Odliczenie VAT – przez ile miesięcy można rozliczyć podatek?

Każdy czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT od zakupu towarów i usług, które służą do wykonywania czynności opodatkowanych VAT, czyli do prowadzenia działalności gospodarczej. O tym, kiedy odliczenie VAT jest możliwe, mówią przepisy Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Wyjaśniamy, kiedy można odliczyć VAT naliczony, jakie są terminy odliczenia VAT naliczonego i co robić, gdy kontrahent zwleka z płatnością za fakturę VAT.

Kiedy możliwe jest odliczenie VAT z faktury zakupu?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się nie tylko ze sprzedażą, ale również z zakupem towarów i usług niezbędnych do funkcjonowania i rozwoju firmy. Czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, czyli zapłaconego kontrahentom w cenie nabywanych towarów i usług. Uprawnienie to wynika z zasady neutralności VAT, zgodnie z którą podatkiem VAT jest obciążony ostateczny konsument, a nie przedsiębiorca nabywający towary i usługi w celu prowadzenia działalności gospodarczej. 

Jeśli więc masz status czynnego podatnika VAT, podatek VAT płacisz tylko wtedy, gdy z deklaracji za dany okres rozliczeniowy wynika nadwyżka podatku VAT należnego nad podatkiem VAT naliczonym.

Kwotę podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktur zakupowych, odliczasz od kwoty podatku VAT należnego, wynikającego z faktur sprzedażowych. Otrzymaną w ten sposób wartość VAT wpłacasz do fiskusa.
 

Terminy odliczeń VAT

Po co w ogóle zastanawiać się, przez ile miesięcy można odliczyć VAT, skoro wszystkie faktury kosztowe można rozliczać w pierwszym możliwym okresie rozliczeniowym, czyli na bieżąco? Już wyjaśniamy. 

Istnieje co najmniej kilka sytuacji, w których termin odliczenia VAT z faktury zakupu ma szczególne znaczenie. 

• Po pierwsze, możesz z różnych powodów nie rozliczyć faktury zakupowej razem z innymi w pierwszym okresie rozliczeniowym (np. wystąpiły błędy techniczne po stronie systemów księgowych). 
• Po drugie, często zachodzi konieczność skorygowania faktur po czasie (np. w konsekwencji uznania reklamacji, zwrotu, błędu). 
• Po trzecie, możesz chcieć pilnie dokonać transakcji, która pozwoliłaby obniżyć daninę do fiskusa (np. sprzedaż w danym miesiącu niespodziewanie była wysoka, za to w kolejnym spodziewasz się zdecydowanie niższych obrotów). 

Pierwszy możliwy moment odliczenia VAT to okres rozliczeniowy, w którym powstał obowiązek podatkowy, czyli sprzedawca był zobowiązany rozliczyć VAT należny, Ty masz od niego  fakturę. Co ważne: musisz otrzymać fakturę i samo wystawienie jej przez sprzedawcę nie wystarczy. 

Dla faktur ustrukturyzowanych, wystawianych w KSeF datą otrzymania jest dzień nadania fakturze numeru identyfikacyjnego w systemie. Oznacza to, że proces ten zachodzi automatycznie i niemal natychmiastowo. Przesunięcie odliczenia na kolejny miesiąc z powodu opóźnienia w doręczeniu faktury B2B w zasadzie już się nie zdarza – chyba że faktura została wysłana przez sprzedawcę i przetworzona przez KSeF dopiero pierwszego dnia nowego miesiąca.

Za datę otrzymania faktur wystawionych poza KSeF uznaje się moment fizycznego dostarczenia dokumentu lub cyfrowego przesłania pliku (np. drogą mailową). Jeśli taka faktura zostanie wystawiona pod koniec miesiąca, a dotrze do Ciebie dopiero w kolejnym, VAT odliczysz w rozliczeniu za miesiąc jej faktycznego otrzymania.

Jeżeli z jakiegoś powodu w pierwszym możliwym okresie rozliczenia VAT, faktura nie została rozliczona, nadal możesz to zrobić:

• w jednym z kolejnych trzech okresów rozliczeniowych, gdy rozliczasz się z fiskusem w systemie miesięcznym (przykładowo: pierwszym takim okresem będzie styczeń, a kolejnymi – luty i marzec), 
• w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, gdy rozliczasz się z fiskusem w systemie kwartalnym. 

Uwaga! Mali podatnicy rozliczający faktury metodą kasową, odliczenia VAT mogą dokonać najwcześniej podczas rozliczania się za okres, w którym opłacono faktury zakupowe. W skrócie: jeśli należysz do tej grupy, podatek VAT odliczysz dopiero po zapłaceniu swojemu kontrahentowi. 

