Jakie procesy można zautomatyzować w firmie?

6 min

stykające się dłonie człowieka i robota

O automatyzacji mówi się wiele – zwłaszcza w kontekście korzyści, jakie oznacza dla firm. Jednak w rozważaniach o biznesie na autopilocie często umyka najważniejsze: co tak naprawdę można zautomatyzować? 

Automatyzacja procesów biznesowych – jak to działa?

Aby zrozumieć, jakie procesy nadają się do zautomatyzowania, trzeba w pierwszej kolejności uświadomić sobie, o co w tym wszystkim chodzi. Sama automatyzacja to nic innego, jak oddelegowanie odpowiedzialności za wykonanie konkretnego zadania – z pracownika lub przedsiębiorcy – na poszczególne algorytmy oraz całe systemy wykonujące samodzielnie wskazane czynności.

Podstawowymi elementami automatyzacji są:

  • triggery – dokładnie opisane sytuacje, w których zostanie uruchomiona zaplanowana automatyzacja (np. pojawienie się nowego leada);
  • integracje – połączenia różnych aplikacji pozwalające na swobodną wymianę informacji (np. z bazy danych GUS do systemu CRM);
  • scenariusze – ścieżki automatyzacji biorące pod uwagę wiele różnych sytuacji, zmiennych oraz danych (np. co się stanie, gdy faktura nie zostanie opłacona w terminie).

Co to oznacza w praktyce? Weźmy za przykład prostą automatyzację do wystawiania faktur, gdzie triggerem będzie zmiana statusu w systemie CRM. Informacja o zamknięciu sprzedaży uruchomi zaplanowany scenariusz. Algorytm pobierze automatycznie dane o kliencie, wyśle je do zintegrowanego programu fakturującego, wystawi odpowiedni dokument, a następnie wyśle jego kopie do wskazanych osób.

Jakie procesy nadają się do automatyzowania?

Często mówi się, że zautomatyzować da się prawie wszystko. To prawda, ale pod dwoma warunkami: nie zapomnimy o „prawie” i będziemy mieć na uwadze, że automatyzacja ma w pierwszej kolejności wspierać przedsiębiorców i pracowników, a nie pozbawić ich zajęcia.

Wdrożenie automatyzacji to najlepszy sposób na przyspieszenie i zoptymalizowanie zadań, które sabotują naszą efektywność. Mamy na myśli czynności powtarzalne, monotonne, a przy tym czasochłonne i bazujące na różnego rodzaju danych. To właśnie dlatego automatyzacja uwalnia przedsiębiorców od przedzierania się przez kolejne arkusze kalkulacyjne, szukania dokumentów w grubych segregatorach, czy przepisywania i przeklejania danych. 

Zrezygnowanie z ręcznego realizowania powtarzalnych zadań oznacza szereg korzyści dla firmy, a w tym:

  • realne oszczędności czasu;
  • ograniczenie firmowych wydatków;
  • łatwiejsze skalowanie biznesu;
  • wyeliminowanie ryzyka popełnienia błędu;
  • poprawę jakości obsługi klienta.

Automatyzacja procesów biznesowych – przykłady

Od czego zacząć optymalizowanie firmy? Tutaj wiele zależy od konkretnej branży, charakterystyki firmy oraz indywidualnych potrzeb. Natomiast są cztery uniwersalne obszary, które warto zautomatyzować w pierwszej kolejności.

1. Obsługa klienta

Automatyzacja przyspiesza obsługę klientów, a przy tym znacząco podnosi jej jakość. Czatboty to tylko mały procent tych możliwości. Nawet proste systemy mogą automatycznie wysyłać wiadomości do nowych leadów, generować umowy w kilka sekund, a także informować klientów o postępach prac w danym projekcie.

Przykładowe automatyzacje w obsłudze klienta:

  • generowanie i podpisywanie umów;
  • automatyczne ankiety i prośby o ocenę,
  • obsługa zwrotów i reklamacji;

2. Zarządzanie finansami

Wdrożenie automatyzacji podnosi poziom sprzedaży, ale na tym korzyści w kwestii firmowych finansów się nie kończą. Przeorganizowanie procesu rozliczeń z klientami to gotowy sposób na ograniczenie powstawania zatorów finansowych, a przez to zwiększenie płynności Twojego biznesu. 

Przykładowe automatyzacje w zarządzaniu firmowymi finansami:

  • wystawianie faktur i rachunków;
  • monitorowanie płatności i firmowych wydatków;
  • prowadzenie działań windykacyjnych.

3. Marketing na autopilocie

W mniejszych firmach bardzo często brakuje czasu na marketing, a przez to komunikacja z potencjalnymi klientami delikatnie mówiąc odstaje poziomem od jakości świadczonych usług. Tutaj z pomocą przychodzą automatyzacje, które mogą obejmować cały proces obsługiwania mediów społecznościowych, prowadzić kampanie e-mail marketingowe, a przy tym raportować i analizować skuteczność prowadzonych działań.

