Jak działa KSeF? Kluczowe informacje

Krajowy System e-Faktur (KSeF) już niedługo wprowadzi fundamentalne zmiany w sposobie wystawiania i obiegu faktur w Polsce. Przyniesie także prawdziwą rewolucję w zakresie księgowości i rachunkowości. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność gruntownego przygotowania się do nowych wymogów i reorganizacji procesów. W tym kompleksowym przewodniku wyjaśniamy najważniejsze aspekty systemu, harmonogram wdrożenia oraz praktyczne informacje dotyczące jego funkcjonowania.

Co to jest KSeF i do czego ma służyć?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) realizuje dwie kluczowe funkcje w obszarze dokumentacji księgowej: 

• służy jako kompleksowy system do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
• stanowi centralny rejestr wszystkich faktur wystawianych przez przedsiębiorców w Polsce.

Kluczowy jest wymóg zgodności faktury ze ściśle określoną strukturą logiczną oraz zapis w formacie .xml. To rozwiązanie ma na celu nie tylko ustandaryzowanie dokumentów księgowych, ale również usprawnienie zarządzania fakturami i ułatwienie kontroli skarbowych.

Faktury ustrukturyzowane oznaczają zupełnie nowe podejście do fakturowania. To z kolei wymaga dostosowania zarówno od strony technicznej, jak i organizacyjnej. System zapewnia automatyczną weryfikację poprawności dokumentów, ich natychmiastowe przekazywanie do odbiorców oraz przechowywanie w centralnym rejestrze, ale oferuje zdecydowanie więcej możliwości, którym przyjrzymy się niżej.

KSeF: od kiedy będzie obowiązkowy? Szczegółowy harmonogram wdrożenia

Ministerstwo Finansów, świadome skali zmian, zdecydowało się na stopniowe wdrażanie systemu. 

Czas pozostający do wejścia obowiązkowego KSeF-u w życie przedsiębiorcy powinni wykorzystać na modyfikację swoich systemów informatycznych, przeszkolenie pracowników i dostosowanie procedur wewnętrznych.

Jak przygotować firmę na KSeF - wideo z ekspertką

Zmiany w okresie przejściowym: wdrożenie będzie łatwiejsze

Ministerstwo Finansów przewidziało szereg dodatkowych okresów przejściowych i udogodnień, które mają ułatwić transformację. Do 31 lipca 2026 roku przedłużono termin wdrożenia kilku istotnych elementów systemu. W szczególności:

• odroczono obowiązek umieszczania numeru KSeF w realizowanych płatnościach za faktury elektroniczne, co dotyczy również transakcji realizowanych w split payment. 
• utrzymane zostanie specjalne traktowanie faktur z kas rejestrujących, a także wydłużony zostanie okres, w którym nie będą nakładane sankcje za uchybienia związane z KSeF.

Ponadto wszyscy podatnicy będą mogli korzystać z tak zwanego trybu offline przy wystawianiu faktur. System zostanie również rozszerzony o możliwość wystawiania faktur dla konsumentów indywidualnych.

Szczególną uwagę poświęcono przedsiębiorcom z ograniczonym dostępem do rozwiązań cyfrowych, którzy wystawiają niewielką liczbę faktur o relatywnie niskiej wartości. Otrzymają oni możliwość kontynuowania wystawiania faktur w dotychczasowej formie do końca 2026 roku, co ma ułatwić im stopniowe przejście na nowy system.

Zmiany w strukturze logicznej

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest możliwe dzięki strukturze logicznej. Obecnie obowiązująca struktura FA(2) wprowadziła fundamentalne zmiany w sposobie wystawiania i przetwarzania faktur elektronicznych. Ministerstwo Finansów wdrożyło ją w kilku etapach, rozpoczynając od publikacji na platformie ePUAP w czerwcu 2023 roku.

Kolejnym krokiem było uruchomienie w lipcu 2023 roku środowiska testowego wraz z pełną dokumentacją techniczną. Ten etap umożliwił przedsiębiorcom i dostawcom oprogramowania rozpoczęcie prac adaptacyjnych i przeprowadzenie niezbędnych testów. Przełomowy moment nastąpił 1 września 2023 roku, kiedy uruchomiono środowisko produkcyjne z nową strukturą FA(2), ostatecznie zastępując dotychczasową wersję FA(1).

