcznych raportów, np. pasków płacowych, lub rocznego podsumowania z podziałem na każdy miesiąc. Ostateczny termin przekazania pracownikom druku ZUS IMIR upływa w ostatnim dniu lutego.
Gdy w swojej firmie zatrudniasz emeryta lub rencistę, przychody przez niego osiągnięte mogą mieć wpływ na zmniejszenie lub zawieszenie wypłaty świadczeń pobieranych z ZUS. Właśnie dlatego do końca lutego należy przekazać do ZUS-u zaświadczenie o przychodach emeryta i rencisty za rok poprzedni.
To już wszystkie podstawowe obowiązki jakie musisz spełnić zatrudniając pracowników. Więcej informacji o kwestiach kadrowo-płacowych znajdziesz w serwisie firmove.pl.
