Wypowiedzenie umowy najmu – jak je napisać i co powinno się w nim znaleźć?

Rozwój firmy, konieczność redukcji kosztów operacyjnych czy zmiana strategii biznesowej – to tylko niektóre z sytuacji, które mogą skłonić przedsiębiorcę do rozważenia wcześniejszego zakończenia umowy najmu lokalu użytkowego. Proces wypowiedzenia musi przebiegać zgodnie z przepisami. Jak prawidłowo zakończyć stosunek najmu, kiedy można wypowiedzieć umowę i co powinno znaleźć się w dokumencie? Poniżej znajdziesz najważniejsze informacje na ten temat!

Czym jest wypowiedzenie umowy najmu?

Rezygnacja z wynajmu lokalu może przybierać różne formy. Najczęściej stosowane jest właśnie wypowiedzenie umowy najmu, czyli oświadczenie woli, które składa jedna ze stron umowy w celu jej zakończenia. Ta czynność prawna prowadzi do rozwiązania stosunku najmu. Zarówno najemca, jak i wynajmujący mogą zdecydować o zakończeniu współpracy, ale muszą zachować odpowiednie terminy i procedury, które mogą być ustalone w umowie albo wynikać z ogólnych przepisów prawa, którym przyjrzymy się nieco dalej. Co ważne: nie w każdym przypadku wypowiedzenie umowy jest możliwe.

Najczęściej mamy do czynienia z wypowiedzeniem umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia. W takim przypadku strony przez wskazany czas po złożeniu oświadczenia muszą nadal wywiązywać się ze swoich obowiązków, a więc m.in. opłacać czynsz czy zapewniać najemcy odpowiednie warunki lokalowe. Zdecydowanie rzadziej ma miejsce wypowiedzenie najmu w trybie natychmiastowym. Ten wariant zarezerwowany jest dla przede wszystkim dla sytuacji, w których jedna ze stron rażąco narusza warunki umowy.

Innym powszechnym wariantem jest wypowiedzenie umowy za porozumieniem stron. Wówczas, jak sama nazwa wskazuje, decydujące okazują się dobrowolne ustalenia pomiędzy wynajmującym a najemcą. Ostatnią możliwością jest odstąpienie od umowy najmu. Ze względu na specyfikę tej konstrukcji ma miejsce przede wszystkim przed wydaniem lokalu.

Kiedy możesz wypowiedzieć umowę najmu?

Możliwość wypowiedzenia umowy zależy od rodzaju i czasu trwania zawartej umowy. Rozwiązanie umowy najmu na czas nieokreślony jest stosunkowo proste – każda ze stron może wypowiedzieć umowę w dowolnym momencie, zachowując odpowiedni termin wypowiedzenia. Rezygnacja z najmu lokalu przez najemcę w takiej sytuacji nie wymaga nawet podawania przyczyny.

Sytuacja komplikuje się przy umowach zawartych na czas określony. Wypowiedzenie umowy wynajmu lokalu zawartej na oznaczony okres jest możliwe tylko wtedy, gdy przewiduje ona taką możliwość. Jeśli w treści umowy nie ma odpowiednich zapisów, jedyną opcją pozostaje rozwiązanie za porozumieniem stron lub czekanie do końca okresu najmu. Tym samym zasadom podlega również rozwiązanie umowy najmu lokalu użytkowego. W takich przypadkach precyzyjne regulacje dotyczące możliwości wypowiedzenia oraz jego terminów zwykle zawiera się w umowie.

Na szczególną uwagę zasługuje wypowiedzenie umowy najmu okazjonalnego przez wynajmującego. Ten rodzaj najmu jest regulowany przez Ustawę z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Co ważne: w jego ramach można zawrzeć wyłącznie umowy na czas oznaczony, wobec czego konieczne jest wskazanie stosownych okresów wypowiedzenia.

Poza standardowymi przypadkami właściciel może wypowiedzieć taką umowę, również jeśli najemca:

• nie wskazał zastępczego lokalu w ciągu 21 dni od utraty możliwości zamieszkania w pierwotnie wskazanym lokalu;
• naruszył istotne postanowienia umowy, np. poprzez zaleganie z czynszem za co najmniej 3 okresy płatności, dewastację lokalu lub podnajem bez zgody. Wówczas właściciel musi uprzednio wysłać upomnienie z miesięcznym terminem na usunięcie naruszeń.