Nowa struktura uwzględniała postulaty organizacji przedsiębiorców, biegłych rewidentów, księgowych oraz branży IT. Dzięki temu wprowadzone rozwiązania miały być lepiej dostosowane do rzeczywistych potrzeb użytkowników. Zgodnie z wcześniejszymi deklaracjami FA(2) miała być docelową wersją struktury logicznej. Ministerstwo Finansów ogłosiło jednak prace nad nową wersją FA(3), która ma wejść w życie 1 lutego 2026 r. Powstała również wersja robocza struktury logicznej FA_RR(1), która będzie stosowana w przypadku faktur VAT RR oraz VAT RR KOREKTA.

KSeF: jak ma działać w praktyce?

Obecnie obowiązuje spora dowolność w zakresie wystawiania faktur i ich księgowania. Jednocześnie w obiegu mamy do czynienia z różnymi wariantami faktur elektronicznych, ale wciąż sporą popularnością cieszą się faktury papierowe. Obowiązkowe ich zastąpienie wariantami ustrukturyzowanymi będzie więc naprawdę sporym przełomem. Ale co dokładnie trzeba będzie zrobić i jak będzie wyglądać codzienne korzystanie z systemu? Przyjrzyjmy się temu poniżej.

Aplikacja podatnika KSeF

Przedsiębiorca otrzymuje do dyspozycji kilka metod wystawiania faktur w systemie. Podstawową opcją jest bezpłatne narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów, które zapewnia wszystkie niezbędne funkcjonalności do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. To rozwiązanie szczególnie korzystne dla mikroprzedsiębiorców, którzy nie korzystają z rozbudowanych systemów księgowych. Narzędzia Ministerstwa Finansów znajdziesz na tej stronie.

Kluczowym rozwiązaniem jest Aplikacja Podatnika KSeF, która zapewnia pełną kontrolę nad procesem fakturowania – od wystawiania przez odbieranie aż po zarządzanie dokumentami i uprawnieniami użytkowników. Co istotne, system oferuje również funkcję anonimowego dostępu do podglądu faktur i możliwość weryfikacji statusu przetworzenia dokumentów wraz z pobraniem Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO KSeF). Te bezpłatne narzędzia są dostępne zarówno w wersji produkcyjnej do codziennej pracy, jak i w środowisku testowym, gdzie można bezpiecznie przećwiczyć wszystkie funkcjonalności.

Interesującym rozwiązaniem dla najmniejszych firm jest aplikacja e-mikrofirma dostępna w e-Urzędzie Skarbowym. To narzędzie nie tylko umożliwia pełną integrację z KSeF, ale też automatyzuje proces księgowy. Faktury otrzymane w systemie mogą być automatycznie przenoszone do ewidencji VAT, co eliminuje czasochłonne ręczne przepisywanie danych. Dostęp do e-mikrofirmy możliwy jest poprzez login.gov.pl lub aplikację mObywatel.

KSeF dostępny też mobilnie

Już teraz dostępna jest także aplikacja mobilna KSeF. To nowoczesne narzędzie dla przedsiębiorców, które ma jeszcze bardziej ułatwić zarządzanie firmą. Pozwala nie tylko na wystawianie i zarządzanie fakturami, ale również na tworzenie profili biznesowych i efektywne zarządzanie relacjami z kontrahentami: wszystko to z poziomu smartfona.

Logowanie odbywa się z wykorzystaniem biometrii lub kodu PIN, a weryfikacja tożsamości wymaga zatwierdzenia profilem zaufanym i potwierdzenia uprawnienia. Co istotne, aplikacja nie przechowuje danych o aktywności użytkowników: faktury są przekazywane bezpośrednio do KSeF, a pozostałe informacje są zapisywane lokalnie na urządzeniu z opcją kopii zapasowej w chmurze.

Pamiętaj, że obecnie aplikacja jest dostępna wyłącznie w wersji produkcyjnej, co oznacza, że każda wystawiona i przesłana do KSeF faktura staje się oficjalnym dokumentem księgowym. Dostęp do aplikacji wymaga rzeczywistych uprawnień zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm. Aplikację możesz pobrać ze sklepów Google Play i App Store.

KSeF w Twoim oprogramowaniu księgowym

Oczywiście wielu podatników korzysta z zewnętrznych platform wspierających zarządzanie biznesem, w tym np. z systemów ERP. Co w takiej sytuacji? Nadal będzie można używać komercyjnych programów księgowych zintegrowanych z KSeF.

