Jakie procesy można zautomatyzować w firmie?

O automatyzacji mówi się wiele – zwłaszcza w kontekście korzyści, jakie oznacza dla firm. Jednak w rozważaniach o biznesie na autopilocie często umyka najważniejsze: co tak naprawdę można zautomatyzować? 

Automatyzacja procesów biznesowych – jak to działa?

Aby zrozumieć, jakie procesy nadają się do zautomatyzowania, trzeba w pierwszej kolejności uświadomić sobie, o co w tym wszystkim chodzi. Sama automatyzacja to nic innego, jak oddelegowanie odpowiedzialności za wykonanie konkretnego zadania – z pracownika lub przedsiębiorcy – na poszczególne algorytmy oraz całe systemy wykonujące samodzielnie wskazane czynności.

Podstawowymi elementami automatyzacji są:

• triggery – dokładnie opisane sytuacje, w których zostanie uruchomiona zaplanowana automatyzacja (np. pojawienie się nowego leada);
• integracje – połączenia różnych aplikacji pozwalające na swobodną wymianę informacji (np. z bazy danych GUS do systemu CRM);
• scenariusze – ścieżki automatyzacji biorące pod uwagę wiele różnych sytuacji, zmiennych oraz danych (np. co się stanie, gdy faktura nie zostanie opłacona w terminie).

Jakie procesy nadają się do automatyzowania?

Często mówi się, że zautomatyzować da się prawie wszystko. To prawda, ale pod dwoma warunkami: nie zapomnimy o „prawie” i będziemy mieć na uwadze, że automatyzacja ma w pierwszej kolejności wspierać przedsiębiorców i pracowników, a nie pozbawić ich zajęcia.

Wdrożenie automatyzacji to najlepszy sposób na przyspieszenie i zoptymalizowanie zadań, które sabotują naszą efektywność. Mamy na myśli czynności powtarzalne, monotonne, a przy tym czasochłonne i bazujące na różnego rodzaju danych. To właśnie dlatego automatyzacja uwalnia przedsiębiorców od przedzierania się przez kolejne arkusze kalkulacyjne, szukania dokumentów w grubych segregatorach, czy przepisywania i przeklejania danych. 

Zrezygnowanie z ręcznego realizowania powtarzalnych zadań oznacza szereg korzyści dla firmy, a w tym:

• realne oszczędności czasu;
• ograniczenie firmowych wydatków;
• łatwiejsze skalowanie biznesu;
• wyeliminowanie ryzyka popełnienia błędu;
• poprawę jakości obsługi klienta.

Automatyzacja procesów biznesowych – przykłady

Od czego zacząć optymalizowanie firmy? Tutaj wiele zależy od konkretnej branży, charakterystyki firmy oraz indywidualnych potrzeb. Natomiast są cztery uniwersalne obszary, które warto zautomatyzować w pierwszej kolejności.

1. Obsługa klienta

Automatyzacja przyspiesza obsługę klientów, a przy tym znacząco podnosi jej jakość. Czatboty to tylko mały procent tych możliwości. Nawet proste systemy mogą automatycznie wysyłać wiadomości do nowych leadów, generować umowy w kilka sekund, a także informować klientów o postępach prac w danym projekcie.

2. Zarządzanie finansami

Wdrożenie automatyzacji podnosi poziom sprzedaży, ale na tym korzyści w kwestii firmowych finansów się nie kończą. Przeorganizowanie procesu rozliczeń z klientami to gotowy sposób na ograniczenie powstawania zatorów finansowych, a przez to zwiększenie płynności Twojego biznesu. 

3. Marketing na autopilocie

W mniejszych firmach bardzo często brakuje czasu na marketing, a przez to komunikacja z potencjalnymi klientami delikatnie mówiąc odstaje poziomem od jakości świadczonych usług. Tutaj z pomocą przychodzą automatyzacje, które mogą obejmować cały proces obsługiwania mediów społecznościowych, prowadzić kampanie e-mail marketingowe, a przy tym raportować i analizować skuteczność prowadzonych działań.

