Dzień dobry, nazywam się Marta Bonecka. Jestem menedżerem do spraw rozliczeń w dziale Biznes i Innowacje w Crido. Chciałabym Państwu opowiedzieć o zakupach w ramach Krajowego Planu Odbudowy (KPO) na przykładzie komponentu A - Odporność i konkurencyjność gospodarki w ramach inwestycji A 2.1.1. - inwestycje wspierające robotyzację i cyfryzację w przedsiębiorstwach.
Zasady ogólne
Zakupy w ramach tego typu projektów powinny być realizowane zgodnie z procesem opisanym w zał. 6 do dokumentacji konkursowej. Aby koszt był kwalifikowany musi być ponoszony w sposób przejrzysty, racjonalny, uzasadniony z zachowaniem uczciwej konkurencji i równego traktowania. W tym miejscu warto wspomnieć o konflikcie interesów, którego należy unikać. Zabronione jest udzielanie zamówień podmiotom powiązanym. Warto w tym miejscu również podkreślić, że beneficjent powinien posiadać własną procedurę postępowania zakupowego uwzględniającą zasadę konkurencyjności. Więc proszę pamiętać, realizując projekt, aby taka dokumentacja była przygotowana.
Szacowanie wartości zamówienia
Przed rozpoczęciem procesu realizacji zakupów należy oszacować wartość zamówienia, która ma na celu wskazanie nam, jakim trybem zakupowym będziemy procesować w dalszej części całego zadania.
Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite wynagrodzenie wykonawcy netto. Szacowanie wartości zamówienia należy wykonać z należytą starannością, pamiętając o spełnieniu trzech przesłanek danego zamówienia:
- Tożsamość czasowa - mówi o tym, że zamówienie może być zrealizowane w określonym czasie
- Tożsamość podmiotowa - oznacza, że zamówienie może być zrealizowane przez jednego dostawcę lub wykonawcę
- Tożsamość przedmiotowa - wskazuje na zamówienie o podobnym charakterze i podobnych funkcjonalnościach
Prowadząc szacowanie wartości zamówienia trzeba również pamiętać o uwzględnieniu zamówień uzupełniających. Szacowanie wartości zamówienia musi też zostać udokumentowane, najlepiej, aby była to notatka z szacowania - należy do niej dołączyć dokumenty potwierdzające oszacowaną wartość. W przypadku dostaw i usług dokumenty te nie powinny być starsze niż 3 mies. przed datą wszczęcia postępowania. W przypadku robót budowlanych dokumentacja nie może być starsza niż 6 mies. Proszę pamiętać, aby cały proces szacowania wartości zamówienia archiwizować.
Progi i tryb postępowania
Szacowanie wartości zamówienia jest o tyle istotne, że wskazuje nam, z jakim trybem postępowania mamy do czynienia. Jeśli wartość danego zamówienia netto jest poniżej 50 tys. zł - nie stosujemy zasady konkurencyjności. Natomiast jeśli szacunkowa wartość zamówienia jest w przedziale między 50 tys. zł netto i 750 tys. euro - dla dostaw i usług - dla tego typu zamówień zapytanie ofertowe na stronie internetowej musi zostać upublicznione minimum na 7 dni kalendarzowych. Dla zamówień dotyczących robót budowlanych próg ten to 5 382 000 euro – poniżej tego progu publikujemy zapytanie ofertowe na minimum 14 dni kalendarzowych na stronie internetowej. Jeśli szacowanie wartości zamówienia jest powyżej progów, o których Państwu powiedziałam, zapytanie ofertowe musi być opublikowane na minimum 30 dni. I tutaj warto jeszcze raz podkreślić - w jaki sposób należy upublicznić zapytanie ofertowe. Obowiązującym beneficjentów sposobem upublicznienia tego zapytania jest publikacja minimum na stronie internetowej beneficjenta.
Zasada konkurencyjności
Znając już tryb zakupowy i wiedząc, jak długo zapytanie ofertowe musi być opublikowane na stronie, przechodzimy do głównej części realizacji zakupu, czyli przygotowania zapytania ofertowego. Zapytanie ofertowe powinno zawierać:
- minimum opis przedmiotu zamówienia, który nie może dyskwalifikować, ani eliminować lub też faworyzować wybranych wykonawców.
- Zapytanie ofertowe powinno też uwzględniać warunki udziału w postępowaniu, które powinny być ustalone w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia.
- Kolejnym elementem zapytania ofertowego są kryteria i sposoby oceny ofert. Muszą one dotyczyć przedmiotu zamówienia. Kolejnymi elementami, o których należy pamiętać są:
- Termin składania ofert.
- Termin realizacji zamówienia.
- Istotne warunki umowy, jak i warunki jej zmiany.
Proszę również pamiętać, że jeśli chcemy w trakcie procesu zakupowego chcemy przeprowadzić negocjacje z wykonawcami musimy tę informację uwzględnić w zapytaniu ofertowym. Również proszę pamiętać, że proces negocjacji musi zostać udokumentowany np. w formie notatki z negocjacji. Po zakończeniu zbierania ofert należy je ocenić zgodnie ze wskazanymi w zapytaniu ofertowym kryteriami. Wygrywa ta oferta, która nie została odrzucona z przyczyn formalnych i uzyskała największą liczbę punktów.
Kolejnym elementem w procesie zakupowym jest konieczność przygotowania protokołu z wyboru oferty. Jest to dokument, który jest swoistym podsumowaniem całego procesu. Wymagane elementy protokołu z postępowania to:
- informacja o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego wraz z dokumentem potwierdzającym ten fakt;
- datę sporządzenia protokołu, która musi być datą późniejsza niż data zakończenia zbierania ofert;
- oferty;
- wynik postępowania;
- oświadczenia o braku powiązań.
Chciałabym jeszcze powiedzieć o dwóch elementach, które są niezbędne w całym procesie zakupowych. Pierwszym z nich jest:
- opublikowanie wyników z całego procesu - publikacja wyników powinna mieć taką samą formę jak upublicznienie zapytania ofertowego, co oznacza, że beneficjent co najmniej na swojej stronie internetowej powinien poinformować o wynikach całego procesu.
Drugim elementem, o którym chciałam wspomnieć, jest:
- umowa - umowę należy podpisać z wybranym wykonawcą. Umowę należy podpisać obustronnie albo w formie papierowej albo elektronicznej z podpisem kwalifikowanym.
