Jak sprawdzić numer VAT i zweryfikować podatnika?

Współpraca z kontrahentami wymaga ostrożności i znajomości specyficznych procedur podatkowych. Jedną z nich jest sprawdzenie europejskiego numeru VAT UE, niezbędnego do prawidłowego rozliczenia transakcji wewnątrzwspólnotowych. Dzięki wyszukiwarce VIES można upewnić się, że kontrahent jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT UE. W tym artykule wyjaśniamy, jak to zrobić krok po kroku.

Czym jest numer VAT UE?

Numer VAT UE (ang. VAT Identification Number) to unikalny identyfikator podatkowy przyznawany przedsiębiorcom w krajach Unii Europejskiej, którzy zarejestrowali się do celów podatku VAT w transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Numer ten jest niezbędny przy rozliczaniu podatku w wymianie towarów i usług między krajami UE.

Dlaczego warto weryfikować numer VAT UE?

Po co dokonuje się weryfikacji, czy dany podmiot został zarejestrowany jako czynny podatnik VAT UE? Przede wszystkim w ten sposób można upewnić się, że przyjęto odpowiednią stawkę do rozliczeń.

Dodatkowo przeprowadzona analiza wskazanych informacji zapobiega ryzyku stosowania niewłaściwych zasad opodatkowania, co mogłoby skutkować konsekwencjami finansowymi. Lista czynnych podatników VAT UE to także istotne narzędzie ograniczające ryzyko współpracy z nierzetelnymi kontrahentami. Jak przebiega sprawdzenie płatnika VAT UE? 

Jak sprawdzić numer VAT UE?

Najbardziej niezawodnym sposobem na weryfikację numeru identyfikacyjnego VAT UE jest skorzystanie z systemu VIES (VAT Information Exchange System). Jest to platforma Komisji Europejskiej umożliwiająca weryfikację podmiotów zarejestrowanych do celów VAT UE. Aby z niej skorzystać, należy:

• wejść na stronę VIES,
• wybrać kraj rejestracji kontrahentów,
• wprowadzić numer VAT UE danego przedsiębiorstwa,
• kliknąć opcję „Weryfikuj” i sprawdzić wynik.

W ten sposób można uzyskać dwie odpowiedzi w VIES. Wyszukiwarka może wskazywać, że: 

• numer jest ważny (aktywny) dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych, 
• numer jest nieaktywny. 

Ta druga opcja może być efektem braku rejestracji, wykreślenia z bazy lub trwającego procesu. Wynik weryfikacji można zapisać w pliku .pdf, co może być przydatne podczas kontroli podatkowej.

Jest to szczególnie istotne, gdy przez dłuższy czas nie dokonywano transakcji wewnątrzwspólnotowych. W przypadku wykreślenia podatnika z rejestru VAT UE może być konieczne ponowne zarejestrowanie do celów transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Weryfikacja w krajowym urzędzie skarbowym

Co zrobić w sytuacji, gdy VIES informuje, że dany podmiot nie znajduje się w rejestrze podatników VAT-UE, a samo przedsiębiorstwo zarzeka się, że jest odwrotnie? W tej sytuacji warto skontaktować się z urzędem skarbowym w kraju kontrahenta. Może się bowiem okazać, że numer VAT UE nie został jeszcze zarejestrowany w systemie lub dane kontrahenta są niekompletne. 

Warto też pamiętać, że poddanie podobnej kontroli firmy spoza Unii Europejskiej, nieposiadające siedziby lub miejsca działalności na terytorium UE, nie przyniesie spodziewanych rezultatów.

Każdy kraj ma własny prefiks numeru VAT (np. PL dla Polski, DE dla Niemiec, FR dla Francji). Dane pozostałych kontrahentów należy kontrolować w bazach kraju, w którym dokonano rejestracji podmiotu.

Biała lista podatników VAT

Weryfikacja VAT nie powinna dotyczyć wyłącznie podmiotów spoza terytorium Polski. Równie ważna jest kwestia rzetelności polskich kontrahentów. Podstawowym instrumentem kontroli jest w tym wypadku tzw. biała lista podatników VAT. Czym jest? To publiczny wykaz, prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), zawierający informacje o zarejestrowanych podatnikach VAT. Lista ma formę wyszukiwarki i jest dostępna na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Rejestr zawiera szereg danych podatników, w tym numery rachunków bankowych kontrahentów. Jest to istotne, ponieważ dokonanie przelewu na rachunek spoza listy może skutkować brakiem możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów oraz solidarną odpowiedzialnością za zobowiązania podatkowe kontrahenta.

Warto jednak śledzić planowane zmiany legislacyjne, które mogą ograniczyć część tych sankcji. Zanim wykonasz płatność, musisz upewnić się, że dany rachunek widnieje w wykazie.

Po weryfikacji białej listy i znalezieniu informacji o kontrahencie system generuje unikalny identyfikator wyszukiwania. Potwierdzenie to można zapisać lub wydrukować jako dowód przeprowadzenia weryfikacji kontrahenta. Jest to dokumentacja, która może okazać się przydatna w razie kontroli podatkowej, będącej na przykład następstwem wątpliwości przy odliczaniu od podatku. Takie pokwitowanie potwierdza zachowanie należytej staranności w rozliczeniach za faktury.