Kary za błędy w KSeF mogą zostać odroczone do 2028 r. Od stycznia 2027 r. nowe obowiązki dla najmniejszych firm i koniec faktur z kasy

Ministerstwo Finansów i Gospodarki planuje przesunąć o rok start kar pieniężnych za nieprawidłowości w Krajowym Systemie e-Faktur – projekt ustawy trafił już do wykazu prac rządu i na stronę Rządowego Centrum Legislacji. Odroczenie nie wpływa jednak na harmonogram KSeF: od 1 stycznia 2027 r. system staje się obowiązkowy także dla najmniejszych podatników, a kasy fiskalne tracą funkcję wystawiania faktur. Sprawdź, co to oznacza dla Twojej firmy.

Resort finansów zapowiedział odroczenie kar w komunikacie z 16 września 2026 r., a pod koniec września projekt nowelizacji ustawy o VAT pojawił się w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów i na stronach RCL. Zgodnie z obowiązującymi przepisami kary określone w art. 106ni ustawy o VAT mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r. 

Po zmianie sankcje zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2028 r. Decyzja wpisuje się w podejście stosowane od lutego: przez pierwszy rok obowiązkowego KSeF administracja skarbowa ma przede wszystkim wspierać podatników, a nie ich karać.

Jakie kary zostaną odroczone?

Art. 106ni ustawy o VAT przewiduje kary pieniężne nakładane przez naczelnika urzędu skarbowego m.in. za wystawienie faktury poza KSeF bez podstawy prawnej, wystawienie jej w nieprawidłowym formacie lub za nieprzesłanie do systemu faktury wystawionej w trybie awaryjnym lub offline. Ich wysokość to do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze, a przy fakturach bez kwoty podatku – do 18,7% kwoty należności ogółem. Właśnie te sankcje nie będą nakładane przez cały 2027 r.

Nadal mogą mieć znaczenie inne przepisy podatkowe i karne skarbowe, jeśli w danej sytuacji zostaną spełnione przesłanki ich zastosowania.

Warto też rozróżnić wystawienie faktury poza KSeF z naruszeniem obowiązku od wystawienia tzw. pustej faktury. To drugie określenie dotyczy zasadniczo faktury, która nie dokumentuje rzeczywistej transakcji. Samo wystawienie dokumentu poza systemem nie oznacza automatycznie, że jest on pustą fakturą.

Co i tak wchodzi w życie od 1 stycznia 2027?

Planowane odroczenie kar nie oznacza przesunięcia pozostałych terminów związanych z KSeF. Zgodnie z przyjętym harmonogramem od 1 stycznia 2027 r, mają wejść w życie kolejne obowiązki:

• KSeF dla najmniejszych podatników – firmy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto, do końca 2026 r. mogą jeszcze wystawiać faktury papierowe lub w PDF. Od 1 stycznia 2027 r. również one wystawiają faktury wyłącznie w KSeF.
• Numer KSeF w przelewach – zgodnie z art. 108g ustawy o VAT od 1 stycznia 2027 r. w płatnościach między czynnymi podatnikami VAT za faktury ustrukturyzowane, w tym w przelewach z mechanizmem podzielonej płatności, trzeba podać numer KSeF faktury.
• Koniec faktur z kasy fiskalnej – po 31 grudnia 2026 r. kasa rejestrująca nie służy już do wystawiania faktur (art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT). Jeśli do sprzedaży zarejestrowanej na kasie nabywca będący podatnikiem chce otrzymać fakturę, musi ona powstać w KSeF (art. 106ga).

Paragon z NIP przestanie być fakturą uproszczoną

Największą zmianę w codziennej praktyce odczują sklepy, punkty usługowe i ich firmowi klienci. Dziś paragon z NIP nabywcy do 450 zł brutto jest fakturą uproszczoną i wystarcza do odliczenia VAT. Od 2027 roku taki paragon będzie jedynie potwierdzeniem transakcji – podstawą odliczenia stanie się faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF, oznaczona w ewidencji JPK_V7 symbolem FP. W praktyce nabywca będący podatnikiem poda NIP przed zakończeniem sprzedaży, a faktura będzie mogła być udostępniona przez sprzedawcę również w inny sposób, skąd klient będzie mógł ją pobrać po zalogowaniu.

Techniczną stronę zmiany reguluje projekt rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki zmieniającego rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących, opublikowany na RCL w czerwcu 2026 r. Przewiduje on usunięcie z kas funkcji fakturowania, przekazywanie raportów fiskalnych wyłącznie elektronicznie oraz wykreślenie danych o fakturach z raportów dobowych. Dostosowanie kas i systemów sprzedażowych do nowych zasad będzie wymagało odpowiedniego przygotowania przed końcem 2026 r.

Co warto zrobić w Twojej firmie?

Jeśli korzystasz z limitu 10 tys. zł i wystawiasz faktury poza systemem, ostatni kwartał 2026 r. to czas na przygotowania dostępu KSeF, wybór programu do fakturowania i przetestowanie wysyłki. Jeśli sprzedajesz na kasie fiskalnej, sprawdź u dostawcy, czy Twoje urządzenie otrzyma aktualizację dostosowującą je do nowych przepisów i jak od stycznia obsłużysz klientów firmowych. Jeśli płacisz kontrahentom przelewami, upewnij się, że system bankowy i księgowy pozwolą od 2027 r. umieścić numer KSeF w tytule płatności. Planowane odroczenie to dobry moment na wdrożenie procedur, zanim sankcje zaczną być stosowane.

Podstawa prawna i źródła

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 106ga, art. 106ni, art. 108g, art. 111 ust. 3a pkt 1 (w brzmieniu nadanym ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw).

Projekt ustawy dotyczącej m.in. odroczenia kar pieniężnych za błędy związane ze stosowaniem KSeF – projekt UD477, wykaz prac legislacyjnych Rady Ministrów, wrzesień 2026 r. (Kancelaria Prezesa Rady Ministrów).

Projekt rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki zmieniającego rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących – Rządowe Centrum Legislacji (projekt nr 12411852), czerwiec 2026 r.

Komunikat Ministerstwa Finansów i Gospodarki z 16 września 2026 r. w sprawie odroczenia kar za nieprawidłowości w KSeF (gov.pl/finanse; ksef.podatki.gov.pl).

Materiał ma charakter informacyjny i opisuje m.in. projekty aktów prawnych, które mogą ulec zmianie w toku prac legislacyjnych. W indywidualnych rozliczeniach potwierdź stan z księgowym lub doradcą podatkowym.