Rachunek do umowy o dzieło – co to jest i kto go wystawia?

Przedsiębiorcy nabywający na co dzień różnego rodzaju produkty lub usługi rozliczają się z reguły na podstawie faktur. Nie oznacza to jednak, że są one jedynymi dokumentami, które można stosować. W obrocie gospodarczym obok faktur funkcjonują również paragon oraz rachunek. Kiedy umowa o dzieło z rachunkiem znajduje zastosowanie i jak wystawić rachunek do umowy o dzieło?

Czym jest rachunek do umowy o dzieło?

W przypadku umowy o dzieło rachunek jest sposobem na rozliczanie się dla osób lub firm, które świadczą różnego rodzaju usługi, np. wykonują projekty graficzne na rzecz zamawiającego (przedsiębiorcy). Taki rachunek stanowi uzupełnienie do zawieranej umowy oraz:

• jest potwierdzeniem zawarcia zamówienia,
• stanowi podstawę do wypłaty ustalonego wynagrodzenia,
• stanowi podstawę do ujęcia go w kosztach firmy, na czym zazwyczaj zależy każdemu przedsiębiorcy.

Dlatego też, jeśli planujesz zawarcie dowolnej umowy o dzieło, warto od razu dodać w niej zapis o tym, że chcesz otrzymać taki rachunek po oddaniu dzieła. 

W tym miejscu należy wspomnieć o terminach, które obowiązują podczas wystawiania rachunków. W przypadku gdy w zawartej umowie o dzieło znalazł się zapis o tym, że zamawiający chce otrzymać rachunek, wykonawca ma na to 7 dni (licząc od przekazania dzieła). W przypadku braku zapisu o rachunku w umowie zamawiający ma prawo domagać się wystawienia rachunku po czasie, o ile nie minęło więcej niż 3 miesiące od daty przekazania dzieła. W takiej sytuacji wykonawca również ma 7 dni na wystawienie rachunku.

Wykonawca czy zamawiający – kto wystawia dokumenty rozliczeniowe?

Co do zasady odpowiedź na pytanie, kto wystawia rachunek do umowy o dzieło, brzmi: wykonawca. Dopuszcza się jednak, aby przygotował go również zamawiający. 

Czy można wystawić rachunek przed wykonaniem usługi? Nie. Rachunek stanowi potwierdzenie wykonania dzieła i uzyskania wynagrodzenia, stąd też powinien być wystawiony na koniec prac nad danym projektem.

Elementy rachunku do umowy o dzieło

Podobnie jak każda umowa lub faktura, również rachunek do umowy o dzieło, aby był ważny w świetle obowiązujących przepisów, powinien zawierać kilka niezbędnych informacji. Jeśli zastanawiasz się nad tym, jak wypełnić rachunek do umowy o dzieło, poniżej zebraliśmy najważniejsze informacje, które powinny się na nim znaleźć:

• data wystawienia,
• dane stron umowy,
• informacje o usłudze, która jest przedmiotem umowy,
• wartość wykonanej usługi,
• obliczenie dla celów podatkowych i ZUS lub inaczej rozliczenie zobowiązań publiczno-prawnych,
• kwota do zapłacenia i forma – na konto lub w gotówce,
• termin zapłaty.

Czy osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może wystawić rachunek do umowy o dzieło? Tak, prawo na to zezwala. Korzystają z niego m.in. freelancerzy, specjaliści z różnych branż, którzy realizują zlecenia dla wielu różnych klientów na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenia. To, o czym warto w tym miejscu wspomnieć – rachunek do umowy o dzieło wystawiany przez osobę fizyczną nie musi mieć formy papierowej. Wystarczy plik przesłany e-mailem. Dokument powinna otrzymać każda ze stron umowy.

Umowa o dzieło a składki ZUS i podatek

Co do zasady umowy o dzieło są zwolnione z obowiązku odprowadzania składek ZUS zarówno przez wykonawcę, jak i zamawiającego. Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, w której umowa o dzieło zawarta jest z obecnym pracodawcą.

Jeśli natomiast chodzi o podatek, to umowa o dzieło podlega opodatkowaniu. Ustalona kwota wynagrodzenia musi zostać pomniejszona o koszty uzyskania przychodu. Następnie od pozostałej sumy nalicza się podatek dochodowy w wysokości 12%, o ile wykonawca dzieła nie przekroczył w danym roku tzw. I progu podatkowego.

Rachunek do umowy o dzieło z przeniesieniem praw autorskich

W przypadku umów o dzieło bardzo często mamy do czynienia z sytuacją, w której zamawiający wymaga od wykonawcy dzieła (grafiki, zdjęcia, utworu muzycznego czy video) przeniesienia majątkowych praw autorskich. Dla wykonawcy dzieła oznacza to możliwość skorzystania z 50% kosztów uzyskania przychodów, a tym samym zmniejszenia podstawy opodatkowania otrzymanego wynagrodzenia.