NIP – czym jest Numer Identyfikacji Podatkowej i jak go sprawdzić?

Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) to unikalny, dziesięciocyfrowy identyfikator nadawany przez urząd skarbowy, który służy do identyfikacji podatników. NIP pozwala m.in. wystawiać faktury, rozliczać podatki i zawierać umowy. Ten numer podatkowy w Polsce można sprawdzić za pomocą oficjalnych rejestrów, takich jak CEIDG, KRS czy tzw. biała lista podatników VAT. Dla przedsiębiorcy jest niezbędny podczas prowadzenia firmy i weryfikacji kontrahentów.

Co to jest NIP i po co jest potrzebny?

Z perspektywy przedsiębiorcy NIP jest konieczny do:

• rozliczania podatków i składania deklaracji podatkowych,
• wystawiania faktur, umów oraz innych dokumentów księgowych,
• identyfikacji firmy w kontaktach z urzędami i bankami,
• rejestrowania umów cywilnoprawnych oraz aplikowania o dotacje,
• weryfikacji partnerów biznesowych przed nawiązaniem współpracy.

NIP w Polsce funkcjonuje od 1995 r. (od 2011 nie obowiązuje jednak osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej). Bez poprawnego NIP-u niemożliwe jest legalne prowadzenie większości działań gospodarczych.

Jak uzyskać NIP?

Sposób uzyskania NIP-u zależy od rodzaju podmiotu. Najczęściej odbywa się to w momencie rejestracji działalności gospodarczej lub spółki albo zakładania stowarzyszenia.

NIP mogą uzyskać:

• osoby fizyczne zakładające działalność przez CEIDG – NIP nadawany jest automatycznie na podstawie wniosku CEIDG-1, bez konieczności składania osobnego dokumentu,
• osoby fizyczne niepodlegające wpisowi do CEIDG, np. wykonujące działalność nierejestrowaną lub będące czynnymi podatnikami VAT albo prowadzą ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących – składają formularz NIP-7 do urzędu skarbowego,
• osoby prawne i jednostki organizacyjne, np. spółki – składają formularz NIP-2 w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby.

NIP jest zwykle nadawany w ciągu kilku dni roboczych od złożenia kompletu dokumentów.

Jakie dokumenty są potrzebne do uzyskania NIP-u?

NIP online, uzyskać mogą osoby fizyczne zakładające działalność gospodarczą przez internet. Potrzebują do tego:

• wniosku CEIDG-1,
• profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego (wymagane do poświadczenia tożsamości).

W przypadku składania wniosku osobiście niezbędny jest również dokument tożsamości.

W pozostałych przypadkach uzyskanie NIP-u wymaga osobnego złożenia wniosku w urzędzie skarbowym – osobiście lub listownie. 

Dla osób fizycznych nieobjętych obowiązkiem wpisu do CEIDG (np. podatników VAT wykonujących działalność nierejestrowaną), potrzebne są następujące dokumenty:

• formularz NIP-7,
• dowód osobisty lub jego kopia.

Natomiast dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych (np. spółek prawa handlowego, fundacji, stowarzyszeń) są to:

• formularz NIP-2,
• dokumenty rejestrowe (np. odpis z KRS, umowa spółki),
• dokument tożsamości osoby reprezentującej podmiot.

Jak sprawdzić NIP kontrahenta? 

NIP pozwala zabezpieczyć się przed współpracą z nieaktywnym lub nierzetelnym podmiotem. Weryfikacji NIP-u możesz dokonać, korzystając z oficjalnych źródeł:

• CEIDG – dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Wystarczy znać nazwę, adres lub numer REGON firmy,
• KRS – dla spółek prawa handlowego. Można wyszukiwać po numerze REGON, KRS lub nazwie firmy,
• wykazu podatników VAT (tzw. biała lista) – pokazuje, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT i umożliwia weryfikację numeru rachunku bankowego,
• systemu VIES – dla kontrahentów zarejestrowanych jako podatnicy VAT w Unii Europejskiej.

Sprawdzenie NIP-u przed rozpoczęciem współpracy to dobra praktyka, a często także konieczność – zwłaszcza przy transakcjach powyżej 15 tys. zł, gdzie brak należytej staranności może skutkować odpowiedzialnością solidarną za podatek VAT.