Przykładowe automatyzacje w marketingu:

  • współpraca nad treściami i publikacja postów;
  • wysyłka wiadomości do nowych leadów;
  • generowanie spersonalizowanych ofert.

4. Zarządzanie zasobami ludzkimi

Procesy administracyjne i rekrutacyjne to jeden z najlepszych obszarów na wdrożenie automatyzacji. To w pracy działu HR znajdziemy mnóstwo powtarzalnych zadań – z zarządzaniem umowami pracowniczymi i wnioskami urlopowymi na czele. W zautomatyzowanej formie większość tych czynności może odbywać się niezależnie, co oszczędza czas, a także pozwala raz na zawsze ujarzmić organizacyjny chaos.

Przykładowe automatyzacje w HR i firmowej administracji:

  • tworzenie umów pracowniczych;
  • system do obsługi dokumentów;
  • zarządzanie czasem pracy i nieobecnościami. 

Czego nie da się zautomatyzować?

Chociaż możliwości sztucznej inteligencji coraz mocniej rozpalają nasze wyobraźnie, to trzeba podkreślić, że nawet najlepszy system automatyzacji nie zastąpi wykwalifikowanego zespołu. Algorytmy sprawdzają się świetnie w pracy z danymi, tworzeniu dokumentów i wykonywaniu za nas powtarzalnych zadań, jednak wszędzie tam, gdzie kluczowa jest kreatywność, intuicja i doświadczenie, nadal mamy nad nimi przewagę.

Wdrożenie BPA (ang. business process automation) należy postrzegać jako wsparcie dla przedsiębiorcy i jego zespołu, a nie sposób na zredukowanie etatów praktycznie do zera. Co więcej, automatyzacja nie zagraża pracownikom, ale faktycznie wspiera ich na co dzień i pozytywnie wpływa na poziom zadowolenia oraz zarobków.

Identyfikacja procesów do zautomatyzowania

Skoro już wiemy, co da się zautomatyzować, to pozostaje jedno pytanie – od czego zacząć? Kompleksową automatyzację zawsze poprzedzają konsultacje z ekspertami oraz godziny pracy analityków biznesowych. To jednak wcale nie oznacza, że prostych automatyzacji nie można wdrożyć na własną rękę. Kluczem będzie natomiast odpowiednie przygotowanie.

Mapowanie procesów biznesowych

W pierwszej kolejności wybierz sprawdzony i działający już proces, a następnie przygotuj szczegółową mapę. Wizualna prezentacja całego procesu, wraz z rozpisaniem każdego kroku oraz rodzaju przekazywanych danych pomoże Ci wyłapać wszelkie nieprawidłowości i zdublowane zadania. 

Analiza i wybór zadań

Tak opracowany proces możesz zacząć automatyzować. Skup się na zadaniach, które z łatwością zastąpią algorytmy. Na początku wybierz coś prostego, jak przekazywanie informacji do systemu CRM, generowanie dokumentów, czy wysyłanie wiadomości do leadów. Na celownik weź zadania powtarzalne, podatne na błędy i niewymagające kreatywności.

Dobór narzędzi do automatyzacji

Pod kątem zidentyfikowanych do zautomatyzowania zadań należy dobrać odpowiednie aplikacje. Wspólnym mianownikiem zawsze jest integrator, który reaguje na konkretne sytuacje, a następnie uruchamia zaplanowane ścieżki automatyzacji. W pierwszej kolejności warto wziąć pod uwagę uniwersalne i łatwe w obsłudze platformy takie jak Make.com. Stworzenie tam scenariusza pierwszej automatyzacji nie wymaga specjalistycznej wiedzy, a gotowe poradniki i przykładowe automatyzacje ułatwiają wdrożenie automatyzacji w firmie.

Kiedy zacząć automatyzowanie firmy?

Odpowiedź jest prosta – nie czekaj i zautomatyzuj już dziś! Pamiętaj o tym, że Twoja konkurencja prawdopodobnie już korzysta z podobnych narzędzi, a jeśli nie, to zapewne właśnie planuje ich wdrożenie.

