ZUS RCA – druk do pobrania

Druk ZUS RCA – wzór do pobrania

Druk ZUS RCA stanowi podstawę rozliczeń składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w relacji pracodawca-ZUS. Jest to imienny raport miesięczny, który musi być sporządzany indywidualnie dla każdego pracownika lub osoby zgłoszonej do ubezpieczenia. Aktywny druk RCA do wypełnienia i wydruku znajdziesz na oficjalnej stronie zus.pl. 

Druk RCA może być złożony zarówno w formie papierowej (o ile zatrudnia się maksymalnie 5 pracowników), jak i elektronicznej za pośrednictwem platformy eZUS. Wersja elektroniczna wymaga posiadania profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co zapewnia bezpieczeństwo przesyłanych danych oraz szybsze przetwarzanie zgłoszenia przez urząd. Wersja papierowa może być dostarczona osobiście do oddziału ZUS-u lub przesłana listem poleconym.

Dokument zawiera szczegółowe zestawienie należnych składek oraz informacje o wypłaconych świadczeniach. To ważny element dokumentacji kadrowo-płacowej każdego przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników.

Deklaracja ZUS RCA pełni funkcję załącznika do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i nie może być składana samodzielnie. W raporcie należy wykazać podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, zdrowotne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz ich wysokość finansowaną przez pracownika i pracodawcę. Dane te muszą być zgodne z listą płac za dany miesiąc oraz innymi dokumentami księgowymi przedsiębiorstwa.

Opis druku ZUS RCA

Formularz ZUS RCA składa się z kilku sekcji, które wymagają podania szczegółowych danych zarówno o płatniku składek, jak i o osobie ubezpieczonej. W części organizacyjnej umieszcza się identyfikator raportu, który musi być zgodny z deklaracją ZUS DRA. Kolejne sekcje obejmują dane identyfikacyjne płatnika (NIP, REGON) oraz osoby ubezpieczonej (PESEL, imię i nazwisko). W raporcie należy również wskazać podstawy wymiaru składek oraz ich wysokość w podziale na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami płatnicy składek są zobowiązanido składania imiennych raportów miesięcznych w terminie:

• do 5. dnia następnego miesiąca – w przypadku jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych;
• do 15. dnia następnego miesiąca – w przypadku płatników posiadających osobowość prawną, takich jak: spółki kapitałowe (spółki akcyjne i spółki z o.o.), spółdzielnie, stowarzyszenia, fundacje, jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie wyższe, kościoły, ZUS, ZOZ;
• do 20. dnia następnego miesiąca – w przypadku pozostałych płatników składek, czyli opłacających wyłącznie składki na własne ubezpieczenia (np. wspólników spółek) oraz przedsiębiorców i innych podmiotów nieposiadających osobowości prawnej (w tym spółek osobowych), które zatrudniają innych ubezpieczonych.

Dokument ten jest kluczowy dla prawidłowego rozliczania składek i uniknięcia ewentualnych sankcji administracyjnych związanych z niedopełnieniem obowiązków. Jeżeli koniec tego terminu przypada w święto (dzień ustawowo wolny od pracy), sobotę lub niedzielę, to za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień roboczy.

W przypadku stwierdzenia błędów w złożonym raporcie konieczne jest sporządzenie korekty na tym samym formularzu. Korektę należy przekazać do ZUS-u w ciągu 7 dni od momentu wykrycia nieprawidłowości lub otrzymania zawiadomienia o błędzie.

Jak prawidłowo wypełnić formularz?

Przy wypełnianiu druku ZUS RCA należy zwrócić uwagę na poprawność danych identyfikacyjnych oraz zgodność podstaw wymiaru składek z obowiązującymi przepisami prawnymi. Ważne jest również podanie kodu tytułu ubezpieczenia oraz innych informacji wymaganych przez ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych.

Poprawnie sporządzony raport powinien być podpisany przez płatnika składek lub osobę upoważnioną do reprezentowania firmy przed Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Podstawa prawna

Podstawą prawną dla formularza ZUS RCA są Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenie dotyczące wzorów deklaracji rozliczeniowych. Od 2023 roku obowiązują nowe wzory deklaracji ZUS RCA, które uwzględniają zmiany w zakresie rocznego rozliczania składki zdrowotnej.

Zamieszczane wzory dokumentów mają charakter orientacyjny i nie stanowią porady prawnej ani podatkowej. Firmove.pl nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji zawartych w tych wzorach.