Zarejestruj się
Powiadomienia

    Infografiki / KSeF

    Przewodnik dla przedsiębiorców

    KSeF w firmie – najważniejsze informacje

    Krajowy System e-Faktur to nowy sposób wystawiania dokumentów i zmiana codziennych procesów związanych z obiegiem faktur w firmie. Dla przedsiębiorców oznacza konieczność uporządkowania uprawnień, procedur oraz sposobu współpracy z księgowością. Odpowiednie przygotowanie organizacyjne pozwala ograniczyć ryzyko błędów i sprawniej zarządzać dokumentacją sprzedażową. Sprawdź, jakie kwestie warto uwzględnić przed rozpoczęciem pracy z KSeF.

    Otwórz infografikę PDF

    Najważniejsze wnioski

    Podsumowanie

    Wdrożenie KSeF wymaga technicznej integracji z systemem, a także odpowiedniego przygotowania procesów wewnętrznych. Jasne zasady dostępu do dokumentów, właściwy podział obowiązków i dobra współpraca z księgowością mogą znacząco ułatwić codzienną pracę. Im wcześniej przedsiębiorca przeanalizuje organizację obiegu faktur, tym łatwiej będzie dostosować firmę do nowych wymagań. Dobrze zaplanowane działania pozwolą wykorzystać możliwości KSeF w sposób uporządkowany i efektywny.

    Transkrypcja infografiki PDF

    Krajowy System e-Faktur (KSeF)

    Czym jest KSeF i co zmienia?

    KSeF to rządowa platforma do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Ustandaryzowany format dokumentów usprawnia obieg faktur, a dokumenty są przechowywane w systemie.

    Kiedy KSeF staje się obowiązkowy?

    Zgodnie z harmonogramem podanym w infografice obowiązek objął firmy, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, od 1 lutego 2026 r., a pozostałe podmioty od 1 kwietnia 2026 r. Najmniejsi przedsiębiorcy ze sprzedażą do 10 tys. zł brutto miesięcznie mają termin od 1 stycznia 2027 r.

    KSeF w praktyce

    Infografika omawia między innymi obsługę faktur dla klientów indywidualnych, numer KSeF przy płatnościach oraz tryb offline24 na wypadek braku dostępu do internetu lub awarii systemu. Termin przesłania dokumentu do systemu zależy od przyczyny skorzystania z trybu offline.

    Jak przygotować firmę na KSeF?

    Przygotuj dostęp do systemu, sprawdź sposób uwierzytelniania i zaplanuj, jak zintegrować KSeF z firmowym obiegiem dokumentów oraz księgowością. Ustal również, kto będzie wystawiać i odbierać faktury.

    Odpowiedzi na najczęstsze pytania

    FAQ – KSeF

    Kto w firmie powinien mieć dostęp do KSeF?

    Zakres uprawnień warto dostosować do obowiązków poszczególnych osób. Dostęp mogą otrzymać właściciele firm, pracownicy odpowiedzialni za wystawianie faktur, działy finansowe oraz biura rachunkowe. Istotne jest, aby każdy użytkownik posiadał jedynie uprawnienia niezbędne do wykonywania swoich zadań.

    Jak przygotować procedury obiegu dokumentów do pracy z KSeF?

    Przedsiębiorca powinien przeanalizować sposób wystawiania, akceptowania i archiwizowania faktur. Warto ustalić, kto odpowiada za poszczególne etapy procesu i jak będą obsługiwane sytuacje wymagające korekt lub wyjaśnień.

    Czy korzystanie z KSeF wpływa na współpracę z biurem rachunkowym?

    Tak. Wdrożenie systemu może wymagać ustalenia nowych zasad przekazywania dokumentów, zakresu uprawnień oraz podziału obowiązków między przedsiębiorcą a księgowym. Dobrze przygotowana współpraca pozwala sprawniej obsługiwać dokumenty i ograniczać liczbę pomyłek.

    Jak zadbać o bezpieczeństwo danych w KSeF?

    Kluczowe znaczenie ma kontrola dostępu do systemu, regularna weryfikacja nadanych uprawnień oraz stosowanie firmowych procedur bezpieczeństwa. Dzięki temu można ograniczyć ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych finansowych przedsiębiorstwa.

    Co zrobić, jeśli w firmie z fakturami pracuje kilka osób?

    W takiej sytuacji warto wcześniej określić role i odpowiedzialności poszczególnych użytkowników. Jasny podział zadań ułatwia zarządzanie dokumentami, przyspiesza realizację procesów i pomaga uniknąć dublowania działań.

    Pobierz infografikę

    Zapisz PDF i miej najważniejsze informacje o KSeF zawsze pod ręką.

    Pobierz PDF