Producenci oprogramowania księgowego dostosowują swoje produkty do wymogów KSeF i oferują coraz więcej rozwiązań automatyzujących procesy. Już teraz korzystając z ING Księgowość masz możliwość integracji z KSeF w celu pobierania i wysyłania faktur do krajowego systemu e-faktur.

Najbardziej zaawansowaną opcją jest wdrożenie własnych rozwiązań IT dostosowanych do wymogów systemu. To podejście wybierane przede wszystkim przez duże organizacje.

Szczegółowy proces wystawiania i obiegu dokumentów

Proces wystawiania i obiegu dokumentów w KSeF został zaprojektowany z myślą o maksymalnej automatyzacji i bezpieczeństwie. Gdy podatnik przygotuje fakturę zgodną ze strukturą, system automatycznie przeprowadza weryfikację, sprawdzając poprawność dokumentu i zgodność z wymaganiami technicznymi.

Po pozytywnej weryfikacji dokument otrzymuje unikalny numer KSeF, który stanowi potwierdzenie jego autentyczności i integralności. To właśnie ten numer pozwala na jednoznaczną identyfikację faktury w systemie i śledzenie jej historii czy realizację płatności. Następnie faktura jest automatycznie przesyłana do kontrahenta, który może pobrać ją w preferowanym formacie .xml lub .pdf.

System zapewnia również kompleksową archiwizację dokumentów. Wszystkie faktury są przechowywane w centralnym rejestrze przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym są wystawione, co eliminuje potrzebę dodatkowej archiwizacji po stronie przedsiębiorcy. To znaczące ułatwienie, szczególnie w kontekście wymogów prawnych dotyczących przechowywania dokumentacji księgowej.

Zaawansowane zarządzanie uprawnieniami i dostępem

KSeF opiera się na precyzyjnym systemie uprawnień, który pozwala na elastyczne zarządzanie dostępem do faktur elektronicznych. Podstawą działania jest model poświadczeń wymagający uwierzytelnienia i autoryzacji każdego użytkownika.

Warto podkreślić, że osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz komornicy otrzymują automatycznie uprawnienia właścicielskie i mogą korzystać z systemu po autoryzacji Podpisem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Podobnie działa to w przypadku firm posiadających kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP. Pozostałe podmioty muszą najpierw wskazać pierwszą osobę uprawnioną poprzez formularz ZAW-FA. Kolejne osoby mogą być przez nią zgłaszane wyłącznie drogą elektroniczną.

System umożliwia również nadawanie uprawnień podmiotom zewnętrznym, takim jak biura rachunkowe, czy konkretnym osobom fizycznym. Szczególne rozwiązania przewidziano dla jednostek samorządu terytorialnego i grup VAT, gdzie jednostki podrzędne mogą samodzielnie korzystać z systemu w ramach uprawnień podmiotu nadrzędnego. To elastyczne podejście pozwala na dostosowanie zakresu uprawnień do rzeczywistych potrzeb organizacji i jej struktury.

Korzyści dla przedsiębiorców

Wprowadzenie KSeF, choć bez wątpienia wiąże się ze sporymi wyzwaniami, może przynieść Twojej firmie wiele wymiernych korzyści. Przede wszystkim automatyzacja procesów wystawiania i obiegu faktur znacząco przyspieszy pracę działów księgowych.

Ujednolicony format dokumentów nie tylko ułatwi ich księgowanie i analizę, ale również zminimalizuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych. Nabywca otrzyma wystawioną fakturę natychmiast, bezpośrednio w systemie, co eliminuje m.in. potencjalne problemy ze skutecznością doręczenia.

Wystawiane przez KSeF faktury będą przechowywane w zabezpieczonej chmurze, a to oznacza, że ich archiwizowanie nie będzie konieczne. To szczególnie istotne w przypadku kontroli skarbowych czy audytów, gdy kluczowy jest szybki dostęp do dokumentacji. 

Centralne przechowywanie faktur eliminuje rzecz jasna ryzyko ich zagubienia czy zniszczenia.

Również z perspektywy finansowej możesz liczyć na konkretne oszczędności. Całkowicie znikają koszty związane z drukiem, wysyłką i fizycznym przechowywaniem dokumentów. Znaczącemu skróceniu ulegnie też termin zwrotu VAT (z 60 do 40 dni), co pozytywnie wpłynie na płynność finansową wielu firm.

Krajowy System e-Faktur - wszystko, co warto wiedzieć, by działać pewnie. Nagranie z webinaru ING Księgowość