Za jaki okres można odliczyć VAT?

Jeśli przegapisz terminy rozliczenia VAT, możesz jeszcze złożyć do urzędu skarbowego korektę pliku JPK_V7 za okres otrzymania faktury. Zauważ, że powszechne wśród przedsiębiorców przekonanie, że na odliczenie VAT są 3 miesiące od daty otrzymania faktury, jest uproszczeniem. W rzeczywistości termin na odliczenie VAT bez konieczności składania korekty zależy od Twojego trybu rozliczeń:

• przy rozliczeniu miesięcznym: masz prawo odliczyć VAT w miesiącu otrzymania faktury lub w jednym z 3 kolejnych miesięcy. Łącznie daje to aż 4 miesiące na ujęcie faktury w JPK;
• przy rozliczeniu kwartalnym: masz prawo odliczyć VAT w kwartale otrzymania faktury lub w jednym z 2 kolejnych kwartałów.

Jeśli przegapisz te terminy, nadal masz prawo do odliczenia VAT, ale wymaga to złożenia korekty JPK_V7 za okres, w którym otrzymano fakturę. Możesz to zrobić w ciągu 5 lat, licząc od końca roku, w którym powstało prawo do odliczenia. 

Rozliczenie VAT w przypadku nadwyżki podatku naliczonego nad należnym

W sytuacji, gdy kwota podatku naliczonego przewyższa kwotę podatku należnego, możesz wystąpić do urzędu skarbowego o zwrot różnicy podatku na rachunek w banku lub na specjalny rachunek VAT w przypadku mechanizmu podzielonej płatności albo przerzucić nadwyżkę na kolejny okres rozliczeniowy. Fiskus nie zwraca nadwyżki VAT automatycznie – zwrot następuje wyłącznie wtedy, gdy wykażesz taką chęć bezpośrednio w pliku JPK_V7. Formalnie taki wpis (zaznaczenie odpowiedniego pola w deklaracji) jest traktowany jako wniosek o zwrot – nie musisz więc składać w tej sprawie żadnego osobnego pisma.Na realizację zwrotu urząd skarbowy ma co do zasady 60 dni od daty złożenia pliku JPK, w którym wykazano nadwyżkę podatku VAT naliczonego (to podstawowy termin).

Zasady odliczenia VAT, gdy kontrahent nie zapłacił za fakturę

Kontrahenci, którzy regulują należności z dużym opóźnieniem, to zmora mikrofirm i małych przedsiębiorców. Jeśli kontrahent nie zapłacił faktury w terminie, przysługuje Ci prawo do skorzystania z ulgi na złe długi, tj. do skorygowania podstawy opodatkowania. Dzięki korekcie obniżysz wartość podatku VAT należnego o kwotę VAT widniejącą na niezapłaconej fakturze. By skorzystać z takiej możliwości, musisz spełnić trzy warunki:

• uprawdopodobnić, że wierzytelność jest nieściągalna zgodnie z art. 89a ustawy o VAT. Dzieje się tak, gdy faktura (lub jej niezapłacona część) nie została uregulowana ani zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od upływu terminu jej płatności. W praktyce oznacza to, że procedurę możesz rozpocząć dopiero po 90 dniach od momentu, gdy kontrahent miał Ci zapłacić;
• w przeddzień składania korekty deklaracji musisz być zarejestrowanym podatnikiem VAT;
• od daty wystawienia niezapłaconej faktury nie mogą upłynąć 3 lata, przy czym termin ten liczysz od końca roku, w którym wystawiono dokument.

Twój kontrahent uregulował należność po 90 dniach, ale przed przesłaniem przez Ciebie do fiskusa korekty? Nie skorzystasz z ulgi na złe długi z uwagi na bezprzedmiotowość wniosku.

Twój kontrahent uregulował należność już po złożeniu przez Ciebie korekty do urzędu skarbowego? Musisz dokonać korekty za okres, w którym dłużnik dokonał płatności, tj. podwyższyć kwotę VAT należnego o kwotę z opłaconej faktury.
Może zdarzyć się i tak, że to Ty będziesz dłużnikiem, który od przeszło 90 dni zalega z zapłatą za fakturę zakupową. Wówczas Twoim obowiązkiem jest dokonanie korekty VAT naliczonego, czyli podwyższenie VAT-u należnego o kwotę VAT widniejącą na niezapłaconej fakturze. 

¹ Od 1 kwietnia 2026 r. dla transakcji B2B obowiązkowe jest wystawianie faktur w systemie KSeF, a jedynym dokumentem uprawniającym do odliczenia jest faktura ustrukturyzowana.