KSeF to skrótowiec od Krajowego Systemu e-Faktur. Jest to system do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur elektronicznych. Zmienia on sposób ich obiegu. Do tej pory wystawiona przez Ciebie faktura trafiała bezpośrednio do nabywcy. W ramach KSeF trafi ona do systemu i właśnie stamtąd odbierze ją Twój klient. System został przygotowany przez Ministerstwo Finansów i działa online, 24/7.
System funkcjonuje już od 2022 roku, ale do tej pory korzystanie z niego było dobrowolne. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie w życie w 2026 roku – ale uwaga, nie dla wszystkich od razu. Przewidziano kilka etapów.
• Od 1 lutego 2026 roku system będzie obowiązkowy dla dużych firm. Chodzi o przedsiębiorstwa, które w 2024 roku miały ponad 200 milionów złotych przychodu.
• Dwa miesiące później, a więc od 1 kwietnia 2026 roku, obowiązek korzystania z KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców. Wyjątek stanowią najmniejsze firmy, które wystawiają faktury na małe kwoty.
• Firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tysięcy złotych, będą musiały przestawić się na KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku.
Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie żeby zacząć dobrowolnie korzystać z KSeF przed tymi terminami.
KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. Dotyczy to zarówno dużych firm, jak i małych jednoosobowych działalności. Nie ma znaczenia, czy firma działa w handlu, usługach czy produkcji. Nieważne, czy jest nowa na rynku, czy może działa od lat. Sprawa jest prosta – jeśli wystawiasz faktury to musisz korzystać z KSeF.
Czasowo wyłączone z tego obowiązku mogą być niektóre organizacje, jak np. fundacje czy stowarzyszenia. Z systemu nie muszą również korzystać osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej.
Czy to oznacza, że z obiegu znikną faktury papierowe? Niekoniecznie, bo jeśli wystawiasz faktury dla klientów indywidualnych, to dalej będziesz mieć możliwość wyboru między papierem a systemem.
Jeśli pomimo obowiązku nie wystawisz faktury w KSeF, od 1 stycznia 2027 roku musisz liczyć się z karami. Grzywna to maksymalnie 100% wartości VAT z faktury. W przypadku braku wykazanego podatku, grzywna może wynieść do 18,7% wysokości kwoty brutto na tej fakturze.
Sankcje będą nakładane przez urząd skarbowy, bez wcześniejszego wezwania do wykonania obowiązku. Termin na zapłatę grzywny będzie wynosił 14 dni. Takie kary będą dotyczyły wszystkich, którzy mieli już obowiązek korzystać z KSeF, ale go nie spełnili.
Do uwierzytelnienia się w KSeF można używać Tokena lub Certyfikatu .
Token to specjalny kod, który pozwala na dostęp do KSeF. Zawiera uprawnienia nadane w momencie jego utworzenia. Można go używać do 31 grudnia 2026 r. Od 2027 roku tokeny przestaną działać.
Certyfikat to nowy sposób logowania się do KSeF. Potwierdza tożsamość osoby lub firmy. Będzie potrzebny przy wystawianiu faktur offline lub awaryjnie. Można go używać od 1 lutego 2026 r. Wydawany na maksymalnie 2 lata.
W ING Księgowość już teraz można bezpłatnie integrować się z KSeFem. Sam proces integracji jest prosty, wystarczy wkleić token skopiowany ze strony ministerstwa. Gdy systemy już się połączą będzie można wysyłać i pobierać faktury z krajowego systemu e-faktur prosto na swoją listę dokumentów w ING Księgowość.
Numer KSeF jest unikalny i wystawiany automatycznie. Jest on przypisany do każdej faktury. Potwierdza, że została ona prawidłowo wystawiona i zarejestrowana w systemie. Numer KSeF można porównać do pieczątki z datą wpływu albo numerem sprawy – jest potwierdzeniem i identyfikatorem w jednym.
Dzięki numerowi KSeF łatwiej odszukasz konkretną fakturę w systemie. Może być także używany do automatycznego księgowania płatności, a wpisanie go w tytule przelewu ułatwi Twojemu kontrahentowi identyfikację płatności.
Warto wiedzieć: jeśli zdarzy się problem z KSeF to fakturę wystawisz poza nim, ale do systemu i tak trzeba będzie ją dosłać. W przypadku awarii masz na to 7 dni roboczych od momentu przywrócenia systemu, a w sytuacji jego niedostępności trzeba ją dosłać w ciągu jednego dnia. Podobnie jeśli system będzie niedostępny po Twojej stronie – na dosłanie faktury do KSeF będziesz mieć jeden dzień. Pamiętaj też, że faktury wysłane poza systemem muszą zawierać dwa kody QR – kod offline, który potwierdza jej autentyczność i certyfikat , potwierdzający tożsamość wystawcy.
KSeF sprawia, że obieg faktur jest zdecydowanie prostszy, bez wydruków i wymiany mejli. Nie ma też ryzyka, że jakaś faktura zaginie, bo system działa automatycznie. Wszystkie faktury znajdziesz w jednym miejscu i będą dostępne w dowolnym momencie. To zmniejszy ryzyko błędów czy duplikatów i ułatwi Ci zarządzanie finansami firmy.
Wprowadzenie KSeF zwiększa także transparentność transakcji. Jak możesz się domyślać jest to istotne dla urzędu skarbowego, który zyskuje łatwiejszy dostęp do pełnych danych zawartych na fakturach. Ale jest to też na plus dla przedsiębiorców, ponieważ będzie oznaczać mniej kontroli i zapytań.
Nie bez znaczenia jest też to, że zwrot VAT może być szybszy. Projekt ustawy o VAT przewiduje skrócenie standardowego czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT – z dotychczasowych 60 dni do 40 dni. Dzięki temu będzie można szybciej otrzymać należne środki z urzędu skarbowego. To pozytywnie wpłynie na bieżącą płynność finansową.
Podobał Ci się ten film? W takim razie zasubskrybuj kanał Firmove i korzystaj z narzędzi oraz innych eksperckich treści, które znajdziesz w serwisie.
