Jednoosobowa działalność gospodarcza a pracownicy – jak rozliczać koszty zatrudnienia?

Jednoosobowa działalność gospodarcza to popularna forma prawna firm w Polsce. Choć z nazwy wynika, że prowadzona jest przez jedną osobę, nie oznacza to, że przedsiębiorca nie może tworzyć zespołu. Zatrudnienie pracownika w działalności gospodarczej to naturalny krok w skalowaniu biznesu. Dowiedz się, z jakimi obowiązkami się wiąże.

Czy JDG może zatrudniać pracowników?

Prowadzisz działalność gospodarczą i chcesz zatrudnić pracownika, ale nie wiesz, czy to możliwe? Czy potrzebna jest spółka? Ile osób może zatrudniać jednoosobowa działalność gospodarcza? Firma jednoosobowa może zatrudniać pracowników na takich samych zasadach, jakie obowiązują w przypadku przedsiębiorców działających w innej formie prawnej.

Nie ma żadnych formalnych przeszkód, by właściciel JDG zatrudnił jedną, pięć czy nawet kilkadziesiąt osób. Przepisy prawa nie określają górnego limitu, a liczba pracowników zależy wyłącznie od potrzeb oraz możliwości organizacyjnych i finansowych przedsiębiorcy.

W praktyce oznacza to, że niezależnie, czy prowadzisz jednoosobową działalność w branży usługowej, produkcyjnej czy handlowej, masz pełne prawo rozbudowywać zespół bez zmiany formy prawnej. Pojawiające się wątpliwości zwykle wynikają z błędnego rozumienia nazwy – słowo „jednoosobowa” odnosi się jedynie do liczby właścicieli, nie grona zatrudnionych.

Na jakiej podstawie można zatrudnić pracownika w JDG?

Firma jednoosobowa może zatrudniać pracowników na podstawie różnych umów. Wybór konkretnej formy zależy od rodzaju wykonywanych obowiązków, długości współpracy i preferencji stron. 

• Umowa o pracę – to podstawowa forma zatrudnienia, której zasady reguluje Kodeks pracy. Może być zawarta między JDG a osobą fizyczną.
• Umowa zlecenie – bardziej elastyczna niż umowa o pracę i częściej stosowana przy współpracy okresowej lub zadaniowej.
• Umowa o dzieło – dedykowana projektom twórczym, gdzie liczy się efekt pracy (konkretne dzieło), a nie sam proces.
• Kontrakt B2B – zdobywa coraz większą popularność m.in. w branżach specjalistycznych i IT. Podpisują go firmy, nawiązujące współpracę z innymi przedsiębiorcami.

Musisz pamiętać, że każda z tych form ma inny charakter i oznacza odmienne obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe. 

Jakie obowiązki wobec ZUS i urzędów ma pracodawca? 

Z chwilą podpisania umowy z pracownikiem przedsiębiorca nabywa status płatnika składek. Występuje on niezależnie od formy zatrudnienia. Zgodnie z przepisami jednoosobowa działalność gospodarcza zgłasza pracowników w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy, wykorzystując do tego celu odpowiedni formularz (najczęściej ZUS ZUA).

Jako przedsiębiorca musisz następnie:

• opłacać składki ZUS: emerytalną, rentową, wypadkową (przy umowie o pracę wszystkie wymienione są obowiązkowe),
• naliczać i odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy,
• zgłosić pracownika do ubezpieczeń,
• kierować na badania lekarskie i szkolenia BHP,
• prowadzić akta osobowe i ewidencję czasu pracy.

Zatrudnienie pracownika w JDG oznacza także konieczność regularnego składania raportów do ZUS (m.in. deklaracji DRA, RCA) oraz do urzędu skarbowego (PIT-11). Firma jednoosobowa może zatrudniać pracowników, ale musi wywiązywać się z obowiązków wobec instytucji publicznych.

Jakie koszty ponosi JDG, zatrudniając pracownika?

Jeśli prowadzisz JDG, zatrudnienie pracownika będzie dla Ciebie oznaczało konieczność ponoszenia pewnych kosztów, zależnych od formy współpracy. W przypadku umowy o pracę zapłacisz:

• wynagrodzenie brutto pracownika – to kwota, która stanowi podstawę do obliczania zarówno składek ZUS, jak i podatku dochodowego. Wynagrodzenie brutto musi odpowiadać co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu obowiązującemu w danym roku;
• składki ZUS finansowane przez pracodawcę – to dodatkowe obciążenie finansowe wynoszące około 20% wynagrodzenia brutto. Są to m.in. składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Ich dokładna wysokość może się różnić w zależności od branży, formy zatrudnienia oraz wysokości wynagrodzenia;
• ewentualne dodatki i świadczenia pozapłacowe – pracownicy w jednoosobowej działalności gospodarczej mogą otrzymywać premie, wynagrodzenie za nadgodziny, świadczenia socjalne, ubezpieczenie zdrowotne, dopłaty do posiłków, karnety sportowe czy bony świąteczne. Nie są obligatoryjne, ale mogą stanowić element strategii motywacyjnej i wizerunkowej firmy.

Warto również zaznaczyć, że w przypadku JDG opodatkowanej na zasadach skali podatkowej lub podatkiem liniowym, wszystkie wymienione koszty zatrudnienia można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku ryczałtu ewidencjonowanego przedsiębiorca ponosi pełne koszty zatrudnienia bez możliwości ich odliczenia od przychodu. 

Jak prowadzić listę płac i rozliczać wynagrodzenia?

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników spoczywa na pracodawcy. Polskie prawo pracy reguluje kwestie związane z czasem pracy oraz uprawnieniami urlopowymi zatrudnionych. Prawo do urlopu wypoczynkowego przysługuje wyłącznie osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. W praktyce pracodawca powinien zatem prowadzić listę płac, w której uwzględnione są m.in.:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• dodatki (np. za nadgodziny, premię),
• potrącenia (zaliczki, alimenty),
• obciążenia ZUS i zaliczka na PIT.

Rozliczeniami i księgowością w JDG możesz zajmować się samodzielnie, ale warto rozważyć współpracę z biurem rachunkowym lub skorzystać z usługi ING Księgowość.