Informacja do świadectwa pracy – wzór dokumentu
Gdy stosunek pracy wygasa lub dochodzi do jego rozwiązania, pracodawca ma obowiązek wydania pracownikowi dwóch dokumentów: świadectwa pracy oraz informacji do świadectwa pracy o przechowywaniu akt osobowych. Przeczytaj omówienie dotyczące informacji i pobierz wzór dokumentu, wybierając odpowiednią ikonę.
Kiedy wymagana jest informacja do świadectwa pracy?
Nowelizacja Kodeksu pracy z dnia 1 stycznia 2019 roku wprowadziła obowiązek wydawania przez pracodawcę informacji do świadectwa pracy o przechowywaniu dokumentacji. Wprowadzenie regulacji jest ściśle związane ze zmianą przepisów dotyczących czasu przechowywania akt pracowników.
Do 2019 roku okres ten wynosił 50 lat, a po 2019 roku został skrócony do 10 lat. Od kiedy informacja do świadectwa pracy obowiązuje? Obowiązek informowania o czasie przechowywania dokumentacji jest stosowany wyłącznie dla pracowników, którzy zostali zatrudnieni nie wcześniej niż 1 stycznia 2019 roku.
Czy do każdego świadectwa pracy informacja o okresie przechowywania akt jest konieczna? Odpowiedź jest prosta: dokument jest wydawany do każdego świadectwa pracy, ale wyłącznie osobom, z którymi pracodawca nawiązał stosunek pracy po 31 grudnia 2018 roku. Są to pracownicy, których akta będą przechowywane przez 10 lat.
Kluczowe elementy dokumentu
Dodatkowa informacja do świadectwa pracy powinna zawierać przede wszystkim:
- dane firmy (może to być pieczątka),
- dzień i miejsce podpisania dokumentu,
- dane pracownika, którego dotyczy.
Ponadto pracodawca jest zobowiązany umieścić na niej zapis o tym, że akta osobowe pracownika, z którym rozwiązuje stosunek pracy, będą przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego. Konieczny jest także zapis mówiący o tym, do kiedy pracownik ma możliwość odebrania dokumentacji oraz umieszczenie informacji wskazującej na to, że akta nieodebrane we wskazanym okresie mogą zostać zniszczone.
Warto także pamiętać o tym, że zgodnie z wytycznymi rozporządzenia Ministra Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej informacja do świadectwa pracy musi być sporządzona w formie osobnego dokumentu. Nie ma więc możliwości umieszczenia jej na świadectwie pracy.
Wzór informacji do świadectwa pracy do pobrania za darmo
Informacja do świadectwa pracy – dla kogo jest wydawana i jak wygląda, już wiesz. Możesz sporządzić ją samodzielnie, ponieważ nie istnieje jeden, ściśle określony schemat dokumentu. Wygodniejszym rozwiązaniem jest jednak pobranie gotowego wzoru informacji do świadectwa pracy. Do wyboru masz wersje w formacie .pdf (do wydruku) oraz .docx (edytowalną).
Pamiętaj, że dokument należy przekazać pracownikowi wraz ze świadectwem pracy – najlepiej w ostatnim dniu obowiązywania umowy. Jeśli natomiast nie ma takiej możliwości, oba dokumenty należy przesłać w ciągu 7 dniu od chwili ustania stosunku pracy. Informację do świadectwa pracy możesz sporządzić i wysłać w wersji papierowej lub elektronicznej.
Zamieszczane wzory dokumentów mają charakter orientacyjny i nie stanowią porady prawnej ani podatkowej. Firmove.pl nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji zawartych w tych wzorach.