Zmiana kodu zawodu w ZUS – jak jej dokonać i ile trwa?

Kod zawodu w ZUS to jeden z obowiązkowych elementów dokumentacji ubezpieczeniowej, który trzeba podawać przy zgłaszaniu do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych zarówno przedsiębiorców, jak i pracowników. Od 16 maja 2021 r. należy wskazywać odpowiedni kod w formularzach zgłoszeniowych. Zmiana kodu zawodu w trakcie zatrudnienia również wymaga zgłoszenia do ZUS. Sprawdź, jak wywiązać się z tego obowiązku.

Co to jest kod zawodu w ZUS i kiedy trzeba go zmienić?

Kod zawodu to 6-cyfrowy numer przypisany każdej profesji według klasyfikacji zawodów i specjalności, która została określona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Pełni przede wszystkim funkcję statystyczną. Należy podawać go w dokumentach zgłoszeniowych do ubezpieczeń społecznych (formularz ZUS ZUA) i ubezpieczenia zdrowotnego (ZUS ZZA).

Zmiana kodu zawodu w trakcie zatrudnienia lub prowadzenia działalności gospodarczej wcale nie należy do rzadkości. Konieczność aktualizacji danych może pojawić się np. w związku z awansem lub degradacją czy zmianą profilu stanowiska. Szerzej konkretnym scenariuszom przyjrzymy się w kolejnym akapicie.

Jakie są powody zmiany kodu zawodu?

Najczęstsze sytuacje, które oznaczają konieczność zmiany kodu zawodu ZUS to:

• awans zawodowy lub degradacja – gdy pracownik obejmuje stanowisko kierownicze lub zostaje przeniesiony na niższe stanowisko;
• zmiana stanowiska w ramach tej samej firmy – na przykład w związku z przebranżowieniem pracownika;
• zmiana profilu działalności przez przedsiębiorcę – dotyczy szczególnie osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą;
• istotna zmiana zakresu obowiązków – gdy powoduje to przypisanie innego kodu według klasyfikacji zawodów.

Pamiętaj, że zmiana kodu zawodu jest niezbędna niezależnie od tego, czy zmiana obowiązków odbywa się w ramach tej samej umowy, czy na mocy nowej.

Procedura zmiany kodu zawodu w ZUS

Przejdźmy do praktycznych kroków, z jakimi wiąże się zmiana kodu zawodu w ZUS. Jak zrobić to prawidłowo? Procedura jest stosunkowo prosta i sprowadza się do następujących kroków:

• Zgłoś zmianę kodu zawodu do ZUS na formularzu ZUS ZUA (jeśli podlegasz ubezpieczeniom społecznym) lub ZUS ZZA (jeśli podlegasz tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu).
• W formularzu:
  • w sekcji I (Dane organizacyjne) w polu 02 zaznacz cyfrę 1 – zgłoszenie zmiany,
  • wypełnij pozostałe dane zgodnie ze stanem faktycznym,
  • w sekcji X (ZUS ZUA) lub sekcji V (ZUS ZZA) wpisz nowy kod zawodu.
• Dokonaj zgłoszenia w terminie do 7 dni kalendarzowych od zaistnienia zmiany, np. od dnia zmiany stanowiska pracownika czy zmiany profilu działania firmy.

Co ważne, nie musisz wyrejestrowywać pracownika z ubezpieczeń – wystarczy samo zgłoszenie zmiany kodu zawodu na odpowiednim formularzu. 

Dokumenty niezbędne do zmiany kodu zawodu

Jak widzisz, formalności są naprawdę proste i nie trzeba nawet wychodzić z domu, by ich dopełnić. Do prawidłowego zgłoszenia zmiany kodu zawodu w ZUS potrzebne są:

• wypełniony formularz ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie zmiany,
• aktualny kod zawodu zgodny z klasyfikacją zawodów i specjalności.

Aby ustalić prawidłowy kod zawodu, przyda Ci się wyszukiwarka udostępniona na Wortalu Publicznych Służb Zatrudnienia.

Dodatkowa dokumentacja potwierdzająca zmianę wykonywanych obowiązków nie jest formalnie wymagana przez ZUS, jednak oczywiście warto udokumentować zmianę stanowiska, np. w formie aneksu do umowy o pracę czy odpowiedniego zarządzenia.

Zmiana kodu zawodu a wpływ na składki ZUS

Sama zmiana kodu zawodu w ZUS nie wpływa bezpośrednio na wysokość składek ubezpieczeniowych, ponieważ są one ustalane w oparciu o tytuł ubezpieczeń i zależą od podstawy wymiaru, a nie od kodu zawodu. Jednak prawidłowe wykazanie kodu zawodu ma istotne znaczenie dla:

• poprawności danych w systemie ZUS;
• celów statystycznych i analitycznych, np. analizy wypadkowości czy trendów na rynku pracy.

Brak zgłoszenia zmiany kodu zawodu lub podanie błędnego kodu może skutkować problemami podczas kontroli i ewentualnymi sankcjami finansowymi dla pracodawcy za nieprawidłowości w dokumentacji ubezpieczeniowej. Może też mieć więc pośredni wpływ na sytuację ubezpieczeniową, szczególnie w kontekście oceny ryzyka zawodowego czy przyszłych świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego.