We współpracy z Cridoteką mamy dla Ciebie wideo o tym, jak rozliczyć wynagrodzenia pracowników w ramach dotacji. Ekspertka Magdalena Mirowska - specjalistka ds. rozliczeń w Crido - wyjaśnia, jak ta kwestia powinna wyglądać w przypadku środków krajowych. Koniecznie zobacz wideo!
Zagadnienia omawiane w filmie
00:41
Od czego zacząć?
Dowiedz się, na co warto zwrócić uwagę już na początku procesu. Zrozumienie i spełnienie podstawowych warunków to klucz do sukcesu.
01:35
Co należy wiedzieć, by dobrze zaplanować wynagrodzenie w projekcie?
W tym fragmencie eksperta mówi o 4 kluczowych krokach. Spełnienie ich sprawi, że unikniesz wystawiania korekty finansowej. Koniecznie zobacz ten fragment.
03:15
Dokumentacja dot. wynagrodzeń
Zobacz listę dokumentów, które trzeba przygotować w ramach spełnienia warunków wynikających z dotacji.
05:28
Kiedy zaktualizować dokumentację dot. wynagrodzenia?
Poznaj warunki aktualizacji potrzebnej dokumentacji.
O czym pamiętać podczas rozliczania wynagrodzenia w projektach?
Dzień dobry, Szanowni Państwo nazywam się Magdalena Mirowska i jestem starszą specjalistką ds. rozliczeń w Crido. Wraz z fundacją Crido przedstawię Państwu krótki film dotyczący wynagrodzeń w projektach.
O czym należy pamiętać, planując takie wynagrodzenia? Jaką dokumentację przedstawić instytucji, aby finalnie nie spotkać się z korektą finansową?
Od czego zacząć?
No właśnie, od czego zacząć. By dobrze zaplanować budżet projektu, w tym koszty wynagrodzeń, trzeba jeszcze przed przygotowaniem wniosku o dofinansowanie dokładnie zapoznać się z dokumentacją konkursową, przede wszystkim z zapisami umów o dofinansowanie i przewodnikiem kwalifikowalności wydatków. Dobrze przeanalizowana, zweryfikowana dokumentacja konkursowa to dobrze zaplanowane potrzeby kadrowe. Pamiętają Państwo, że bez względu na to, jakie posiadają Państwo doświadczenie w rozliczaniu projektów, zapisy umów o dofinansowanie bądź przewodnika kwalifikowalności kosztów pomiędzy konkursami bądź pomiędzy instytucjami, które dofinansowanie przyznają, mogą się nieco różnić.
Co należy wiedzieć, by dobrze zaplanować wynagrodzenie w projekcie?
Wcześniej wspomniałam o dobrym zaplanowaniu potrzeb kadrowych. Co wziąć pod uwagę, żeby przygotować się do rozliczenia wynagrodzeń w projekcie? Przede wszystkim trzeba zweryfikować, jakie umowy będą mogli Państwo w projekcie rozliczyć. Jeżeli spróbują Państwo rozliczyć umowę, która nie była wskazana w dokumentacji konkursowej, to automatycznie spotkają się Państwo z korektą finansową. Taki koszt będzie niekwalifikowany.
Drugą ważną kwestią jest zweryfikowanie, czy przed zatrudnieniem osoby do projektu trzeba będzie przeprowadzić postępowanie konkursowe z wyboru takiego pracownika.
Analizy wymaga także sprawdzenie, czy wszystkie stanowiska będą mogły być rozliczone w projekcie. Czy np. wynagrodzenie pracownika, który w zakresie swoich obowiązków będzie realizował zadania związane z zarządzaniem projektem, będą uznawane za kwalifikowane. Ważne jest także sprawdzenie, jakie składki będą mogły być kwalifikowane, czy dodatki, premie, nagrody będą mogli Państwo rozliczać w projekcie.
Przed przygotowaniem wniosku o dofinansowanie należy także zweryfikować, jakie dokumenty trzeba będzie przedstawić instytucji celem weryfikacji wynagrodzeń.
Dokumentacja dot. wynagrodzeń
Zostając przy dokumentacji, na slajdzie widzą Państwo dokumenty, które najczęściej są wymagane przez instytucje weryfikacji wynagrodzeń. Umowa o pracę bądź umowa-zlecenie, aneksy do umów, jeżeli są wymagane to oddelegowania stałe lub zmienne. Kiedy mamy oddelegowanie zmienne, to z reguły instytucja wymaga przedstawienia kart czasu pracy. Jeżeli w projekcie rozliczane są dodatki, premie, nagrody, instytucja poprosi Państwa o regulamin wynagradzania, premiowania. Oświadczenia o RODO; o nieprzekroczeniu 276 godzin; taka zgoda pracownika na przekazywanie danych osobowych w związku z realizacją projektu. Oczywiście zbiorowa i projektowa lista płac, jej opis, potwierdzenia zapłaty wynagrodzeń, zaliczek do urzędu skarbowego, składek do ZUS-u czy potwierdzenie zapłaty PPK, oczywiście oświadczenia z tym związane, no i zrzut z systemu księgowego.
Kiedy już mamy przygotowane prawidłowe dokumenty, to tuż przed rozliczeniem wydatku należy jeszcze raz zajrzeć do wniosku o dofinansowanie i do dokumentacji, którą przygotowaliśmy dla danego pracownika. Przede wszystkim do jego oddelegowania i warunków, które musi spełnić, realizując zadania projektowe. Jaki ma wymiar zaangażowania? Czy wymiar tego zaangażowania zgadza się z wykazem godzin w karcie czasu pracy? Czy pracownik pracował dokładnie tyle, ile pracować powinien? Należy wziąć także pod uwagę, czy rozliczają Państwo pracownika za okres, w którym faktycznie on realizował zadania projektowe, czy te zadania są zgodne z zakresem jego obowiązków wskazanym we wniosku o dofinansowanie. Ostatnią kwestią, jaką chciałabym poruszyć, jest aktualizacja dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń. Kiedy i w jakich przypadkach musimy zaktualizować takie dokumenty?
Kiedy zaktualizować dokumentację dot. wynagrodzenia?
Na pewno wtedy, kiedy zmieniamy pracownika, to cały ten komplet dokumentów musimy na nowo przygotować. Ale także wtedy, kiedy zmniejszamy zakres jego obowiązków bądź kiedy zmniejszamy wymiar jego zaangażowania. Ważne, o czym często się zapomina, to jest aktualizowanie dokumentów w momencie, w którym składamy wniosek o zmianę, o wydłużenie danego etatu czy zadania lub całego projektu. Po otrzymaniu zgody na taką zmianę także trzeba wydłużyć termin oddelegowania danego pracownika w projekcie.
Szanowni Państwo, bardzo dziękuję za uwagę. Trzymam kciuki za sprawne rozliczenie wynagrodzeń w projekcie..Zapraszam do współpracy z Crido oraz do obejrzenia pozostałych filmów na Cridotece.
CRIDOTEKA to nowoczesna platforma szkoleniowa oferująca szeroką bazę filmów i kursów przygotowanych przez praktyków w zakresie prawa, podatków oraz ulg i dotacji.
Dowiedz się, jaki wpływ na dotacje ma status przedsiębiorstwa. To, czy Twoja firma należy do sektora MŚP wpłynie na decyzję o finansowaniu. Dowiedz się więcej!
W tym wideo ekspert ING Księgowość wyjaśnia, kto może skorzystać z wakacji składkowych, jakich składek dotyczy nowa ulga oraz kiedy i w jaki sposób zawnioskować o wakacje od ZUS.
Jeśli rozliczasz się na zasadach ogólnych, na koniec roku musisz zamknąć księgę przychodów i rozchodów. Jak wygląda zamknięcie roku w KPiR? Wyjaśnia ekspertka Daria Meinert.
Dowiedz się, jak obliczyć ryczałt za nadgodziny i jakie są terminy jego wypłaty. Opowiadamy też, dla kogo jest przeznaczony oraz jak jest uregulowany prawnie.
Podatnicy rozliczający się za pomocą skali podatkowej muszą liczyć się z tym, że część ich dochodów może być opodatkowana wyższą stawką podatku. Dowiedz się o tym więcej!