4. Zarządzanie zasobami ludzkimi

Procesy administracyjne i rekrutacyjne to jeden z najlepszych obszarów na wdrożenie automatyzacji. To w pracy działu HR znajdziemy mnóstwo powtarzalnych zadań – z zarządzaniem umowami pracowniczymi i wnioskami urlopowymi na czele. W zautomatyzowanej formie większość tych czynności może odbywać się niezależnie, co oszczędza czas, a także pozwala raz na zawsze ujarzmić organizacyjny chaos.

Czego nie da się zautomatyzować?

Chociaż możliwości sztucznej inteligencji coraz mocniej rozpalają nasze wyobraźnie, to trzeba podkreślić, że nawet najlepszy system automatyzacji nie zastąpi wykwalifikowanego zespołu. Algorytmy sprawdzają się świetnie w pracy z danymi, tworzeniu dokumentów i wykonywaniu za nas powtarzalnych zadań, jednak wszędzie tam, gdzie kluczowa jest kreatywność, intuicja i doświadczenie, nadal mamy nad nimi przewagę.

Wdrożenie BPA (ang. business process automation) należy postrzegać jako wsparcie dla przedsiębiorcy i jego zespołu, a nie sposób na zredukowanie etatów praktycznie do zera. Co więcej, automatyzacja nie zagraża pracownikom, ale faktycznie wspiera ich na co dzień i pozytywnie wpływa na poziom zadowolenia oraz zarobków.

Identyfikacja procesów do zautomatyzowania

Skoro już wiemy, co da się zautomatyzować, to pozostaje jedno pytanie – od czego zacząć? Kompleksową automatyzację zawsze poprzedzają konsultacje z ekspertami oraz godziny pracy analityków biznesowych. To jednak wcale nie oznacza, że prostych automatyzacji nie można wdrożyć na własną rękę. Kluczem będzie natomiast odpowiednie przygotowanie.

Mapowanie procesów biznesowych

W pierwszej kolejności wybierz sprawdzony i działający już proces, a następnie przygotuj szczegółową mapę. Wizualna prezentacja całego procesu, wraz z rozpisaniem każdego kroku oraz rodzaju przekazywanych danych pomoże Ci wyłapać wszelkie nieprawidłowości i zdublowane zadania. 

Analiza i wybór zadań

Tak opracowany proces możesz zacząć automatyzować. Skup się na zadaniach, które z łatwością zastąpią algorytmy. Na początku wybierz coś prostego, jak przekazywanie informacji do systemu CRM, generowanie dokumentów, czy wysyłanie wiadomości do leadów. Na celownik weź zadania powtarzalne, podatne na błędy i niewymagające kreatywności.

Dobór narzędzi do automatyzacji

Pod kątem zidentyfikowanych do zautomatyzowania zadań należy dobrać odpowiednie aplikacje. Wspólnym mianownikiem zawsze jest integrator, który reaguje na konkretne sytuacje, a następnie uruchamia zaplanowane ścieżki automatyzacji. W pierwszej kolejności warto wziąć pod uwagę uniwersalne i łatwe w obsłudze platformy takie jak Make.com. Stworzenie tam scenariusza pierwszej automatyzacji nie wymaga specjalistycznej wiedzy, a gotowe poradniki i przykładowe automatyzacje ułatwiają wdrożenie automatyzacji w firmie.

Kiedy zacząć automatyzowanie firmy?

Odpowiedź jest prosta – nie czekaj i zautomatyzuj już dziś! Pamiętaj o tym, że Twoja konkurencja prawdopodobnie już korzysta z podobnych narzędzi, a jeśli nie, to zapewne właśnie planuje ich wdrożenie.

Przygodę z firmą na autopilocie możesz rozpocząć na kilka różnych sposobów. Wsparcie specjalistów oczywiście będzie najbardziej skutecznym rozwiązaniem, ale nieskomplikowane automatyzacje są w zasięgu Twojej ręki. Zacznij od prostych wdrożeń, przekonaj się, jakie korzyści przynosi nawet wyeliminowanie pojedynczych zadań, a wtedy zobaczysz, że automatyzacja jest najskuteczniejszym sposobem na wyprzedzenie konkurencji!