Przygodę z firmą na autopilocie możesz rozpocząć na kilka różnych sposobów. Wsparcie specjalistów oczywiście będzie najbardziej skutecznym rozwiązaniem, ale nieskomplikowane automatyzacje są w zasięgu Twojej ręki. Zacznij od prostych wdrożeń, przekonaj się, jakie korzyści przynosi nawet wyeliminowanie pojedynczych zadań, a wtedy zobaczysz, że automatyzacja jest najskuteczniejszym sposobem na wyprzedzenie konkurencji!

logo Let's automate
Let’s automate
Automatyzacja firm i procesów

Projektujemy i wdrażamy automatyzacje procesów biznesowych. Ograniczamy liczbę powtarzalnych czynności do minimum, tak aby firmy mogły rozwijać się szybciej, a przy tym oszczędzać czas i pieniądze. 
Więcej o nas: www.letsautomate.pl

Czy ten artykuł był przydatny?
średnia: 0 | 0 ocen

Przeglądaj tematy

  • #na startwięcej artykułów z tagiem:#na start
  • #bizneswięcej artykułów z tagiem:#biznes
  • #podatkiwięcej artykułów z tagiem:#podatki
  • #marketingwięcej artykułów z tagiem:#marketing
  • #prawowięcej artykułów z tagiem:#prawo
  • #strategiawięcej artykułów z tagiem:#strategia
  • #pracownicywięcej artykułów z tagiem:#pracownicy
  • #księgowośćwięcej artykułów z tagiem:#księgowość
  • #wideowięcej artykułów z tagiem:#wideo
  • #finansowaniewięcej artykułów z tagiem:#finansowanie
  • #sprzedażwięcej artykułów z tagiem:#sprzedaż
  • #ekowięcej artykułów z tagiem:#eko
  • #markawięcej artykułów z tagiem:#marka
  • #ESGwięcej artykułów z tagiem:#ESG
  • #pomysł na bizneswięcej artykułów z tagiem:#pomysł na biznes
  • #e-commercewięcej artykułów z tagiem:#e-commerce
  • #zmiany w prawiewięcej artykułów z tagiem:#zmiany w prawie
  • #wsparcie dla firmwięcej artykułów z tagiem:#wsparcie dla firm
  • #automatyzacjawięcej artykułów z tagiem:#automatyzacja
  • #internetwięcej artykułów z tagiem:#internet
  • #przewodnikwięcej artykułów z tagiem:#przewodnik
  • #AIwięcej artykułów z tagiem:#AI
  • #samodzielna księgowośćwięcej artykułów z tagiem:#samodzielna księgowość
  • #SEOwięcej artykułów z tagiem:#SEO
  • #ZUSwięcej artykułów z tagiem:#ZUS
  • #leasingwięcej artykułów z tagiem:#leasing
  • #service designwięcej artykułów z tagiem:#service design
  • #instrukcjawięcej artykułów z tagiem:#instrukcja
  • #dokumentywięcej artykułów z tagiem:#dokumenty
  • #kredytwięcej artykułów z tagiem:#kredyt
  • #media społecznościowewięcej artykułów z tagiem:#media społecznościowe
  • #RODOwięcej artykułów z tagiem:#RODO
  • #oszczędnościwięcej artykułów z tagiem:#oszczędności
  • #fakturywięcej artykułów z tagiem:#faktury
  • #bankowośćwięcej artykułów z tagiem:#bankowość
  • #dotacjewięcej artykułów z tagiem:#dotacje
  • #technologiewięcej artykułów z tagiem:#technologie
  • #ochrona środowiskawięcej artykułów z tagiem:#ochrona środowiska
  • #ITwięcej artykułów z tagiem:#IT
  • #podcastwięcej artykułów z tagiem:#podcast
  • #kontrahentwięcej artykułów z tagiem:#kontrahent
  • #analizawięcej artykułów z tagiem:#analiza
  • #google analyticswięcej artykułów z tagiem:#google analytics
  • #ubezpieczeniewięcej artykułów z tagiem:#ubezpieczenie
  • #Polski Ładwięcej artykułów z tagiem:#Polski Ład
  • #umowywięcej artykułów z tagiem:#umowy
  • #badaniewięcej artykułów z tagiem:#badanie
  • #długiwięcej artykułów z tagiem:#długi
  • #faktoringwięcej artykułów z tagiem:#faktoring
  • #USwięcej artykułów z tagiem:#US
  • #konkurencjawięcej artykułów z tagiem:#konkurencja
  • #wynagrodzeniawięcej artykułów z tagiem:#wynagrodzenia
  • #płynność finansowawięcej artykułów z tagiem:#płynność finansowa
  • #urlopywięcej artykułów z tagiem:#urlopy
  • #CEIDGwięcej artykułów z tagiem:#CEIDG
  • #inwestycjewięcej artykułów z tagiem:#inwestycje
  • #zakupywięcej artykułów z tagiem:#zakupy
  • #zdolność kredytowawięcej artykułów z tagiem:#zdolność kredytowa
  • #webinarwięcej artykułów z tagiem:#webinar
  • #kosztywięcej artykułów z tagiem:#koszty
  • #REGONwięcej artykułów z tagiem:#REGON
  • #współpracawięcej artykułów z tagiem:#współpraca
  • #SEMwięcej artykułów z tagiem:#SEM
  • #gwarancjawięcej artykułów z tagiem:#gwarancja
  • #BHPwięcej artykułów z tagiem:#BHP