Jako przedsiębiorca możesz jeszcze przed podpisaniem umowy najmu lokalu użytkowego podjąć próbę negocjacji w celu wprowadzenia zapisów umożliwiających rozwiązanie umowy na możliwie korzystnych warunkach. Obecność stosownych zapisów może zapewnić firmie niezbędną elastyczność w przypadku nieprzewidzianych zmian w strategii biznesowej, sytuacji rynkowej czy w potrzebach operacyjnych. 

Co powinno zawierać wypowiedzenie umowy najmu?

Najemca lub wynajmujący, któremu przysługuje prawo wypowiedzenia i chce z niego skorzystać, musi oczywiście przygotować wypowiedzenie umowy najmu mieszkania. Wzór tego dokumentu nie jest udostępniony na żadnej oficjalnej stronie rządowej, ale aby dokument był skuteczny, powinien zawierać następujące elementy:

• dane stron – pełne imiona i nazwiska lub nazwy firm, dokładnie takie same jak w umowie najmu;
• wskazanie umowy, której dotyczy wypowiedzenie – możesz umieścić informacje o jej rodzaju i dacie zawarcia;
• adres lokalu będącego przedmiotem najmu – konieczny jest dokładny adres, ewentualnie numery ksiąg wieczystych;
• data zakończenia najmu – termin ten musi uwzględniać okres wypowiedzenia przewidziany w umowie lub ogólnych przepisach;
• podstawa prawna – powołaj się na konkretny przepis umowy lub ustawy, który uprawnia do wypowiedzenia;
• przyczyna wypowiedzenia – w niektórych przypadkach podczas wypowiedzenia przez wynajmującego umowy najmu lokalu mieszkalnego konieczne jest wskazanie przyczyny wypowiedzenia;
• podpis i data sporządzenia dokumentu.

Wypowiedzenie umowy najmu a przepisy prawne

Pamiętaj, że sama umowa najmu oraz warunki jej wypowiadania muszą być zgodne z obowiązującym prawem, zwłaszcza Kodeksem cywilnym. Ten dokument reguluje także kwestie nieokreślone w umowie, np. w art. 673 wskazane są terminy wypowiedzenia umowy:

• przy czynszu miesięcznym okres wypowiedzenia wynosi miesiąc,
• przy czynszu kwartalnym lub rzadszym okres wypowiedzenia wynosi trzy miesiące,
• przy czynszu opłacanym częściej niż co miesiąc okres wypowiedzenia wynosi trzy dni,
• przy czynszu opłacanym codziennie okres wypowiedzenia wynosi jeden dzień.

W przypadku lokali mieszkalnych należy zwrócić także uwagę na przepisy Ustawy o ochronie praw lokatorów. Dokument ten znacznie ogranicza możliwości wypowiedzenia umowy przez wynajmującego. W artykule 11 znajduje się katalog przyczyn, które należy wskazać, wypowiadając najem. Należą do nich między innymi:

• zaległości w opłatach za co najmniej trzy pełne okresy płatności,
• używanie lokalu w sposób sprzeczny z umową lub przeznaczeniem,
• niszczenie lokalu lub urządzeń,
• podnajmowanie lokalu bez zgody właściciela,
• wykraczanie przeciwko porządkowi domowemu.

Ustawa umożliwia również wynajmującemu wypowiedzenie umowy najmu ze względu na chęć zamieszkania w lokalu. W takim przypadku okres wypowiedzenia wynosi pół roku, jeśli lokator ma zapewniony lokal zamienny. W przeciwnym razie konieczne jest powiadomienie najemcy z trzyletnim wyprzedzeniem. 

Zwróć uwagę, że Ustawa o ochronie praw lokatorów reguluje także wiele innych aspektów współpracy pomiędzy wynajmującym a najemcą, w tym możliwość zmiany wysokości czynszu. Oczywiście każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie. Przed podjęciem decyzji o wypowiedzeniu warto dokładnie przeanalizować swoją umowę najmu oraz obowiązujące przepisy. W razie wątpliwości konsultacja z prawnikiem może uchronić Cię przed kosztownymi błędami i zapewnić, że wypowiedzenie będzie skuteczne i zgodne z prawem.