NIP – czym jest Numer Identyfikacji Podatkowej i jak go sprawdzić?

Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) to unikalny, dziesięciocyfrowy identyfikator nadawany przez urząd skarbowy, który służy do identyfikacji podatników. NIP pozwala m.in. wystawiać faktury, rozliczać podatki i zawierać umowy. Ten numer podatkowy w Polsce można sprawdzić za pomocą oficjalnych rejestrów, takich jak CEIDG, KRS czy tzw. biała lista podatników VAT. Dla przedsiębiorcy jest niezbędny podczas prowadzenia firmy i weryfikacji kontrahentów.

Co to jest NIP i po co jest potrzebny?

Z perspektywy przedsiębiorcy NIP jest konieczny do:

• rozliczania podatków i składania deklaracji podatkowych,
• wystawiania faktur, umów oraz innych dokumentów księgowych,
• identyfikacji firmy w kontaktach z urzędami i bankami,
• rejestrowania umów cywilnoprawnych oraz aplikowania o dotacje,
• weryfikacji partnerów biznesowych przed nawiązaniem współpracy.

NIP w Polsce funkcjonuje od 1995 r. (od 2011 nie obowiązuje jednak osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej). Bez poprawnego NIP-u niemożliwe jest legalne prowadzenie większości działań gospodarczych.

Oprócz krajowego numeru NIP-u w systemie funkcjonuje jeszcze NIP‑UE (VAT UE), czyli NIP rozszerzony o prefiks „PL” używany w transakcjach wewnątrzwspólnotowych. NIP‑UE pozwala prawidłowo rozliczać transakcje w obrocie unijnym, a do jego weryfikacji służy system VIES. Co istotne, NIP‑UE nie jest odrębnym numerem – to NIP z przedrostkiem kraju, stosowany wyłącznie w handlu zagranicznym w ramach UE.

Jak uzyskać NIP?

Sposób uzyskania NIP-u zależy od rodzaju podmiotu. Najczęściej odbywa się to w momencie rejestracji działalności gospodarczej lub spółki albo zakładania stowarzyszenia.

NIP mogą uzyskać:

• osoby fizyczne zakładające działalność przez CEIDG – NIP nadawany jest automatycznie na podstawie wniosku CEIDG-1, bez konieczności składania osobnego dokumentu,
• osoby fizyczne niepodlegające wpisowi do CEIDG, np. wykonujące działalność nierejestrowaną lub będące czynnymi podatnikami VAT albo prowadzą ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących – składają formularz NIP-7 do urzędu skarbowego,
• osoby prawne i jednostki organizacyjne, np. spółki – składają formularz NIP-2 w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby.

NIP jest zwykle nadawany w ciągu kilku dni roboczych od złożenia kompletu dokumentów.

Każdy przedsiębiorca w Polsce najpierw uzyskuje krajowy NIP jako podstawowy identyfikator podatkowy, a gdy dokonuje rejestracji do VAT (np. składając formularz VAT-R), jego dotychczasowy NIP staje się identyfikatorem podatnika VAT.

Jak uzyskać numer VAT UE?

NIP europejski jest nadawany po złożeniu przez przedsiębiorcę formularza VAT-R przy rejestracji do VAT-EU (lub aktualizacji VAT-R, jeśli już jest podatnikiem VAT) do właściwego urzędu skarbowego. W dokumencie należy zaznaczyć zamiar dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych (część C.3 VAT-R). Rejestracja do VAT-UE następuje zwykle w ciągu kilku dni (7–14 dni roboczych), a po jej pozytywnym zakończeniu europejski NIP jest widoczny w systemie VIES i od tego momentu możliwe jest dokonywanie transakcji unijnych.

Jakie dokumenty są potrzebne do uzyskania NIP-u?

NIP online, uzyskać mogą osoby fizyczne zakładające działalność gospodarczą przez internet. Potrzebują do tego:

• wniosku CEIDG-1,
• profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego (wymagane do poświadczenia tożsamości).

W przypadku składania wniosku osobiście niezbędny jest również dokument tożsamości.

W pozostałych przypadkach uzyskanie NIP-u wymaga osobnego złożenia wniosku w urzędzie skarbowym – osobiście lub listownie. 

Dla osób fizycznych nieobjętych obowiązkiem wpisu do CEIDG (np. podatników VAT wykonujących działalność nierejestrowaną), potrzebne są następujące dokumenty:

• formularz NIP-7,
• dowód osobisty lub jego kopia.

Natomiast dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych (np. spółek prawa handlowego, fundacji, stowarzyszeń) są to:

• formularz NIP-2,
• dokumenty rejestrowe (np. odpis z KRS, umowa spółki),
• dokument tożsamości osoby reprezentującej podmiot.

Czym jest NIP europejski (VAT UE)?

Europejski NIP, zwany też numerem VAT-UE, dotyczy tych podatników VAT, którzy zarejestrowali się do transakcji wewnątrzwspólnotowych. Składa się z dwóch elementów: dwuliterowego kodu kraju (PL – dla Polski) oraz krajowego NIP. Na przykład, jeśli Twój NIP to 1234567890, to identyfikator VAT-UE będzie miał postać: PL1234567890. Europejski identyfikator jest niezbędny do rozliczania transakcji międzynarodowych, czyli:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), 
• wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), 
• świadczenia usług dla kontrahentów z UE oraz importu usług od kontrahentów UE. 

Jest też wykorzystywany do weryfikacji statusu kontrahentów w systemie VIES.

Czym różni się krajowy NIP od NIP-u europejskiego?

NIP służy do identyfikacji podatnika w polskim systemie podatkowym i jest używany w różnych sytuacjach, w tym także przez podatników, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT (czyli rozliczają podatek od towarów i usług) i wówczas służy jako identyfikator podatnika VAT. Ważne jest, że w transakcjach krajowych polski podatnik VAT posługuje się swoim krajowym NIP-em, a w transakcjach wewnątrzunijnych – NIP-em z prefiksem PL. Europejski NIP – jak sama nazwa wskazuje – funkcjonuje w systemach europejskich, w rozliczeniach z podmiotami z krajów Unii Europejskiej.

Krajowy NIP i NIP europejski różnią się więc zarówno formą zapisu, jak i zakresem zastosowania.

Jak sprawdzić NIP kontrahenta? 

NIP pozwala zabezpieczyć się przed współpracą z nieaktywnym lub nierzetelnym podmiotem. Weryfikacji NIP-u możesz dokonać, korzystając z oficjalnych źródeł:

• CEIDG – dla jednoosobowych działalności gospodarczych. Wystarczy znać nazwę, adres lub numer REGON firmy,
• KRS – dla spółek prawa handlowego. Można wyszukiwać po numerze REGON, KRS lub nazwie firmy,
• wykazu podatników VAT (tzw. biała lista) – pokazuje, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT i umożliwia weryfikację numeru rachunku bankowego,
• systemu VIES – dla kontrahentów zarejestrowanych jako podatnicy VAT w Unii Europejskiej.

Dla transakcji unijnych status NIP‑UE kontrahenta sprawdza się w systemie VIES, który potwierdza aktywność numeru dla celów obrotu wewnątrzwspólnotowego. 

Sprawdzenie NIP-u przed rozpoczęciem współpracy to dobra praktyka, a często także konieczność – zwłaszcza przy transakcjach powyżej 15 tys. zł, gdzie brak należytej staranności może skutkować odpowiedzialnością solidarną za podatek VAT.