Ewidencjonowanie godzin pracy na umowie-zleceniu – wzór dokumentu

Wzór ewidencji godzin pracy do pobrania

Wzór ewidencji godzin pracy na umowie-zleceniu musi uwzględniać dane zleceniobiorcy (imię, nazwisko, adres) oraz zleceniodawcy (nazwa jednostki organizacyjnej, adres, NIP). Kolejnym istotnym elementem jest określenie miesiąca i roku, którego dotyczy ewidencja. Warto również dodać informację o minimalnym wynagrodzeniu, które obowiązuje w danym okresie.

Główną część dokumentu stanowi tabela, w której osoba przyjmująca zlecenie wpisuje daty i godziny wykonywania pracy. Powinna ona zawierać kolumny na dzień miesiąca, godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczbę przepracowanych godzin. Należy uwzględnić również miejsce na podpis zleceniobiorcy, który potwierdza prawdziwość zawartych informacji. Podstawą prawną ewidencji czasu pracy na umowie zleceniu jest art. 8b ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Jak prowadzić ewidencję godzin pracy na umowie-zleceniu?

Ewidencja czasu pracy na umowie zlecenie powinna być prowadzona na bieżąco, najlepiej każdego dnia, w którym zleceniobiorca wykonuje pracę. Może mieć formę papierową lub elektroniczną, ważne jednak, aby zawierała wszystkie niezbędne informacje i była rzetelna.

Obowiązek ewidencji czasu pracy na umowie-zleceniu spoczywa na zleceniodawcy, jednak w praktyce często to zleceniobiorca jest zobowiązany do jej uzupełniania. Ważne, aby zleceniodawca zapewnił odpowiedni wzór dokumentu i poinstruował zleceniobiorcę, jak go wypełniać. Pisemna ewidencja czasu pracy na umowie-zleceniu jest szczególnie istotna w sytuacji, gdy wynagrodzenie jest ustalane na podstawie stawki godzinowej.

Co powinno się znaleźć w ewidencji czasu pracy na umowie-zleceniu?

Ewidencja pracy na umowie-zleceniu musi jednoznacznie identyfikować zleceniobiorcę i zleceniodawcę oraz określać okres, którego dotyczy. Główną część ewidencji stanowi tabela zawierająca daty i godziny wykonywania pracy. W tabeli należy uwzględnić kolumny na:

• dzień miesiąca;
• godzinę rozpoczęcia pracy;
• godzinę zakończenia pracy;
• liczbę przepracowanych godzin.

Dodatkowo pod każdym dniem pracy warto przewidzieć miejsce na podpis osoby świadczącej usługę, co potwierdza zgodność ewidencji ze stanem faktycznym. Ewidencja czasu pracy powinna być przechowywana przez zleceniodawcę przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. W razie kontroli ZUS-u zleceniodawca jest zobowiązany do udostępnienia ewidencji na żądanie inspektora. 

To, czy w umowie-zleceniu musi być podana liczba godzin, nie jest jednoznacznie uregulowane, a zatem nie ma obowiązku podawania konkretnej liczby godzin do przepracowania w treści. Ta forma zatrudnienia charakteryzuje się elastycznością, a zleceniobiorca ma swobodę w organizacji swojego czasu pracy. Jednak zgodnie z przepisami strony powinny określić w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług.

Warto zadbać o właściwe zabezpieczenie danych zawartych w ewidencji, szczególnie jeśli jest ona prowadzona w formie elektronicznej. Dostęp do niej powinny mieć tylko osoby upoważnione, a sam dokument powinien być chroniony przed utratą lub zniszczeniem. Bezpłatny wzór ewidencji godzin pracy na umowie-zleceniu pobierzesz poniżej.
 

Zamieszczane wzory dokumentów mają charakter orientacyjny i nie stanowią porady prawnej ani podatkowej. Firmove.pl nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji zawartych w tych wzorach.