Infografiki / Kilometrówka w firmie

Jak rozliczać kilometrówkę?

Korzystanie z prywatnego pojazdu w działalności gospodarczej może wiązać się z dodatkowymi kosztami, które w wielu przypadkach można uwzględnić w rozliczeniach firmowych. Kluczowe znaczenie ma jednak właściwe dokumentowanie przejazdów oraz znajomość zasad prowadzenia ewidencji. Dzięki temu przedsiębiorca może uniknąć błędów księgowych i sprawnie przygotować się na ewentualną kontrolę. Sprawdź, na co zwrócić uwagę przy rozliczaniu kilometrówki w praktyce.

Otwórz infografikę

Podsumowanie

Prawidłowe rozliczanie kilometrówki wymaga nie tylko znajomości obowiązujących stawek, ale również starannego dokumentowania wszystkich przejazdów służbowych. Rzetelnie prowadzona ewidencja pomaga uporządkować rozliczenia i ogranicza ryzyko błędów podatkowych. Warto regularnie aktualizować dokumentację oraz przechowywać dowody związane z użytkowaniem pojazdu. Dzięki temu rozliczenie kosztów transportu w firmie staje się znacznie prostsze i bardziej przejrzyste.

FAQ - Kilometrówka w firmie

Jakie błędy najczęściej pojawiają się przy prowadzeniu kilometrówki?

Najczęściej są to niepełne wpisy w ewidencji przebiegu pojazdu, brak wskazania celu wyjazdu służbowego, niezgodność liczby kilometrów z rzeczywistą trasą oraz brak aktualnych dokumentów potwierdzających wykorzystanie pojazdu. Nawet drobne nieścisłości mogą utrudnić prawidłowe rozliczenie kosztów.

Czy każdy przejazd samochodem można uwzględnić w kilometrówce?

Nie. W ewidencji powinny znaleźć się wyłącznie przejazdy związane z prowadzoną działalnością lub wykonywaniem obowiązków służbowych. Dojazdy prywatne nie mogą być podstawą do rozliczenia kosztów firmowych.

Jak długo należy przechowywać dokumentację dotyczącą kilometrówki?

Dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, w tym ewidencję przebiegu pojazdu i dowody poniesionych wydatków, warto przechowywać przez okres wymagany przez przepisy podatkowe. Dzięki temu przedsiębiorca może potwierdzić prawidłowość rozliczeń w razie kontroli.

Czy kilometrówkę można prowadzić elektronicznie?

Tak. Ewidencję można prowadzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Najważniejsze jest, aby zawierała wszystkie wymagane dane i umożliwiała odtworzenie historii przejazdów.

Kiedy szczególnie warto zadbać o dokładną ewidencję przebiegu pojazdu?

Dokładna dokumentacja jest szczególnie istotna dla osób regularnie wykorzystujących prywatny pojazd do celów biznesowych. Im częściej samochód jest używany służbowo, tym większe znaczenie ma systematyczne zapisywanie tras i związanych z nimi informacji.

Transkrypcja infografiki PDF

Jak rozliczać kilometrówkę?

Co to jest kilometrówka?

Kilometrówka to sposób rozliczania kosztów używania prywatnego pojazdu spalinowego, samochodu, motocykla lub motoroweru, do celów firmowych. Stosujesz ją, gdy chcesz zaliczyć część wydatków, np. paliwo, naprawy, przeglądy czy opłaty parkingowe, do kosztów firmy.

Rozliczanie kilometrówki

Aby rozliczyć kilometrówkę, musisz prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, czyli zapisywać wszystkie służbowe trasy.

Stawka za 1 km zależy od rodzaju pojazdu i pojemności silnika:

samochód osobowy do 900 cm3: 0,89 zł/km,
samochód osobowy powyżej 900 cm3: 1,15 zł/km,
motocykl: 0,69 zł/km,
motorower: 0,42 zł/km.

Przykładowo kilometrówka za podróż służbową na trasie 300 km samochodem osobowym o pojemności silnika do 900 cm3 wyniesie 267 zł, bo 300 x 0,89 = 267.

Kilometrówka w praktyce - jakie są Twoje obowiązki?

Prowadź ewidencję przebiegu pojazdu: zapisuj datę, cel, trasę, liczbę kilometrów i dane pojazdu.
Zbieraj dowody wydatków, np. faktury za paliwo, naprawy czy ubezpieczenie.
Podsumuj na koniec miesiąca przejechane kilometry i wylicz kwotę do rozliczenia według stawek.
Ujmij wyliczoną kwotę w kosztach firmy, jeżeli wydatki dotyczą pojazdów firmowych i nie pokrywają się z rozliczeniem kilometrówki.

O tym pamiętaj, kiedy rozliczasz kilometrówkę

Ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona rzetelnie i zawierać wymagane informacje.
Limit kilometrów dla pracowników zależy od wielkości miejscowości zatrudnienia: 300 km, 500 km albo 700 km miesięcznie. Dla przedsiębiorców nie ma limitu, ale tylko do kosztów uzyskania przychodu.
Jeśli używasz prywatnego auta, możesz zaliczać do kosztów 20% wydatków bez ewidencji. Kilometrówka jest wymagana, jeśli chcesz rozliczać 100% kosztów lub zwrot dla pracowników.
Przechowuj dokumentację na wypadek kontroli skarbowej.

Infografika przedstawia stan prawny na 2026 r.

Autor

Zespół Firmove

Bibliografia

biznes.gov.pl - rozliczanie kosztów używania pojazdu w działalności
CEIDG - informacje dla przedsiębiorców
ZUS - dokumentacja i obowiązki przedsiębiorcy